Functiebeschrijving en selectiereglement. Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt DOSSIERVERANTWOORDELIJKE STAFDIENST INFRASTRUCTUUR

Transcriptie

1 Functiebeschrijving en selectiereglement / Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt DOSSIERVERANTWOORDELIJKE STAFDIENST INFRASTRUCTUUR Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel / Om het team Stafdienst Infrastructuur te versterken zijn wij op zoek naar een enthousiaste collega die weet van aanpakken. Heb je interesse in cultuur, klimaat en energie. Heb je een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, kan je vlot communiceren en heb je een klantgerichte houding dan ben jij de persoon die we zoeken. JE TAKENPAKKET Je staat in voor het analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. subsidies in het kader van het energiezuiniger maken van culturele infrastructuur teneinde omtrent deze aanvragen een voorstel van beslissing te kunnen formuleren, conform met procedures, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: vervolledigen van dossiers Om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen zorg je voor het administratief beheer van het dossier volgens de afspraken binnen de entiteit om alle relevante gegevens samen te hebben en info hierover snel te kunnen vinden. Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen. Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen. Gegevens controleren, verwerken, coderen en invoeren in de computer. Invullen en updaten van databanken (vb. databank Centraal Identificatie Bestand). Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, , terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek. Checklist opmaken voor financiële gegevens

2 Resultaatsgebied 2: analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Nakijken of de aanvraag voldoet aan de reglementering nakijken op volledigheid, correctheid en wettelijkheid, of de termijnen gerespecteerd worden. Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren. Opstellen van documenten die aan interne klanten dienen te worden overgemaakt, bvb. de minister. Maken van complexe subsidieberekeningen Initiëren en opvolgen van de financiële routing van de subsidiedossiers. Financieel nazicht van afrekeningen van subsidiedossiers. Resultaatsgebied 3: voorstel van beslissing Voorstel van beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Uitwerken van een voorstel van beslissing. Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal. Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie. Initiëren van de uitvoering van de beslissing Resultaatgebied 4: opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden. Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend. Uitvoeren van plaatsbezoeken, inspecties, Inspectieverslagen opmaken. De beslissing afdwingbaar maken. Klachten en beroepen rond het dossier behandelen. Resultaatsgebied 5: communicatie en contacten Verzorgen van communicatie en contacten teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant (zowel intern als extern) en een goed afgewerkt dossier. pagina 2 van 9

3 Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden. De beslissing aan de betrokkene toelichten. Klanten adviseren over de te volgen procedure. Bijdragen aan antwoorden op kabinetsnota s en parlementaire vragen. Verzorgen van interne en externe communicatie teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie te realiseren. Rapportering aan collega s, teamverantwoordelijke, kabinet, Samenwerken met collega s rond het digitaliseren van een aantal flows binnen de dossierbehandeling en regelmatig rapporteren. Resultaatgebied 6: kennis m.b.t. vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. De nodige kennis en informatie vergaren door studie van regelgeving, procedures, richtlijnen, Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten. Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie. Vakkennis ontwikkelen en actualiseren. Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures. Deelnemen aan projecten JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 17 juli 2017 ben je in het bezit van een master diploma. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Inzicht in de structuur, cultuur en werking van de Vlaamse overheid is een pluspunt Je kan vlot courante informaticatoepassingen binnen het MS Office pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gebruiken Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal Kennis van of interesse in klimaat en energie zijn een pluspunt JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Vacaturebericht dossierbeheerder subsidieaanvragen pagina 3 van 9

4 Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft pagina 4 van 9

5 Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; Vacaturebericht dossierbeheerder subsidieaanvragen pagina 5 van 9

6 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het divers Vlaanderen van morgen! ONS AANBOD - Het betreft een contract van bepaalde duur van 1 september tot en met 22 december Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. - Je bruto maandsalaris is ongeveer euro. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 17 juli 2017 Om te solliciteren stuur je jouw cv en motivatiebrief samen met een kopie van je diploma op naar: sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be Je stuurt het naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media pagina 6 van 9

7 t.a.v. Ronny Pitteljon Arenbergstraat Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je je kandidatuur uiterlijk op 17 juli 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). - Kopie diploma SELECTIEPROCEDURE Screening van cv's Cv screening op basis van diploma, motivatie, de vereiste competenties en relevante ervaring en interesses. Deze selectiefase is eliminerend en wordt afgerond op 20 juli 2017 (timing onder voorbehoud). Jurygesprekken Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie Je inzetbaarheid in het team en in de organisatie De persoonsgebonden en technische competenties De eindselectie bestaat uit een inhoudelijk en competentiegericht eindgesprek. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 27, 28 of 31 juli 2017 (timing onder voorbehoud). De jury beslist of een kandidaat geschikt wordt bevonden of niet. Na de selectie wordt er een lijst van geschikten opgemaakt. Uit deze lijst zal de meest geschikte kandidaat contractueel worden geworven. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. NOG VRAGEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Vacaturebericht dossierbeheerder subsidieaanvragen pagina 7 van 9

8 Songül Sagir, teamverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Machteld Aelbrecht, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ OVER DEPARTEMENT CJM Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit: Staf van de secretaris-generaal Stafdienst Internationaal Stafdienst Infrastructuur Stafdienst Informatie en Kennismanagement Algemene Dienst ondersteuning en beheer Afdeling Jeugd Afdeling Sociaal-Cultureel Werk Afdeling Kunsten Afdeling Cultureel Erfgoed Afdeling Media, Film en e-cultuur Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) De Vlaamse overheid werkt elke dag aan een beter en mooier Vlaanderen. Wil jij daaraan meewerken? Solliciteer dan vandaag nog. pagina 8 van 9

9 Vacaturebericht dossierbeheerder subsidieaanvragen pagina 9 van 9