1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen zoekt een Helpdeskmedewerker ICT Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VMSW_2017_bev1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT In jouw functie help je je collega s op ICT-vlak en verzorg je een aantal administratieve taken op de dienst ICT. Zo zorg jij ervoor dat je collega s van VMSW zich kunnen toeleggen op de kernopdrachten van de organisatie. Interesse? Dan word jij misschien onze nieuwe collega! 2 FUNCTIECONTEXT De VMSW maakt sociaal wonen mogelijk: Ze stimuleert duurzame, kwaliteitsvolle en betaalbare woonprojecten Ze is een toegankelijke en efficiënte kredietverstrekker voor de sociale woonactoren en voor mensen in een kwetsbare woonsituatie Ze is een deskundige partner, een innoverend kenniscentrum en een betrouwbare financieel beheerder voor het beleid en de sociale woonactoren. Om dit te realiseren, creërt de VMSW een duidelijk kader en een motiverende werkomgeving. Ongeveer 270 collega s werken in een sfeer van vertrouwen, openheid en respect. Ze grijpen ontwikkelingskansen en zijn fier op hun werk.

2 Je werkt in de afdeling ondersteuning. Deze afdeling groepeert een aantal diensten die ondersteunende dienstverlening bieden aan deels interne diensten en deels aan sociale huisvestingsmaatschappijen en sociale huurkantoren, met name de diensten ICT, juridisch advies en SVK-ondersteuning, personeel en HRM, facilitair beheer en kennisbeheer. Jij maakt deel uit van de dienst ICT. Deze dienst staat in voor de hardware, software en telecommunicatiemiddelen die door de VMSW worden gebruikt en biedt ook informaticaondersteuning aan de sociale huisvestingsmaatschappijen,. Hijstaat ook in voor het beheer van alle informaticatoepassingen en verleent assistentie en begeleiding bij de invoering en het gebruik ervan. De dienst ontwikkelt zelf ook toepassingen, zowel voor de VMSW als voor de sociale woonactoren. Dit gebeurt voornamelijk via het aansturen van externe ontwikkelaars. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als helpdeskmedewerker ICT ben je de eerste persoon bij wie men terecht komt met vragen omtrent IT. Het is jouw doel om met je gespecialiseerde kennis ofwel onmiddellijk te kunnen helpen ofwel de desbetreffende persoon of instantie correct door te verwijzen RESULTAATSGEBIEDEN Concreet zal je takenpakket uit onderstaande opdrachten bestaan: Je verzorgt de ICT-helpdesk (telefonisch, via remote access of ter plaatse). Je ondersteunt gebruikers bij soft- en of hardware problemen. Je ontwikkelt, beheert en onderhoudt hard en/of software. Je doet marktonderzoek en organiseert de aankopen voor informaticabenodigdheden. Je volgt bestellingen en leveringen administratief op. Je volgt facturen, brieven en rapporten op. Je legt een inventaris aan van beschikbare hard- en software. Je stelt brieven, betalingsnota s en bestelbons op. Je publiceert informatie op het internet. Je werkt mee aan het onderhoud van websites. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 11

3 Je takenpakket bestaat uit onderstaande resultaatsgebieden: Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten VOORBEREIDING De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren UITVOERING er voor zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van een behoefteanalyse Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren RAPPORTEREN bijdragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, bestanden, kaarten, lijsten, statistieken, overzichten, Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS de leidinggevende/het team/zichzelf in staat stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Opmaken van een logboek of activiteitenverslag Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken pagina 3 van 11

4 Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens INFORMEREN altijd beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Informeren over producten, diensten, systemen of procedures er voor zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Bezoeken van beurzen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 11

5 Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voort een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. Je bent gedurende minstens twee jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D gekoppeld is. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Ellen Haak, ellen.haak@kb.vlaanderen.be, COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondige kennis van: o hardware en software PC o de MS Office 365 suite (gebruik, ondersteuning gebruikers, ); o het Windows-bestuurssysteem Je hebt een basiskennis van: o ITIL-processen (=Information Technology Infrastructure Library: een referentiekader voor het organiseren van beheersprocessen in een ICT-organisatie) o netwerk -en serverinfrastructuur Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Zelfontwikkeling: Je functioneren blijft verbeteren door te leren en mee te groeien met veranderingen (niveau 1) pagina 5 van 11

6 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde; geslaagd zijn in de selectieprocedure; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn; je in dienstactiviteit bevinden ; burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 11

7 De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 november 2017 (datum onder voorbehoud) Voorselectie op basis van standaardvragenlijst Bij zes of meer kandidaten na cv-screening zal er een voorselectie plaatsvinden op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Inzicht in de functie Voorbeeld1_verbet ersleutel_standaardv Affiniteit met de sector sociaal wonen Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel in de week van 6 november 2017 (datum onder voorbehoud). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 11

9 6.3. SCHRIFTELIJKE CASE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel kan deelnemen aan de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 27 november 2017 in de voormiddag (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: REDENEERPROEVEN, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase vindt plaats te Brussel op 27 november 2017 in de namiddag (datum onder voorbehoud). Wie geschikt wordt bevonden opgenomen in een wervingsreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, pagina 9 van 11

10 leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27/10/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer VMSW_2017_bev1. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 27/10/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, kathy.tas@kb.vlaanderen.be, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 11

11 Piet De Vooght Afdelingshoofd ondersteuning Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ellen Haak selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december (datum onder voorbehoud) Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar ellen.haak@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer VMSW_2017_bev1. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van helpdeskmedewerker ICT bij de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als helpdeskmedewerker ICT. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. pagina 11 van 11