Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin zoekt een Dossier-en gegevensbeheerder subsidiëring en financiën (afdeling Welzijn en Samenleving) Statutair Niveau: Hoofdmedewerker Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURES Het Departement WVG heeft momenteel 1 vacature van Dossier-en gegevensbeheerder subsidiëring en financiën bij de Afdeling Welzijn en Samenleving. 2 FUNCTIECONTEXT Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Missie Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin wil, samen met de agentschappen en in dialoog met de partners op het terrein, mee bouwen aan het beleid van de Vlaamse overheid, dat zorg op maat op een doeltreffende manier realiseert. Visie Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin staat ten dienste van de bevolking in Vlaanderen en in Brussel, en van de Vlaamse Regering. Het departement streeft ernaar om het welzijn en de gezondheid van de bevolking te verhogen op persoonlijk en algemeen maatschappelijk vlak om te

2 komen tot een levenskwaliteit die de vergelijking met het Europese topniveau doorstaat. Daartoe inventariseert het departement de noden, behoeften en opportuniteiten van onze samenleving en het evalueert het ter zake gevoerde beleid. Dat beleid wordt uitgevoerd door het aansturen van organisaties, het scheppen van randvoorwaarden en door het zelf organiseren van eigen dienstverlening. Bij het uitvoeren en volbrengen van de vooropgestelde missie zal het departement zich voornamelijk laten leiden door de volgende principes. De afdeling Welzijn en Samenleving is een afdeling binnen het Departement WVG. De afdeling geeft beleidsadvies en erkent en subsidieert tal van organisaties. Daarnaast ondersteunen en coördineren ze de armoedebestrijding en de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden in de Vlaamse en Brusselse gevangenissen. De afdeling bestaat uit vijf teams en staat onder leiding van Marijke Enghien, afdelingshoofd. Als Dossier-en gegevensbeheerder subsidiëring en financiën rapporteer je rechtreeks aan de Teamverantwoordelijke Team Subsidiëring en Financiën. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Aanmaken en beheren van subsidiedossiers in een databestand voor dossieropvolging (elektronisch dossieropvolgsysteem) - Verzamelen van de ontbrekende dossierelementen en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch, via mail, ) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen, zoals adviesvraag inspectie van financiën, opmaak dossier voor ondertekening subsidiebesluit, - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen naar de volledigheid van het dossier op basis van een checklist Controle van gegevens - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren 2

3 Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie na interpretatie van de dossiergegevens - Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut - - Interpretatie van gegevens, de verschillende subsidieprocedures en de wetgeving van toepassing op de verschillende sectoren. Er kunnen verschillende procedures van toepassing zijn die soms gecombineerd moeten worden. De processtappen kunnen variëren. - Subsidieberekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten m.b.t. de berekeningen, toekenning en uitbetaling van de subsidiedossiers - Databanken uitbouwen - Opmaken van contracten en besluiten - Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen - Subsidieaanvragen verwerken - Invoeren van bestelaanvragen en inkooporders in Orafin - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij aanvraagdossiers, klanten hierover adviseren en informeren op een voor hen begrijpelijke wijze - Fungeren als aanspreekpunt voor (externe) klanten - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s - Voorbereiden van antwoorden op parlementaire vragen - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bijv. boekhoudcel, voorzieningen, leveranciers, - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten 3

4 - Samenwerken aan verbeterprojecten - Signaleert problemen vanuit de praktijk over de werking en suggereert mogelijke verbeteringen van processen en diensten. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in de graad van rang C1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van rang C1. 2) Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen, over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de functiebeschrijving. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ COMPETENTIES Technische competenties Professionele kennis van procedures, regelgeving en systemen vereist om deze te kunnen interpreteren Kennis van het werkdomein van de afdeling Kennis van courante ICT-toepassingen Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4

5 Administratief-organisatorische vaardigheden. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau1) 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). 5

6 De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt in principe plaats in de week van 30/10/2017 (periode onder voorbehoud) COMPETENTIESCREENING/ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Oordeelsvorming (niveau 1) Analyseren (niveau 2) Zorgvuldigheid (niveau 2) Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, gedragsgerichte oefeningen,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling gaan door naar de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiekantoor, in principe in de weken van 6/11 en 13/11/2017 (periode onder voorbehoud). 6

7 6.3. EINDSELECTIE: VAKINHOUDELIJKE OPDRACHT EN FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met 3 afdelingshoofden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijke specialist). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties plannen & organiseren en communiceren Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op in de week van 27/11/2017 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 27 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post of via afgifte (tegen ontvangstbewijs): MOD WVG afdeling Personeel t.a.v. Anne Vanwalleghem, afdelingshoofd Koning Albert II-laan 35 bus Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 27/10/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Marijke Enghien Afdelingshoofd marijke.enghien@wvg.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be 02/

9 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar de selectieverantwoordelijke Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van Dossier-en gegevensbeheerder subsidiëring en financiën bij het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Dossier-en gegevensbeheerder subsidiëring en financiën. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 9