1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Innoveren en Ondernemen zoekt een Voorlichter Contact Center via een bevorderingsprocedure binnen het niveau C of via horizontale mobiliteit Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Wil je instaan voor het eerstelijns contact met (potentiële) ondernemers en de permanentie van de provinciale balies, de telefooncentrales, de generieke mailboxen en het onthaal op (en organiseren van) beurzen en infosessies verzorgen? Doe je dit zodat deze processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen? Dan is deze job op je lijf geschreven. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Innoveren en Ondernemen is een intern verzelfstandigd agentschap dat behoort tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI). Het Agentschap voert het Vlaams en deels het Europees economische beleid uit en staat in voor de operationele voorbereiding ervan. Het agentschap staat ten dienste van de ondernemingen, de ondernemers en de kandidaat-ondernemers. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen heeft als missie, namens de Vlaamse overheid, bij te dragen tot een versterkt klimaat van duurzame economische groei en jobcreatie in Vlaanderen. Dat doen we door: 1. het stimuleren van alle vormen van ondernemerschap; 2. het verhogen van het groeipotentieel en het innoverend vermogen van de Vlaamse ondernemingen; 3. het creëren van stimulerende omgevingsfactoren voor het ondernemen.

2 Het Agentschap Innoveren en Ondernemen voert dit beleid niet alleen uit. We gaan partnerschappen aan met andere overheden, bedrijfsorganisaties, kennisinstellingen,..om de beleidsdoelstellingen van de Vlaamse overheid te verwezenlijken. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De functiehouder staat in voor het eerstelijns contact met (potentiële) ondernemers. Hieronder valt de permanentie van de provinciale balies, de telefooncentrales en de generieke mailboxen en het onthaal op (en organiseren van) beurzen en infosessies. De functiehouder zorgt ervoor dat deze processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen. Vragen welke niet meteen kunnen worden beantwoord, worden geregistreerd en doorverwezen naar de meest aangewezen dienst, overheid of organisatie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaat Probleemanalyse Vervolledigen, verhelderen en analyseren van de vraag/problematiek met als doel over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening of doorverwijzing te kunnen uitwerken. Informatie en advies Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en / of opstellen van een actie-of begeleidingsplan met als doel de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn / haar situatie. Rapportering Voorbeelden van activiteiten - Vraagarticulatie: het verzamelen van de nodige informatie van de vraagsteller om het profiel van de vraagsteller en de achterliggende probleemstelling te kunnen achterhalen. - Verstrekken van eerstelijnsinformatie m.b.t. producten, diensten en regelgeving welke van toepassing zijn op ondernemers. - Gericht doorverwijzen binnen de front office en het VLAIO-netwerk. - Zoeken naar correcte en klantgerichte antwoorden op vragen van klanten of zoeken naar oplossingen voor problemen; indien het antwoord niet direct beschikbaar is, de nodige opzoekingen doen - Correcte registratie van alle acties in het CRMsysteem. pagina 2 van 10

3 Registreren en analyseren van gegevens met als doel kwaliteitsvol verslag uit te brengen, optimale dienstverlening te garanderen en/of input te geven aan het beleid. Bekendmaking van de dienstverlening en prospectie Bekendheid creëren rond de dienstverlening met als doel mogelijke klanten en/of partners te informeren en/of aan te trekken. Kennis m.b.t. het vakgebied Netwerken en actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Interpersoonlijke relaties ( hiërarchische aansturing) Lobbyen, beïnvloeden en/of het creëren van cultuur -en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand met als doel het beoogde resultaat te bekomen. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - Actualiseren van brochures en syllabi. - Actualiseren van informatie op de website van het Agentschap. - Continu bijscholen m.b.t. de producten en diensten van het Agentschap, de partners uit het VLAIO-netwerk en de regelgeving in het algemeen. - Relaties onderhouden met de collega s uit andere diensten om op de hoogte te blijven van recente evoluties - Delen van kennis uit het eigen expertise domein door het aanmaken en actualiseren van kennisfiches. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: pagina 3 van 10

4 Voorwaarden voor een bevordering binnen het niveau - Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) van rang C1 in de graad van medewerker of technicus binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen OF je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal binnen de graad van medewerker of technicus. - Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de activiteiten van de resultaatsgebieden zoals opgenomen in punt 3.2 van dit selectiereglement. - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen. OF je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2. OF je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Innoveren en Ondernemen en je hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). - Je hebt minimaal 6 jaar functierelevante beroepservaring 4 met betrekking tot de resultaatsgebieden zoals opgesomd in punt 3.2 van het selectiereglement.. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 4 Enkel werkervaringen onderhevig aan het RSZ stelsel worden meegenomen bij het bepalen van de werkervaring. Onbetaalde stages of studentenjobs beantwoorden hier niet aan. pagina 4 van 10

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Een goede kennis van MS Office toepassingen (vnl. Word en Outlook) en MS CRM 2016 Een basiskennis van regelgeving, subsidies en overheidsdiensten m.b.t. ondernemen Een ruime kennis van de subsidies en diensten die het eigen agentschap aanbiedt Het Contact Center heeft de volgende taken: 1. Een klantvriendelijk onthaal garanderen (zowel aan de balies, per op infosessies of beurzen of bij telefonisch contact) 2. Vragen van ondernemers opvangen en registreren. Een groot gedeelte van de vragen wordt rechtstreeks door de medewerkers en accountmanagers beantwoord. Klantvriendelijkheid, snelheid, volledigheid en juistheid zijn hierbij zeer belangrijk en worden ook opgevolgd. Vragen die we zelf niet kunnen beantwoorden trachten we door te verwijzen naar collega s uit de andere diensten en andere overheden of organisaties. 3. (Potentiële) ondernemers doorverwijzen naar relevante initiatieven van partners binnen het VLAIO-netwerk. 4. Meewerken aan een het verspreiden van informatie naar ondernemers (via websites, brochures of infosessies). Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 1) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) pagina 5 van 10

6 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan volgende voorwaarden: Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd. je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD De functie is aantrekkelijk wegens de inhoudelijke uitdagingen die je geboden worden. Je krijgt de kans om met je opgedane kennis en ervaring door te groeien in ons agentschap. Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C 2) met de bijbehorende salarisschaal C 211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2603,53 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. pagina 6 van 10

7 Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. SCREENING KANDIDATUURSTELLING De kandidatuurstelling omvat een motivatiebrief, die omstandig ingaat op de redenen voor de kandidatuur en de affiniteit met de functie en het ingevulde sollicitatieformulier. Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 4 december Eventueel: voorselectie Indien voor deze vacture meer dan vijf kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden, kan een bijkomende inhoudelijke proef worden ingelast. De inhoudelijke proef test je technische competenties, zoals vermeld in punt van dit selectiereglement Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Alleen wie minstens 50% behaalt op de inhoudelijke proef én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase Als er een inhoudelijke proef georganiseerd wordt, streven we er naar om deze proef te laten doorgaan in de week van 11 december pagina 7 van 10

8 6.3. PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Elke kandidaat wordt geacht de standaard-persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen, die via de website van Hudson in de week van 11 of 18 december 2017 wordt aangeboden. De resultaten en conclusies van deze persoonlijkheidsvragenlijst zijn adviserend EINDSELECTIE Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die bestaat uit een selectiedeskundige, twee leidinggevenden van de wervende entiteit en eventueel een externe expert in de inhoudelijke materie van de functie. Het eindgesprek wordt voorafgegaan door het voorbereiden van een casus, die tijdens het eindgesprek aan bod komt. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in januari of februari Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 8 van 10

9 6.5. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 1 december Je stuurt je motivatiebrief en sollicitatiebrief via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be en HR@VLAIO.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt zoals opgenomen in het vacaturebericht je gelijktijdig met het sollicatieformulier ook een motivatiebrief toevoegt aan je kandidatuur je je kandidatuur uiterlijk op 1 december 2017 naar de hiervoor vermelde mailadressen stuurt. Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Daniël verlé Afdelingshoofd Informatie en Begeleiding Daniel.verle@vlaio.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr & vorming / selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be pagina 9 van 10

10 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari of februari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen aan de selectieverantwoordelijke. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd voor de functie van Hoofdmedewerker Contact center bij het Agentschap Innoveren en Ondernemen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 3 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Hoofdmedewerker Contactcenter. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10