1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Vlaams Energie Agentschap zoekt een financieel dossierbeheerder Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Ferrarisgebouw, Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je beheert en behandelt financiële dossiers en gegevens en zorgt ervoor dat processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. 2 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams Energieagentschap (VEA) is een verzelfstandigd agentschap van het beleidsdomein Omgeving en geeft uitvoering aan een duurzaam energiebeleid. Dankzij het stimuleren van doorgedreven energiebesparingen in verschillende sectoren en het bevorderen van innovatie en de inzet van nieuwe technologieën vervult het VEA een leidende rol in de transitie naar een duurzaam energiesysteem dat meer en meer gebaseerd is op hernieuwbare energiebronnen, de bevoorradingszekerheid garandeert en betaalbaar is voor gezinnen en bedrijven. Door een zo efficiënt mogelijk energiegebruik en een transitie naar een duurzame energievoorziening te bevorderen, zal het VEA bijdragen aan een groeiende welvaart in Vlaanderen.

2 Het VEA heeft de ambitie om een geloofwaardige, efficiënt functionerende en slagkrachtige organisatie te zijn die steunt op samenwerking en een goede werksfeer. Om dat te realiseren, passen we in ons denken en handelen de waarden vertrouwen, daadkracht, wendbaarheid, openheid en teamgeest toe. 3 TAKENPAKKET Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Gegevensverzameling Resultaat Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie uitwisselen en adviseren Informatie uitwisselen, diverse vragen beantwoorden en adviseren met als doel de klant een passend antwoord of voorstel te bieden. Voorbeelden van activiteiten - Opzoeken/navragen van ontbrekende gegevens - Samenstellen van een financieel dossier - Verzamelen, invoeren en verwerken van financiële gegevens en documenten in systemen en rapporten - Interne controlepunten inbouwen - Vaststellen van foutieve boekingen en correcties doorvoeren - Zorgen voor een snelle afhandeling van de gegevens op de exceptierapporten - Toezien op de vastleggingen, de betalingen, de ontvangsten en andere financiële verrichtingen (vb. declaraties en interne verrichtingen) - Opvolgen van financiële dossiers in de financiële systemen - Voorbereiden en invoeren van financiële verrichtingen en gegevens - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op aanvraag aanmaken en opstellen van financiële dossiers, rapporteringen en documenten - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen (voor problemen) bij financiële dossiers en klanten (intern en/of extern) hierover adviseren - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken - Bespreken van dossiers met collega s en andere diensten - Rapporteren aan interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen pagina 2 van 8

3 Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. leveranciers, centrale dienstverleners, andere entiteiten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het financieel dossier of voor financiële gegevens - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Vlaams Energie Agentschap in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Vlaams Energie Agentschap én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. 2) Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het opvolgen van financiële dossiers. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Elsie Gilis, elsie.gilis@vlaanderen.be, 0492/ ). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 3 van 8

4 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis van een economische boekhouding en inzicht in een analytische benadering. Grondige kennis van de opzet van de boekhouding en van de begroting binnen de Vlaamse overheid en van het ministerie in het bijzonder. Grondige kennis van het boekhoudpakket Orafin en de rapporteringsmodule. Grondige kennis van de digitale financiële toepassing FinDos. Vlot kunnen werken met de gangbare Officeproducten waaronder Excel. Goede administratief-organisatorische vaardigheden. Kennis van en inzicht in de structuur en de werkdomeinen van het Vlaams Energieagentschap en de situering van het agentschap binnen de Vlaamse overheid Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: pagina 4 van 8

5 voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211 Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 6 december 2018 (datum onder voorbehoud) pagina 5 van 8

6 6.2. JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 10 december 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5 december pagina 6 van 8

7 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 5 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Elsie Gilis, 0492/ pagina 7 van 8

8 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Karine Evenepoel Stafmedewerker 02/ Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Elsie Gilis selectieverantwoordelijke tel 0492/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 januari 2019 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar energie@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer en de vacaturetitel. pagina 8 van 8