Functiebeschrijving en selectiereglement ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement / Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt Dossierbeheerder Contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel / Om het team Cultuur & Economie te versterken zijn wij op zoek naar een enthousiaste collega die weet van aanpakken. Heb je interesse in cultuur in een economische context? Heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, kan je vlot communiceren en heb je een klantgerichte houding dan ben jij de persoon die we zoeken. JE TAKENPAKKET Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat de financiële processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd met als eindresultaat een correct beheer van de dossiers. 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers m.b.t. cultuur en economie Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten in het domein van cultuur en economie; b.v. besprekingen binnen het Vlaams Parlement opvolgen Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden b.v. bij de Ultima voor Cultureel Ondernemerschap Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, b.v. aanpassingen in het reglement m.b.t. de projectoproep partnerprojecten Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, archiefbeheer, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via )...

2 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en vervolledigen; b.v. nagaan of alle documenten aanwezig zijn in een dossier 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Administratief opvolgen van dossiers: b.v. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, b.v. in het proces van de experimentele projectoproep innovatieve partnerprojecten Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, betalingsnota s, bestelbonnen, ministeriële besluiten, Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen van b.v. het transversaal netwerk Cultuur & Economie, overleg m.b.t. Cultuurloket en Cultuurbank Initiëren, coördineren en opvolgen van de financiële routing van de (subsidie)dossiers Verzorgen van interne en externe communicatie over de financiële aspecten bij de dossiers Opmaken van lay-out van typedocumenten b.v. voorbereiden van presentaties Publiceren van informatie op het internet Documenten en informatie geordend in Sharepoint beheren een aanvullen 4. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Inspringen bij afwezigheid van collega s Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Ontvangen en begeleiden van bezoekers Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, b.v. bij vergaderingen 5. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde interne en externe klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier of reglement Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Relevante informatie delen met collega s pagina 2 van 6

3 JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 20 augustus ben je in het bezit van een bachelor diploma. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt inzicht in de basisprincipes van cultuur in een economische context (culturele en creatieve sectoren, cultureel ondernemerschap, aanvullende financiering, ) en hanteert vlot een economisch discours. Inzicht in cultuurmanagement is een pluspunt. Je beschikt over goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Je kan vlot courante informaticatoepassingen binnen het MS Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gebruiken. Inzicht in de structuur, cultuur en werking van de Vlaamse overheid is een pluspunt. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Je hebt zin voor initiatief Je bent klantvriendelijk Je bent een teamplayer die vlot kan samenwerken Je bent zorgvuldig en betrouwbaar Je bent flexibel in snel veranderende werkomgevingen Je neemt verantwoordelijkheid op voor de taken die jou worden toegekend Je bent een planner en een organisator. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten. 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie. 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden. 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD - Het betreft een contract van bepaalde duur van 15 september tot en met 31 december Vacaturebericht pagina 3 van 6

4 - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. - Je bruto maandsalaris is ongeveer euro. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 20 augustus 2017 Om te solliciteren stuur je jouw cv en motivatiebrief samen met een kopie van je diploma op naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media t.a.v. Ronny Pitteljon Arenbergstraat Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je je kandidatuur uiterlijk op 20 augustus naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - Kopie diploma SELECTIEPROCEDURE pagina 4 van 6

5 Screening van cv's Cv screening op basis van diploma, motivatie, de vereiste competenties en relevante ervaring en interesses. Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond op 25 augustus (timing onder voorbehoud). Jurygesprekken Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie Je inzetbaarheid in het team en in de organisatie De persoonsgebonden en technische competenties De eindselectie bestaat uit een inhoudelijk en competentiegericht eindgesprek. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 31 augustus 2017 (timing onder voorbehoud). De jury beslist of een kandidaat geschikt wordt bevonden of niet. Na de selectie wordt er een lijst van geschikten opgemaakt. Uit deze lijst zal de meest geschikte kandidaat contractueel worden geworven. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Team Personeel & Organisatie Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ OVER DEPARTEMENT CJM Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Vacaturebericht pagina 5 van 6

6 Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 6 van 6