Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VDAB

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement werk en sociale economie zoekt een Dossierbeheerder regionale toetsing en start- en stagebonus via een bevorderingsprocedure binnen het niveau B of via horizontale mobiliteit Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VDAB /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor de beleidscoördinatie en - ontwikkeling, de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaamse werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en de versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non- profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma s, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info: 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Daarnaast moeten de dossiers administratief en/of financieel verder

2 opgevolgd worden en zijn contacten met interne en externe klanten een belangrijk onderdeel van de functie. Ten slotte wordt ook deelgenomen aan projecten en ondersteuning binnen de dienst en afdeling. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, Voorbeelden van activiteiten Taken Regionale Toetsing: - Een zo kort mogelijke interne behandeltermijn van aanvragen realiseren - Bijkomende informatie opvragen bij VDAB, bedrijven, advocatenbureaus, outplacementkantoren, - Verantwoordelijkheid nemen voor tijdige dossierbehandeling (rekening houden met impact feestdagen en afwezigheden van de minister) - Instaan voor het klasseren en archiveren van kennisgevingen en aanvragen Taken start- en stagebonus: - Initiële aanvragen en betaalaanvragen behandelen - Gegevens importeren in de applicatie - Bijkomende info opvragen en opvolgen - Postverwerking en klasseren Start- en stagebonus + regionale toetsing: - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering, in het bijzonder volledigheid en tijdigheid - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren, nakijken historiek pagina 2 van 11

3 met het oog op de maximum toe te kennen periode (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Een voorstel van beslissing voor aanvragen regionale toetsing formuleren en volgens de afgesproken procedure tijdig aan de minister bezorgen. - Een beslissing voor aanvragen start- en stagebonus formuleren en communiceren aan de aanvrager - Ondersteunen van de collega s door onder meer op vraag of proactief collega s te informeren / adviseren - Instaan voor de communicatie met het kabinet en FOD WASO voor regionale toetsing - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Dagelijkse opvolging van de generieke mailbox regionale toetsing - In beurtrol de generieke mailbox start- en stagebonus opvolgen - Schriftelijk en mondeling communiceren met scholen, werkgevers en jongeren voor start- en stagebonus - Tijdig signaleren potentiële problemen bij de juiste mensen of organisaties (intern, kabinet, VDAB, FOD WASO,.) - I.k.v. uitvoering regionalisering vanaf 1/1/2018 een intergewestelijke samenwerking uitbouwen en onderhouden op operationeel niveau. - Gegevens aanleveren voor het beantwoorden van parlementaire vragen - Signaleren van klachten en problemen aan de leidinggevende pagina 3 van 11

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures, normen met als doel voldoende input te geven voor het beleid. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - Opvolgen en uitvoeren van gewijzigde federale en gewestelijke regelgeving voor zowel regionale toetsing als start- en stagebonus - Deelnemen aan vorming, training en opleiding m.b.t. de materie en de vereiste competenties - Kennis en expertise actief delen met collega s - Dossiergebonden administratie o Persoonsgebonden gegevens of bedrijfsgegevens wijzigen o Verwerken wijzigingen - Kwaliteitscontrole o Controle op fouten door steekproefsgewijs dossiers extra te contoleren o De kwaliteit van de beslissingen waarborgen door het uitvoeren van systematische controles o Herbekijken dossiers waarin mogelijk de onjuiste beslissing werd genomen - Maandelijkse cijfermatige monitoring vanuit een rapporteeromgeving voor de dienst competenties verzorgen - Cijfermatige input verwerken vanuit de rapporteeromgeving en aanleveren voor bv parlementaire vragen, jaarrapport, interne controles,. - Knelpunten signaleren - Ondersteunen van de dienst door onder meer: o Mee te werken aan de voorbereiding, uitrol en testing van nieuwe digitale toepassing(en) o Mee te werken aan projecten o Mee inhoudelijk aanspreekpunt te zijn voor de materie (back-uprol) o Mee na te denken over verbetering van de dienstverlening, processen, van de dienst pagina 4 van 11

5 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je ofwel aan de voorwaarden voor bevordering ofwel aan de voorwaarden voor horizontale mobiliteit: voorwaarden voor bevordering binnen het niveau: - Je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de eigen entiteit in de graad van medewerker of technicus of je bent een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de eigen entiteit in de graad van medewerker of technicus én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus - Je beschikt op de datum van je bevordering over zes jaar jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie/ dossierbehandeling - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. voorwaarden voor horizontale mobiliteit: - Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de eigen entiteit of je bent contractueel tewerkgesteld binnen de eigen entiteit in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2, of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de eigen entiteit en hebt een vrijstelling 3 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 3 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 11

6 - Je beschikt op de datum van je bevordering over zes jaar jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie/ dossierbehandeling - Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, eric.min@ewi.vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis en Technische vaardigheden: - Je hebt een algemene kennis van het werkdomein en/ of materie van de dienst of bent bereid deze op korte termijn te vergaren - Je hebt reeds een goede kennis van de materie(s) of bent bereid je hierin op korte termijn in te werken - Je hebt een goede kennis van de courante Office-toepassingen (word, excel, access, powerpoint, outlook, internet) - Je bent vertrouwd met het werken in een rapporteeromgeving of bent bereid je hierin op korte termijn in te werken - Je doet graag administratief werk en bent vertrouwd met dossierbehandeling of je bent bereid dit op korte termijn aan te leren - Je hebt een goede basis aan communicatieve vaardigheden (mondeling, schriftelijk) om onze klantcontacten mee te verzorgen - Behandelen van complexe en/of intergewestelijke dossiers schrikken jou niet af - Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) pagina 6 van 11

7 Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent zeer flexibel Je denkt en handelt proactief Je werkt autonoom Je signaleert tijdig potentiële problemen bij de juiste mensen of organisaties 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan volgende voorwaarden: Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd. je bevindt je in dienstactiviteit. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst of bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.931,24 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De functie of bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art. VI 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in dit selectiereglement voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in januari. pagina 8 van 11

9 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden een aantal persoonskenmerken beoordeeld. Deze selectiefase wordt uitgevoerd aan de hand van een computervragenlijst. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de week na de cv-screening (datum onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN PRAKTISCHE PROEF (OPTIONEEL) Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Het jurygesprek gaat door in de maand januari/ februari. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt (gerangschikt in volgorde van geschiktheid en) opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 11

10 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15 januari 2018 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 15 januari naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Je kan het sollicitatieformulier ook opvragen bij aanwervingen@wse.vlaanderen.be 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ryfka Heyman Teamhoofd ryfka.hyman@wse.vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: pagina 10 van 11

11 Eric Min Adviseur hr & vroming / selectieverantwoordelijke eric.min@ewi.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11