1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt drie Dossierbeheerders Sociaal-Cultureel Werk Contractueel onbepaalde duur Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel, Arenbergstraat 9 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het team Sociaal-cultureel werk en Jeugdwerk is op zoek naar enthousiaste collega s die weten van aanpakken. Als Dossierbeheerder Sociaal-cultureel werk sta je samen met collega s in voor de uitvoering, evaluatie en voorbereiding van het beleid betreffende het sociaal-cultureel volwassenenwerk. Je werkt mee aan een lange termijn planning voor het decreet houdende de subsidiëring en erkenning van het Sociaal-cultureel Volwassenenwerk. Meer concreet houdt dit in: - Je coördineert en volgt de dossiers op van de organisaties en de projecten in het sociaalcultureel volwassenenwerk. - Je verwerkt en analyseert subsidieaanvragen. - Je coördineert en organiseert bijeenkomsten van de beoordelings- en visitatiecommissies en staat in voor de verslaggeving. - Je houdt de verschillende budgetlijnen voor de uitvoering van het beleid bij en ziet toe op een correcte uitbetaling van subsidies. - Je bouwt actief mee aan een beleidsmatige visie op sociaal-cultureel volwassenenwerk en doet voorstellen om het beleid en de uitvoering ervan beter te maken. - Als dossierbeheerder heb je een brede visie op de sector. Je hebt daarbij aandacht voor het ruimere middenveld met thema s zoals diversiteit, cultuureducatie, internationaal beleid Daarnaast sta je, in samenwerking met de collega s, in voor de uitvoering van de andere beleidsthema s binnen het team (amateurkunsten, circuskunsten, jeugdwerk ): je geeft mee input voor het beleid en analyseert/verwerkt mee de dossiers, afhankelijk van de afgesproken agenda. Heb je interesse in sociaal-cultureel werk? Heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, kan je vlot communiceren en heb je een klantgerichte houding? Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken.

2 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit vijf afdelingen: 1. Kennis en Beleid 2. Subsidiëren en erkennen 3. Waarborgen en beheren 4. Communicatie 5. Interne organisatie Als Dossierbeheerder Sociaal-cultureel werk werk je binnen de afdeling Subsidiëren en Erkennen in het team Sociaal-cultureel werk en Jeugdwerk. Het team staat hoofdzakelijk in voor: - Erkennen, subsidiëren, adviseren, controleren en evalueren van actoren (werkingssubsidies, projectsubsidies ) - Aansturen en evalueren van sectorale bovenbouworganisaties - Attesteren kadervorming - Zorgen voor het uitbouwen en onderhouden van (internationale, interdepartementale en intra- Belgische) sectorale contacten - Opbouwen, ontsluiten en delen van beleidsrelevante kennis van betreffende sectoren in functie van beleidsadvisering en relevante (beleids)projecten 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyse en verwerking van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, maatregelen, e.d. coördineren en uitvoeren met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. Vanuit de dossierbehandeling sectorale expertise ontwikkelen die ingezet wordt om het beleid te evalueren en voorstellen te formuleren met het oog op eventuele verbeteringen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 11

3 1. Beheer van subsidiedossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten: - Gegevens verwerken - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, terreinbezoek ) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Checklist opmaken voor financiële gegevens en toezien op een correcte uitbetaling van subsidies 2. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Concreet betekent dit: - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen - Verregaande analyse van de gegevens, budgetsituatie inschatten en vervolgens gepaste coördinerende actie ondernemen 3. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren om de bevoegde instantie/jouzelf toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Concreet betekent dit: - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal - Organiseren van bijeenkomsten van de beoordelingscommissie en instaan voor de verslaggeving - Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - Initiëren van de uitvoering van de beslissing 4. Communicatie en contacten pagina 3 van 11

4 Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Concreet betekent dit: - Informatie uitwisselen over de dossiers - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier - Parlementaire vragen beantwoorden. 5. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Concreet betekent dit: - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten - Een brede visie hebben/ontwikkelen op de sector sociaal-cultureel werk. Je hebt daarbij aandacht voor het ruimere middenveld met thema s zoals diversiteit, cultuureducatie, internationaal beleid 6. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Concreet betekent dit: - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen 7. Beleidsvoorbereiding pagina 4 van 11

5 Proactief verzamelen, genereren en verwerken van informatie en uitbouwen, onderhouden en consulteren van netwerken met als doel het beleid met kennis en data te onderbouwen, te adviseren over de wenselijke richting van het beleid en proactief behoeften, opportuniteiten of knelpunten te identificeren. - Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek - Contacten onderhouden met kennisleveranciers en studiecentra - Verzamelen van informatie aanwezig bij collega s of geleverd door externe en interne onderzoekers - Opvolgen van internationale trends - Identificeren en in kaart brengen van kennis, trends, maatschappelijke ontwikkelingen - Interpreteren en verwerken van de verzamelde gegevens - Dossiers voorbereiden voor de beleidsverantwoordelijken - Aftoetsen met het werkveld - Actief meebouwen aan een beleidsmatige visie en voorstellen doen om het beleid en de uitvoering ervan beter te maken 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ben Geenens, ben.geenens@vlaanderen.be en ). pagina 5 van 11

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis en/of ervaring in de brede sector van sociaal-cultureel werk in Vlaanderen - Je bent bereid snel inzicht te verwerven in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie (beleidsprocessen, besluitvormingsprocessen ) - Je bent in staat om klantgericht maar vanuit een beleidsmatige reflex de taken en opdrachten uit te voeren. - Je hebt goede administratief-organisatorische vaardigheden - Je bent vlot in het gebruik van het MS Officepakket (Word, Excel, Outlook) en internetbeheer Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2: je handelt in het belang van de organisatie). Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2: je stimuleert de samenwerking binnen jouw entiteit, werkgroepen of projectgroepen). Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2: je neemt standpunten in en overziet de consequenties ervan) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2: je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders). Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2: je legt verbanden en ziet oorzaken) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2: je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren) Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de nodige acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2: je coördineert het eigen werk en dat van anderen). Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 6 van 11

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.204,70 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 3 september 2019 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing relevantie van de werkervaring - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de tien hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de week van 3 september 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 VERKENNEND GESPREK Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je relevante werkervaring - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op maandag 9 september 2019 (datum onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET SELECTIETESTEN Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek wordt gevraagd om een aantal selectietesten, waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld aan de hand van het gesprek en de persoonlijkheidsvragenlijst: - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op maandag 16 september 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist, in samenspraak met de jury, wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op woensdag 28 augustus Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur in pdf-formaat naar sollicitaties.cjm@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. pagina 9 van 11

10 of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op woensdag 28 augustus 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hilde Van Dyck Beleidsmedewerker hilde.vandyck@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Ben Geenens Selectieverantwoordelijke Ben.geenens@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 23 september Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar ben.geenens@vlaanderen.be. pagina 10 van 11

11 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Dossierbeheerder Sociaal-cultureel werk bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Dossierbeheerder Sociaal-cultureel werk. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11