functiebeschrijving en selectiereglement ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Buitenlandse Zaken zoekt een hoofdprogrammeur Statutair Niveau: B2 Rang: B221 Graad: hoofdprogrammeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen de internationale vertegenwoordiging van de Vlaamse Regering de communicatie over het internationale beleid van de Vlaamse Regering de coördinatie van de Vlaamse positiebepaling en belangenbehartiging in EU- en internationale dossiers de financiering en ondersteuning van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het Vlaams regeringsbeleid voor zover deze niet is toevertrouwd aan de agentschappen van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen de controle op de internationale handel in strategische en militaire goederen de omzetting en monitoring van de naleving van internationale engagementen en verbintenissen de bewaking van de interne samenhang van het internationaal Vlaams overheidsoptreden

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van ICT dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Als medewerker binnen het team ICT en informatiebeheer ben je het eerste aanspreekpunt van het personeel voor hun ICT-problemen. Je voorziet medewerkers van het geschikt ICT materiaal, je registreert incidenten en lost kleine operationele problemen met laptop, smartphone en tablets op. Je organiseert de samenwerking met de diverse ICT-dienstverleners. Voor ernstige en complexere problemen werk je samen met de ICT-dienstverleners en bewaakt de kwaliteit van de aangedragen oplossingen. Je houdt toezicht op het correct gebruik van de eindgebruikersapparaten. Je controleert de ICT-dienstverleners en je rapporteert op regelmatige basis over hun werkzaamheden. Vanuit deze ervaringen doe je voorstellen om de ICT-dienstverlening te verbeteren. Je beheert de ICT-assets in het daartoe voorziene systeem. Je maakt nieuwe gebruikers wegwijs en geeft opleidingen en informatiesessies over het gebruik van hard- en software. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten door een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen door de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Maakt een correcte inschatting van een ITprobleem (analyse) en stelt oplossingen voor - Schat op een correcte manier de dringendheid van een servicevraag in handelt daarnaar - Onderzoekt samen met de CIO de ICT-noden van het departement en doet voorstellen waarbij ook alternatieven worden voorgesteld - Installatie en configuratie van hard- en software - Inventarisatie en registratie van nieuwe harden software van de gebruikers binnen het departement - Maak nieuwe gebruikers wegwijs in de BuZa informaticaomgeving pagina 2 van 9

3 - Uitvoeren en opvolgen van IT-bestellingen Werkinstrumenten ten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant door door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied door deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening door een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Werkt een systeem voor ICT-inventarisbeheer uit en houd het up to date - Is verantwoordelijk voor de opvolging van het IT-licentiebeheer binnen het departement - Doet de opvolging en het beheer van de smartphones binnen het departement - Geef klantgericht instructies en richtlijnen bij het correct gebruik van ICT middelen - Organiseert opleidingen rond vernieuwingen of nieuwe werkafspraken (IT-gerelateerd) - Verzamelt ICT-gerelateerde data - Houd ICT-gerelateerde gegevens up to date - Bewaakt de kwaliteit van de IT-databanken en opvolgingslijsten - Kwaliteitsbewaking van voorgestelde IToplossingen Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening door de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied door de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Is het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het departement voor ITvragen - Communiceert proactief over aankomende wijzigingen op vlak van IT - Meld incidenten, communiceert erover en zorg voor een efficiënte afhandeling - Liaisonfunctie met FB en de dienstleverancier HB+ - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten pagina 3 van 9

4 - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen door bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie door het kennisniveau op peil te houden. - Vertegenwoordiging in IT-gerelateerde fora - Contactpersoon voor HB+ voor projectopvolging - Mee opvolgen van de werkzaamheden van eventueel externe betrokken partijen in het kader van IT. - Staat mee in voor de opvolging van ITprojecten binnen het departement - Verantwoordelijke voor het gebruikersbeheer - Beheerder van hardware en uitrusting voor het departement - Rapporten trekken op serverniveau en de resultaten voorleggen aan het management - Actief onderzoek voeren op O365 -server naar virussen, aanvallen, misbruik en de resultaten intern bespreken 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Buitenlandse Zaken in de graad van programmeur of deskundige ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Buitenlandse Zaken én geslaagd voor een objectief pagina 4 van 9

5 wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van programmeur of deskundige. 2) Je beschikt op datum van 21 december 2018 over 6 jaar relevante beroepservaring met verschillende ICT toepassingen (office 365, Android, IOS, ) 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, Tamara.Mertens@vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondig technisch inzicht in de werking, de hardware en de software gebruikt door het departement: laptops (windows, office 365, ), smartphones (IOS en Android) en andere courante kantoorapparatuur. Je hebt een brede IT-interesse en bent bereid om je technische kennis op peil te houden in een snel evoluerend vakgebied. Je beschikt over de nodige communicatieve vaardigheden om de technische materie door te vertalen naar lekentaal voor de medewerkers op de werkvloer. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 9

6 Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdprogrammeur (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B221. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 6 van 9

7 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 24 december FASE 2 VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toesting van je technische competenties Functiespecifieke vragen Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van alle criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase.wanneer een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats in de eerste week van januari 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: persoonlijkheidsvragenlijst en jurygesprek Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 22 januari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 7 van 9

8 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 december Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Ben Vandenbrande pagina 8 van 9

9 CIO Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens selectieverantwoordelijke Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar tamara.mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9