1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen zoekt een Medewerker communicatie Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: VMSW_2017_bev2 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De 270 medewerkers van de Vlaamse Maatschappij voor sociaal wonen (VMSW) zetten zich elke dag in om sociale woonactoren te ondersteunen. Samen met je collega s van de dienst communicatie verzorg je de interne en externe communicatie van de VMSW. Je ondersteunt de dienst bij studiedagen en congressen, houdt het abonnementenbestand van het vakblad Woonwoord up-to-date en bent verantwoordelijk voor de bibliotheek van de VMSW. Werk je graag zelfstandig en ben je stressbestendig? Kan je ook snel omschakelen van de ene taak naar de andere? Ziet jouw ideale werkdag er als volgt uit: de algemene VMSW-mailbox onderhouden, folders en uitnodigingen versturen, de communicatie rond nieuws in de sociale huisvestingssector versturen? Dan is deze job misschien wel iets voor jou!

2 2 FUNCTIECONTEXT De VMSW maakt sociaal wonen mogelijk: Ze stimuleert duurzame, kwaliteitsvolle en betaalbare woonprojecten Ze is een toegankelijke en efficiënte kredietverstrekker voor de sociale woonactoren en voor mensen in een kwetsbare woonsituatie Ze is een deskundige partner, een innoverend kenniscentrum en een betrouwbare financieel beheerder voor het beleid en de sociale woonactoren. Om dit te realiseren, creërt de VMSW een duidelijk kader en een motiverende werkomgeving. Ongeveer 270 collega s werken in een sfeer van vertrouwen, openheid en respect. Ze grijpen ontwikkelingskansen en zijn fier op hun werk Je werkt samen met zes collega s op de dienst communicatie. Deze dienst valt onder de stafdiensten. De dienst verzorgt de interne en externe communicatie van de VMSW: Ze houdt de website, het intranet en sociale mediakanalen van de VMSW up-to-date, ze informeert de sector over nieuws over sociaal wonen, ze publiceert het driemaandelijks vakblad Woonwoord, coördineert het opleidingsaanbod voor de sociale huisvestingssector, organiseert studiedagen en congressen, 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je ondersteunt de dienst communicatie administratief. Je draagt zo bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de VMSW RESULTAATSGEBIEDEN Je bent verantwoordelijk voor: De bibliotheek: je bestelt boeken, regelt het ontleningssysteem, voert nieuwe boeken in het bibliotheeksysteem (Colibris) in. Je waakt mee over het budget en zorgt voor een correcte betaling. Het abonnementenbestand van ons vakblad Woonwoord. De mailings van de dienst communicatie en de VMSW: je verzendt tijdig Woonwoord, folders, prospectussen, uitnodigingen, De correcte en up-to-date adresgegevens van de bestuurders van de sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM s) en de sociale verhuurkantoren (SVK s) //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 12

3 Het informatiebeheer van de stafdiensten. Je vertegenwoordigt de stafdiensten in de overleggen met informatiebeheerders. Je ondersteunt de dienst communicatie: Je publiceert telexen en nieuwsflashen op de Woonnet (het extranet voor de sociale huisvestingsmaatschappijen) en vmsw.be en je verzendt ze via het mailingplatform Mailchimp. Je helpt mee op studiedagen/congressen van de VMSW en bent een aanspreekpunt voor de deelnemers. Je dispatcht tijdig en correct de s verzonden naar Je publiceert dagelijks de persartikels over sociaal wonen in het persplatform Gopress. Je ondersteunt de voorzitter van de raad van bestuur. Je takenpakket bestaat uit onderstaande resultaatsgebieden: Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten pagina 3 van 12

4 INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN zichzelf en anderen in staat stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 12

5 Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen bijdragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Doorsturen van gegevens naar andere diensten Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) informatie vastleggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbonnen, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken bijdragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden pagina 5 van 12

6 Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum 27 oktober 2017 voldoe je aan de onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én werkt binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een functie waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. Je werkt minstens twee jaar in een functie waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 12

7 Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kan je terecht bij selectieverantwoordelijke Ellen Haak via of COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de courante Office toepassingen (Word, Excel, Outlook). Je werkt vlot met de communicatieprogramma s of databeheersystemen en hebt hier een grondige kennis van: Mailchimp Het CMS-systeem DotNetNuke Bibliotheeksoftware Colibris Persplatform Gopress Kennis van de organisatie: inzicht in de opdracht, structuur en werking van de VMSW is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Zelfontwikkeling: Je functioneren blijft verbeteren door te leren en mee te groeien met veranderingen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 7 van 12

8 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde; geslaagd zijn in de selectieprocedure; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn; je in dienstactiviteit bevinden ; burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing.. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 12

9 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 november 2017 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Bij tien of meer kandidaten na cv-screening zal er een voorselectie plaatsvinden op basis van de standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase beoorderel we: Motivatie Inzicht in de functie Voorbeeld1_verbet ersleutel_standaardv Affiniteit met de sector sociaal wonen Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de VMSW en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het totaal van de 3 criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijke punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 6 november 2017 (datum onder voorbehoud). pagina 9 van 12

10 6.3. SCHRIFTELIJKE CASE Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de VMSW en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel én wie behoort tot de 5 hoogst scorenden kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijke punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 30 november 2017 in de voormiddag (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: COMPUTERGESTUURDE PROEVEN, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN JURYGESPREK Het eindgesprek is met afgevaardigde(n) van de VMSW en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase vindt plaats in Brussel op 30 november 2017 in de namiddag (datum onder voorbehoud). Wie geschikt wordt bevonden opgenomen in een wervingsreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 12

11 6.5. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid? En werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties? Dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie het bewijsdocument toe: een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier: Bij voorkeur via naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer VMSW_2017_bev2. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur ten laatste op 27 oktober 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je terug bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas via kathy.tas@kb.vlaanderen.be of VRAGEN Als je een bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kan je terecht bij: Lieselot Laureyns Diensthoofd communicatie lieselot.laureyns@vmsw.be pagina 11 van 12

12 Als je een bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kan je terecht bij: Ellen Haak selectieverantwoordelijke Als je een bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat we deze procedure kunnen afronden tegen eind december (datum onder voorbehoud) Nadat je je resultaat kent, kan je feedback vragen. Je kunt hiervoor een sturen naar ellen.haak@kb.vlaanderen.be, je vermeldt het vacaturenummer VMSW_2017_bev2. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van medewerker communicatie bij de VMSW, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve geldt 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De VMSW kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker communicatie. De lijnmanager kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De VMSW kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 12