1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Landbouw en Visserij zoekt een enthousiaste dossierbehandelaar Contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zoek je een gevarieerde en veelzijdige job? Ben je een geboren teamspeler en flexibel ingesteld? Heb je bovendien een passie voor bioproducten? Dan ben jij dé kandidaat die we zoeken! Als dossierbeheerder kom je terecht binnen de dienst Controles. Je staat in voor de analyse, opvolging en afhandeling van externe aanvragen m.b.t. de certificering van bioproducten. Je onderzoekt of de aanvragen voldoen aan de reglementering en valideert de certificaten. In sommige situaties voer je een korte risicoanalyse uit. Je kan ook worden ingezet voor de verwerking van dossiers van het Landbouw Rampenfonds. Na een inwerkperiode werk je zelfstandig en maak je risicobeoordelingen op. Je houdt rekening met deadlines en bent in staat om je prioriteiten te stellen. Hiervoor werk je nauw samen met de maatregelbeheerder bio en overige dossierbeheerders. Je rapporteert aan het diensthoofd Controles. 2 FUNCTIECONTEXT Het departement Landbouw en Visserij is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw- en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering. Het departement Landbouw en Visserij schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk

2 gedragen wordt. Daarnaast staan ze ook in voor het uitwerken van het agrarisch plattelandsbeleid als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid. Het departement Landbouw en Visserij treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden en bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en evaluatie. Verder zorgen zij voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelen mee het beleid en verzorgen de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen in het kader van maatregelen van het Europees en Vlaams landbouwbeleid met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden : registratie van dossiergegevens, verificatie en validatie van documenten, certificaten, gegevens, behandeling van subsidiedossiers, behandeling van aanvragen van schadevergoedingen in het kader van erkende landbouwrampen, met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen Voorbeelden van activiteiten Gegevens verwerken, omzetten in codes en invoeren in de computer Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging pagina 2 van 11

3 beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek,) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Checklist opmaken voor financiële gegevens Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Uitwerken van een voorstel van beslissing Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie Initiëren van de uitvoering van de beslissing Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen pagina 3 van 11

4 Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een bachelor diploma (bij voorkeur in de landbouw en visserij) of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 maanden beroepservaring in dossierbehandeling. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over hoger vermelde vereiste relevante werkervaring. pagina 4 van 11

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Fatima El Herbouti, 0484/ of Tamara Mertens, 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een praktische kennis van de courante IT- toepassingen (Excel, Outlook, PowerPoint, Word) Je hebt een praktische kennis van de specifieke toepassingen van de Vlaamse Overheid (Iden, ABS, portaal,...) of je bent bereid om je hierin op korte termijn bij te scholen Je hebt kennis van de relevante regelgeving of je bent bereid om je hierin op korte termijn bij te scholen Je hebt affiniteit met landbouw en visserij/ land- en tuinbouwbeleid Je hebt een basiskennis van het Frans en het Engels Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) pagina 5 van 11

6 Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Het departement streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het departement van jou verwacht dat je bereid bent om flexibel te werken. Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van zowel de eigen afdeling als andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de gehele organisatie optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt. Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door vormen van rotatie of samenwerking met collega s over de structuren heen. Wendbaar zijn betekent dat het departement nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren. Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving. Wendbaar zijn houdt ook in te opteren voor prioritaire taken meer dan voor courante of af te bouwen opdrachten. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar). pagina 6 van 11

7 Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 14 mei (datum onder voorbehoud). pagina 7 van 11

8 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie Je beeld van en inzicht in de functie Je relevante ervaring Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 14 mei (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 24 mei (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 8 van 11

9 Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 11 mei. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 11 mei naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, 0479/ VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Kristof Vanoost Directeur-ingenieur Kristof.vanoost@lv.vlaanderen.be pagina 9 van 11

10 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tot 6 mei: Fatima El Herbouti Selectieverantwoordelijke Fatima.Elherbouti@kb.vlaanderen.be En Vanaf 7 mei: Tamara Mertens Selectieverantwoordelijke Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij het departement Landbouw en Visserij, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 10 van 11

11 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11