1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (ahovoks) zoekt een Teamchef Personeel Statutair Niveau: C Rang: C3 Graad: Leidinggevend hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT De Afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs staat o.a. in voor het administratief beheer en de tijdige en correcte bezoldigingen van de personeelsleden uit de Centra voor Volwassenenonderwijs, de Centra voor Basiseducatie en de hogescholen. Als teamchef personeel Vwo stuur je, onder aansturing van de coördinator van de cel personeel, het team van dossierbehandelaars aan en ben je eindverantwoordelijke hierin. Je stuurt de dossierbehandelaars aan die instaan voor de dossiers van de personeelsleden van de Centra voor volwassenenonderwijs en de Centra voor Basiseducatie. Je staat in voor de dagelijkse planning van de werkzaamheden van de dossierbehandelaars en je superviseert de output van de verschillende processen binnen de loonadministratie. Je werkt nauw samen met de verschillende collega s binnen de cel om de processtromen te optimaliseren. Je werkt ook mee aan projecten die zich tot doel stellen om de dienstverlening naar de instellingen en de personeelsleden toe verder te verbeteren.

2 2 FUNCTIECONTEXT AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen. Het agentschap heeft tot taak: Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor: o het toekennen van studietoelagen; o het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen; o het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studieof kwalificatiebewijs; o het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs. In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden. De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden. Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid. De Afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs staat o.a. in voor het administratief beheer en de tijdige en correcte bezoldigingen van de personeelsleden uit de Centra voor Volwassenenonderwijs, de Centra voor Basiseducatie en de hogescholen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Vanuit de eigen kennis en deskundigheid deelnemen aan projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 11

3 Resultaat Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten - Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is ten behoeve van het eigen team of ruimer binnen de afdeling - Assisteren bij technische problemen - Inspringen in piektijden met betrekking tot beheren van dossiers - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen - Zelf instaan voor de uitvoering van complexe onderdelen van de regelgeving - Overleg plegen met de experten binnen de cel personeel voor de uitvoering van complexe dossiers - Overleg plegen met de experten binnen de cel personeel voor een eventuele herschikking van de takenpakketten. - Zelf een aantal dossiers beheren om voeling te houden met de verschillende werkinstrumenten en methodieken van het team - Stimuleren van aankomend leidinggevend talent - Het signaleren van vormingsbehoeften met het oog op het organiseren van infosessies voor de centra - - Probleemdossiers zelf afhandelen (als tweedelijn) in samenspraak met de dossierbehandelaar en de experten terzake. - Actief de onderwijsregelgeving opvolgen in functie van de impact op dossierbehandeling. - Actief de sociale wetgeving opvolgen in functie van de impact op dossierbehandeling. - Uitgebreid raadplegen en opvolgen van de interne procedures (Weetulex) op het vlak van dossierbehandeling en nieuwe onderwijsregelgeving. - Na overleg met de experten terzake een voorstel van beslissing voorleggen over een dossier aan de directe leidinggevende. - Na overleg met de experten terzake zelf een beslissing nemen over een dossier. pagina 3 van 11

4 Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Adviseren en bijstaan van de dossierbehandelaars - Adviseren en bijstaan van de coördinator - De informatie-uitwisseling stimuleren met de experten binnen de cel personeel - De coördinator regelmatig rapporteren over de werkzaamheden van het team - Bijwonen van werkgroepen en vergaderingen - Eventueel werkgroepen trekken en verslag uitbrengen bij de coördinator - Contacten met het werkveld onderhouden - Adviseren van personeelssecretariaten van de centra - Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klanten - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen in het EPD en de toepassing van de onderwijsregelgeving - Opvolgen van nieuwe ontwikkelingen en werkmethoden binnen het vakgebied - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten die betrekking hebben op het vakgebied - Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied - De eigen kennis en vaardigheden ten dienste stellen van het team, de cel personeel en de volledige afdeling - Voortrekker zijn bij de implementatie van nieuwe applicaties en opportuniteiten - Opmaken van een planning voor het team in functie van de prioriteiten van de afdeling - Opdrachten evenwichtig en tijdig verdelen tussen de dossierbehandelaars - Overleggen met de dossierbehandelaars aangaande planning en timing - Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen - Rapporteren over de voortgang en de resultaten aan de coördinator - Signaleren van knelpunten aan de coördinator - Herverdelen van het werk bij afwezigheden - Verbetervoorstellen doen in het kader van de dienstverlening naar de centra toe - Optimalisatie van de werking/beleid - Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten en dienstverlening pagina 4 van 11

5 Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures, normen met als doel voldoende input te geven voor het beleid. - Toezien op de correcte, tijdige en gelijkvormige toepassing van de regelgeving - Regelmatig controleren van de prestaties van het team, ook in functie van de timing - Bijsturen van de werkprocessen - Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten - Bewaken van gelijkvormige uitvoering van interne richtlijnen - Uitvoeren van gerichte, thematische en complexe controles - Periodieke opvolging van de activiteiten gekoppeld aan de indicatoren uit de Balanced Scorecard (BSC), in het bijzonder m.b.t. de uitvoering van de beheersovereenkomst Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit expertise -en rekening houdend met trendseen bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen met als doel voldoende input te geven voor het beleid. - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen in de toepassing van de onderwijsregelgeving en voorstellen formuleren tot verbeteringen hieraan. - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen in het EPD en voorstellen formuleren tot verbeteringen hieraan. - Het verzamelen van data met betrekking tot de dossierbehandeling om zodoende pijnpunten in de administratieve afhandeling van dossiers bloot te leggen en suggesties tot verbetering formuleren hiervoor. Organisatie- en samenwerkingsvorm Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Doeltreffend instructies geven aan de medewerkers van het team - Opvangen en inwerken van nieuwe dossierbehandelaars - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van dossierbehandelaars - Taken toewijzen rekening houdend met de competenties en de ontwikkelingsnoden van de medewerker - Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden - Opleidingsbehoefte van individuele dossierbehandelaars en/of het team detecteren - Oog hebben voor een positief werkklimaat binnen het team Organisatie- en samenwerkingsvorm - Een rol opnemen in projecten vanuit het eigen specialisme pagina 5 van 11

6 Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - Een actieve inbreng realiseren bij de verbetering van de processen die samenhangen met het specialisme - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Bewaken van technische normen en standaarden - Het inschatten van de impact van nieuwe projecten op de activiteiten van het team, de cel personeel en de volledige afdeling - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen AHOVOKS in alle graden van de rangen C2, Ofwel (op proef of vastbenoemd) binnen AHOVOKS in alle graden van de rangen C1 en je beschikt op de uiterste indienningsdatum (28/09/2018) over minstens 6 jaar beroepservaring met het aansturen van een team van dossierbeheerders en je hebt een eerste ervaring met de ICT toepassingen binnen de loonadministratie (EPD, V-EPD, ) of 6 jaar schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de toeganggevende graad en minstens 6 jaar beroepservaring met het aansturen van een team van dossierbeheerders en je hebt een eerste ervaring met de ICT toepassingen binnen de loonadministratie (EPD, V-EPD, ) ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen AHOVOKS én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van de rangen C2 ofwel Ofwel: een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen AHOVOKS én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van de rangen C1 en je beschikt op de uiterste indieningsdatum (28/09/2018) over minstens 6 jaar beroepservaring 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 11

7 2) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, 03/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Zeer grondige kennis van de personeelsregelgeving van de Centra voor volwassenenonderwijs en van de Centra voor basiseducatie Grondige kennis van de ICT-toepassingen binnen de loonadministratie (EPD, V-EPD, ) Grondige kennis van het salarissysteem en de relatie tussen het EPD en het salarissysteem Goed vertrouwd zijn met de wisselwerking tussen de federale instellingen van sociale zekerheid (RVA, FPD, ) en het Ministerie van Onderwijs en Vorming Inzicht hebben in de interne werking van de instellingen van het volwassenonderwijs Inzicht hebben in de organisatie van de sector volwassenenonderwijs en in de verschillende belangengroepen en vertegenwoordigingsstructuren Inzicht hebben in de structuur en de werking van de afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs en teamoverschrijdende processen binnen de afdeling ondersteunen. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1), Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1), Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1), Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1), Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1), Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2). pagina 7 van 11

8 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Leidinggevende hoofdmedewerker C3 met de bijbehorende salarisschaal C311. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. FASE 1: CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 8 van 11

9 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 1/10/ FASE 2: PERSOONLIJKHEIDSTEST EN JURYGESPREK MET CASE In de week van 8/10/2018 (data onder voorbehoud) worden de kandidaten (die na de cv-screening werden weerhouden) uitgenodigd voor de afname van een persoonlijkheidstest om een beeld te krijgen van de persoonsgebonden competenties (dit kan online afgenomen worden). Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je motivatie en verwachtingen - Je inzicht in de functie - Je persoonsgebonden en technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Het jurygesprek met case wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke van Ascento en vindt plaats te Brussel op 23/10/2018 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager pagina 9 van 11

10 daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28/9/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar personeel.ahovoks@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 28/9/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters, 03/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Evi Verduyckt, afdelingshoofd evi.verduyckt@ond.vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters inge.peeters@ascento.be Nawfal Echchoubbel nawfal.echchoubbel@ond.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1/11/2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar inge.peeters@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Teamchef personeel bij entiteit AHOVOKS, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Teamchef personeel. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11