1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Wonen Vlaanderen zoekt 2 Dossierbehandelaars premies, tegemoetkomingen en subsidies wonen Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: hoofdassistent Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar sta je mee in voor het correct verwerken van de aanvragen voor premies, tegemoetkomingen, erkenningen, subsidies en maatregelen. Je zorgt er mee voor dat dossiers tijdig en klantvriendelijk afgewerkt kunnen worden. 2 FUNCTIECONTEXT Een goede en betaalbare woning voor iedereen in Vlaanderen. Daar gaan we voor bij Wonen- Vlaanderen. Bij ons werken ongeveer 300 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Dit doen we door premies of waarborgen te geven aan mensen die een woning, huren, renoveren of kopen. Wonen-Vlaanderen waakt ook over het recht op wonen door de minister te ondersteunen bij het uitdenken, opvolgen en evalueren van concrete instrumenten en maatregelen en het begeleiden van lokale besturen en woonorganisaties. Dit moet Vlaanderen in staat stellen om iedereen een aangepaste

2 woning te bieden van een goede kwaliteit en tegen een betaalbare prijs. Meer informatie over onze dienstverlening vind je ook op Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. Je komt terecht in de afdeling tegemoetkomingen, die instaan voor steunmaatregelen voor particulieren en woonactoren. Daarnaast staat de afdeling in voor de waarborgverlening aan kredietinstellingen, subsidieverlening aan sociale verhuurkantoren, huurdersbonden en woonwagenterreinen. Sociale huisvestingsmaatschappijen, gemeenten en OCMW s behoren eveneens tot de klanten van de afdeling. Een bijzondere opdracht van de afdeling betreft de erkenning van de woonactoren en de opvolging en controle van de erkenningsvoorwaarden. De afdeling staat in voor de terugvordering van ten onrechte genoten subsidies. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen de afdeling Tegemoetkomingen met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van beschikbare databanken zoals bijvoorbeeld het rijksregister, de inkomens- en eigendomsdatabank, RSZ en Dimona (via KSZ), de woningendatabank, het centrale register van kandidaathuurders of via bevraging van klanten, hetzij schriftelijk of telefonisch ; - Gegevens omtrent de aanvraag voor de tegemoetkoming verwerken en invoeren in de applicatie(s) of bestanden; - Een administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen (voor premies, tegemoetkomingen of subsidies); pagina 2 van 9 Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen

3 Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing voorbereiden (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering door het consulteren van databanken, onderzoeken van door de aanvrager toegeleverde attesten - Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren - Nazicht van facturen (renovatiepremie en verbeterings- en aanpassingspremie) om te komen tot een premieberekening (vb. renovatiepremie). - In geval van onduidelijkheid is er interactie met de aanvrager per telefoon, mail of brief om bijkomende duiding te verkrijgen - Berekenen van de subsidie op basis van de aangeleverde informatie (toekenning en afrekening) - Binnen de wettelijke termijn een voorstel van beslissing uitwerken dat (de leidinggevende) toelaat om een correcte beslissing te nemen over het dossier (premie, tegemoetkoming of subsidie) - Binnen de termijn de beslissing bezorgen aan de aanvrager - Beantwoorden van telefonische vragen van particulieren, actoren (gemeenten, OCMW s, SHM s, SVK s, VMSW, gemeenten, belanghebbenden, ) die inlichtingen vragen over het verloop van hun dossier (premie, tegemoetkoming of subsidie) - Bezoekers ontvangen, hen deskundig en klantvriendelijk te woord staan en hen desgevallend correct doorverwijzen - Klanten adviseren over de te volgen procedure. - De uiteindelijke beslissing bezorgen aan de aanvrager. - Meewerken aan de behandeling van administratieve klachten van particulieren bij de dossierbehandeling van premiedossiers. Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen pagina 3 van 9

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Administratie Uitvoeren van allerhande administratieve taken teneinde bij de dragen tot een efficiënte werking van de dienst. - Regelmatig consulteren van de beschikbare vademeca voor de verschillende premiestelsels, de tegemoetkomingen en subsidiestelsels - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan projecten (voorbeeld: testen van applicaties in ontwikkeling) - De vakkennis permanent ontwikkelen en actualiseren. - Kennis delen met de collega s zodat elk teamlid volwaardig en autonoom dossiers kan beheren. - Opmaken van een begeleidende brief bij het verzenden van brochures, documentatie, - Verzenden van documenten. - Voorbereiden en verzenden van faxen. - Nemen van kopies. - Ontvangen, sorteren en verdelen van de briefwisseling. - Klassement zorgvuldig bijhouden. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Wonen-Vlaanderen in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. Ofwel pagina 4 van 9 Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen

5 een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Wonen-Vlaanderen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. 2) Je beschikt op datum van op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie. Onder relevante beroepservaring wordt verstaan: ervaring met dossierbehandeling premies, tegemoetkomingen en subsidies wonen 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, inge.peeters@ascento.be, 03/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Vlot mondeling en schriftelijk communiceren Kennis van de organisatie (wie doet wat en wanneer zich kunnen situeren in het geheel) Kennis van digitaal archiveren en sharepoint Basiskennis van het beleidsveld en de reglementering(en) en de procedures van de stelsels van tegemoetkomingen en subsidies Vlot kunnen werken met de Officepakketten (Word, Outlook, Excel) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarnden en normen van de organisatie (niveau 1), Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1), Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en bent gericht op het voorkomen van fouten. (niveau 1), Initiatief: Je onderkent kansen en stelt uit eigen beweging acties voor of onderneemt acties (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en reageert er adequaat op (niveau 1), Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. (niveau 1). Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen pagina 5 van 9

6 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent D2 met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. FASE 1: CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 6 van 9 Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen

7 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 22 november FASE 2: PERSOONLIJKHEIDSTEST EN JURYGESPREK MET CASE In de week van 28 november 2018 (data onder voorbehoud) worden de kandidaten (die na de cvscreening werden weerhouden) uitgenodigd voor de afname van een persoonlijkheidstest om een beeld te krijgen van de persoonsgebonden competenties (dit kan online afgenomen worden). Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je motivatie en verwachtingen - Je inzicht in de functie - Je persoonsgebonden en technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Het jurygesprek met case wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke van Ascento en vindt plaats te Antwerpen in de week van 10/12/2018 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 november 2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters (inge.peeters@ascento.be) 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ivan Peeters Ivan.peeters@vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters inge.peeters@ascento.be tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 8 van 9 Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen

9 9 WERFRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder bij entiteit agentschap Wonen-Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbeheerder. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. 10 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar inge.peeters@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer. Selectiereglement_bevorderingsprocedure_D2_tegemoetkomingen pagina 9 van 9