Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Departement Landbouw en Visserij zoekt een Dossierbeheerder schoolmelk en schoolfruit

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Departement Landbouw en Visserij zoekt een Dossierbeheerder schoolmelk en schoolfruit Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Landbouw en Visserij is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw- en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering. Het Departement Landbouw en Visserij schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt. Daarnaast staan ze ook in voor het uitwerken van het agrarisch plattelandsbeleid als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid. Het Departement Landbouw en Visserij treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden en bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie Verder zorgen zij voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelen mee het beleid en verzorgen de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid.

2 Binnen de afdeling ondermen en ontwikkeling kom je terecht in een kleiner team rond gemeenschappelijke marktordening. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde omtrent deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Je neemt documenten/dossiers in ontvangst. Je verwerkt gegevens, zet om in codes en voert in in de computer. Je zorgt voor het aanmaken en beheren van databasebestanden/registers voor dossieropvolging. Je verzamelt informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek. Je zorgt voor het administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen. Je voert administratieve controle uit van de binnenkomende documenten. Je maakt een checklist op voor documenten, termijnen, bewijzen en financiële gegevens. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. onderzoekt of de aanvraag en andere documenten voldoen aan de reglementering. Je behandelt binnenkomende aanvragen volgens de voorgeschreven procedures. Je analyseert en interpreteert alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen. Je bepaalt ontbrekende elementen in het dossier. Je verzamelt argumenten pro en contra. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 9

3 Je staat in voor het opstellen van betalingen (afrekeningen en debiteuren opstellen), van eventuele voorstellen van vrijgave en verbeuren van waarborgen. Je verwoordt vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal (nota aan directie). Je bezorgt voorstel van beslissing aan de hiërarchische meerdere. Je initieert de uitvoering van de beslissing. Je valideert de betalingsvoorstellen van complexe (debiteuren)dossiers, na controle. Je valideert de voorstellen voor eventuele vrijgave en verbeuringen van waarborgen, na controle. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Je beantwoordt vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier. Je licht de beslissing aan de betrokkene toe. Je adviseert klanten over de te volgen procedure. Je sluit het dossier na uitvoering af en klasseert. Je wisselt informatie uit over het dossier: je bereidt de mededelingen aan de Commissie voor en verstuurt deze. Je maakt voorbereidende nota s ter beantwoording van Parlementaire vragen. Je verschaft inlichtingen aan firma s, andere administraties, Europese Commissie, interne en externe audit, Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Je vergaart de nodige kennis en informatie door studie en onderzoek o.a. van Europese verordeningen. Je neemt deel aan werkgroepen en interne overlegmomenten. Je neemt deel aan diverse vormingsinitiatieven, legt documentatie aan en houdt deze bij. Je volgt trends en evoluties. Je levert vanuit ervaring een bijdrage tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures. Je neemt deel aan projecten. Je helpt collega s vakinhoudelijk. Ondersteuning ICT: meewerken aan digitale omgeving: opstellen BPM s/aanpassingen bestaande toepassing/ ontwikkeling nieuwe toepassingen. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Je kijkt na of de termijnen gerespecteerd worden bij de behandeling van het dossier en bij de uitbetaling door de financiële directie. Je gaat na of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend. Je maakt de beslissing afdwingbaar. Je behandelt klachten en beroepen rond het dossier. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 3 van 9

4 Je volgt verordeningen op en interpreteert. Beleidsadvies Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit. Je geeft input bij het opmaken van Vlaamse regelgeving. Je geeft input bij voorgestelde wijzigingen aan de Europese wetgeving. Kennisdelen Bouwt kennis verder uit en stelt die ter beschikking teneinde het kennisniveau van het team op peil te houden. je bent inhoudelijk aanspreekpunt voor collega s inzake je werkmaterie. Je maakt brieven, mededelingen, bestekken, aanbestedingen, dienstnota s en legt die ter validatie voor aan de directeur. Je staat medewerkers bij in de behandeling van dossiers. 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau B of C; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C is gekoppeld. Je bent gedurende minstens drie jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C gekoppeld is. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Je hebt minstens zes jaar toegepaste ervaring met implementatie van Europese programma s binnen de Vlaamse overheid Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be of ) 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Een goede kennis van Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Sharepoint Een goede kennis van de Europese wetgeving in het kader van de Schoolregelingen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 9

5 Een goede kennis van de eigen organisatie. Vlot kunnen werken met verschillende IT-applicaties. IT-analyses op kunnen volgen en IT-applicaties kunnen testen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 9

6 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: o voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde o je in dienstactiviteit bevinden; o een ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau B of C; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C is gekoppeld. Je bent gedurende minstens drie jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C gekoppeld is. Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Je hebt minstens zes jaar toegepaste ervaring met implementatie van Europese programma s binnen de Vlaamse overheid Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 24/04/2017. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 9

7 5.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden onder andere volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie en inzicht in de functie Inzetbaarheid in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend: Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 28/04/2017 (datum onder voorbehoud). 5.3 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, PSYCHOTECHNISCHE SCREENING EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 16/05/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 7 van 9

8 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 23/04/201. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 23/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Lea Elst Teamhoofd GMO-beleid lea.elst@lv.vlaanderen.be Tel.: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 9

9 Selectieverantwoordelijke Tel: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 9 van 9