1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Hoofd Vlaamse Hydrografie Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: directeur-ingenieur Met standplaats: Oostende (met regelmatig verplaatsingen naar Antwerpen) Vacaturenummer: MDK00130 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Sta je graag aan het hoofd van een operationeel team en werk je graag met technologiën in volle evolutie? Ben je een teamleider die knopen kan doorhakken en het hoofd koel houdt in drukke momenten? Heb je daarenboven interesse in de maritieme wereld? Dan ben jij misschien de geknipte kandidaat voor deze functie van hoofd Vlaamse Hydrografie. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Kust is een entiteit van het intern verzelfstandigd agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust dat deel uitmaakt van het Vlaams ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken. De missie van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust bestaat erin om te zorgen voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. De afdeling Kust is een uitvoeringsdienst van het agentschap en telt 85 personeelsleden. Het werkdomein van de afdeling omvat de hele kustzone en in het bijzonder de zeewering en de jacht- en vissershavens langs de kust. De kerntaken van de afdeling zijn de bescherming van de kust tegen het geweld van de zee, het bevorderen van de recreatie op en langs het water en het beleven van de kust, het zorgen voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer, het kustweerbericht, de getijtabellen en het in kaart brengen van de wrakken op zee. De afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd en bestaat uit - een aantal staffuncties/-teams

2 - een aantal operationele teams: Vlaamse Hydrografie, Beheer Kust, Infrastructuur Kust - een ondersteunend team De vacature situeert zich binnen het team Vlaamse Hydrografie van de afdeling Kust. De Vlaamse Hydrografie brengt de zee en de Schelde in kaart, zowel op het Belgisch Continentaal Plat als in de vaargeulen en de havens en dit op papier en digitaal. Deze peilplannen en zeekaarten zijn onmisbaar voor een veilige en vlotte scheepvaart. Hydrometeo voert hydrometeometingen uit en produceert hydrometeovoorspellingen: weerberichten, getijdentabellen en stormvloedwaarschuwingen voor de zee en de kust. De Vlaamse Hydrografie zet sterk in op innovatie. Daarvoor wordt onder meer samengewerkt met het Vlaams Instituut voor de Zee. Meer info over de werkzaamheden van de Vlaamse Hydrografie vind je op 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid binnen de Vlaamse Hydrografie met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? Het afdelingshoofd De teamhoofden en staffuncties De betrokken projectingenieurs en experten. 40 tal euro. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 13

3 Resultaatgebied 1. OPMAAK VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het beleid van de hogere entiteit (bv.de afdeling) vertalen naar doelstellingen voor het eigen team Opstellen van het jaarplan van het team Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers te formaliseren in hun planningsdocument Opmaken van de fysische programma s en de meerjaren investeringsprogramma s Resultaatgebied 2. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Projecten beleidsmatig aansturen, coördineren, opvolgen en bijsturen Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van het team op het vlak van hydrografische metingen, hydrometeo, cartografie en ICT Periodiek opvolgen van de voortgang van de realisatie van de opdrachten van de subteams Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg en werkplanning om de opgelegde deadlines te halen Zorgen voor welzijn, preventie en veiligheid op het werk pagina 3 van 13

4 Resultaatgebied 3. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren volgens het SMART principe Begeleiden en coachen van medewerkers Coördineren en opvolgen van de samenwerking tussen de technische en de administratieve teams De goede werksfeer bewaken binnen de dienst rekening houdend met de competenties van de medewerkers Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers Nieuwe initiatieven, werkprocedures introduceren en de realisatie ervan plannen en opvolgen Stimuleren van medewerkers tot procesoptimalisatie Delegeren van taken aan leidinggevende medewerkers en geregeld overleg plannen Resultaatgebied 4. KWALITEITSBORGING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen Bewaken van eenvormige uitvoering, een uniforme aanpak door duidelijkheid te scheppen rond procedures en werkmethodes Verantwoordelijkheid dragen voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen (verzekeren van kwaliteit, respecteren van deadlines) Waken over de uniforme toepassing van de vastgelegde werkprocedures Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties pagina 4 van 13

5 Resultaatgebied 5. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Bijdragen aan de planning op middellange termijn van de hogere entiteit Het afdelingshoofd adviseren bij het formuleren van korte en lange termijndoelstellingen Fungeren als klankbord voor het afdelingshoofd om de realisatie van de doelstellingen te analyseren en evalueren Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorbereiden en voorstellen Stimuleren van innovatieve samenwerking met andere partners Input leveren voor de opvolging van de verschillende indicatoren van de afdeling Resultaatgebied 6. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Organiseren, coördineren en opvolgen van de uitvoering van het investeringsprogramma teneinde tot een kwaliteitsvolle, efficiënte en gelijkmatige spreiding van aanbestedingen te komen. Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, Input leveren voor de opmaak van de jaarlijkse begroting en de meer jarenbegroting Beheren van de beschikbare budgetten Argumenteren van voorstellen Projecten toekennen aan medewerkers Aansturen van de processen binnen de Vlaamse Hydrografie pagina 5 van 13

6 Resultaatgebied 7. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Documentatie opbouwen over technologische evoluties wetgeving, reglementering en dit beschikbaar stellen Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus Actief deelnemen aan relevante stuurgroepen, commissies en werkgroepen Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de leiders van de subteams en tussen de leiders van de subteams en de medewerkers Uitbouwen van een professioneel netwerk door deelname aan internationale congressen, workshops, opleidingen Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten Resultaatgebied 8. INHOUDELIJKE BIJDRAGE Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Uitvoeren van proces en procedure analyses om een kwaliteitsvol eindresultaat te verzekeren Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten Waken over de technische en administratieve afhandeling van dossiers Grensoverschrijdend samenwerken met andere vakgebieden OPMERKING De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren. pagina 6 van 13

7 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: Voorwaarden voor bevordering binnen niveau: 1) Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in de graad van ingenieur of wetenschappelijk attaché (met een diploma dat toegang geeft tot de graad van ingenieur) of je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van ingenieur of wetenschappelijk attaché (met een diploma dat toegang geeft tot de graad van ingenieur) 2) Je beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring in een technische omgeving, waarvan minstens 2 jaar werkervaring met hydrografische gegevens/studies en minstens 4 jaar leidinggevende ervaring in een operationele of technische omgeving. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voorwaarden voor horizontale mobiliteit: 1) Je werkt als ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2 Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 7 van 13

8 binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring in een technische omgeving, waarvan minstens 2 jaar werkervaring met hydrografische gegevens/studies en minstens 4 jaar leidinggevende ervaring in een operationele of technische omgeving. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een degelijke kennis van de wet op de overheidsopdrachten: o bestek van leveringen en diensten kunnen opmaken o maandelijkse betaalstaten goedkeuren o pv s opmaken vb. van schadegevallen - Organiseren van voortgangscontrole - Je beschikt over een goede kennis van technisch Engels - Kennis van de hydrografische sector - Kennis in dataaquisitie en -processing Pluspunten - een duidelijk inzicht hebben in de verschillende processen van de afdeling - leiding geven in een operationele omgeving - sterk geïnteresseerd zijn in het IT-gebeuren - opmaak van investeringsprogramma s tot behalen van de doelstellingen - kennis van administratieve en begrotingsregels Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 8 van 13

9 Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit je mening en hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van overplaatsing moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Je bent medisch geschikt voor deze functie Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd. Je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bent medisch geschikt zijn voor deze functie Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 9 van 13

10 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van directeur-ingenieur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A221. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 5.231,65 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 13 november 2018 (onder voorbehoud) 6.2. VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: pagina 10 van 13

11 - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je relevante ervaring - Eerste toetsing van je inzetbaarheid en inzicht in de functie / omgeving Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 27/11/2018 (onder voorbehoud). 6.3 ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden de volgende persoonsgebonden competenties beoordeeld via een assessment center bij een extern kantoor: - Verantwoordelijkheid nemen - Coachen - Visie - Richting geven - Innoveren - Klantgerichtheid Deze selectiefase is adviserend en vindt plaats op 13/12, 17/12 of 19/12/2018 (onder voorbehoud). 6.4 EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET CASE OF VISIENOTA Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties - Persoonsgebonden competenties: oordeelsvorming en plannen en organiseren - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats op 14/1/2019 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 11 van 13

12 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 13 november Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Dirk Dufour Directeur HRM dirk.dufour@mow.vlaanderen.be 059 / pagina 12 van 13

13 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van hoofd hydrografie bij het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hoofd hydrografie. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 13 van 13