1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap voor Onderwijsdiensten legt een werfreserve aan voor Groepschef afdelingen personeel niveau C Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je reeds 6 jaar werkzaam binnen de materie onderwijsreglementering personeel? Wil je graag jouw leidinggevende capaciteiten inzetten en verder ontwikkelen? Dan is deze vacature misschien iets voor jou! Het Agentschap voor Onderwijsdiensten legt een werfreserve aan voor de functie van groepschef afdelingen personeel niveau C. Als groepschef leid je een team van dossierbeheerders onderwijspersoneel. Je verdeelt de werkzaamheden binnen het team en controleert op kwaliteit. Je staat in voor de coaching en evaluatie van de dossierbeheerders. Je zorgt dat jouw team de gewenste resultaten behaalt, rekeninghoudende met hun sterktes en zwaktes. Bij vragen over complexe dossiers komen de medewerkers bij jou ten rade. Je behandelt ook zelf dossiers binnen een beperkte sector. Als groepschef kan je eveneens deel uitmaken van een projectteam. Binnen deze projecten help je meedenken over de optimalisatie van de dienstverlening. Interesse? Lees meer over het takenpakket, het functieprofiel en de selectieprocedure in onderstaand selectiereglement.

2 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi): is verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderwijsbeleid van het basis- en secundair onderwijs, de centra voor deeltijdse vorming, het deeltijds kunstonderwijs, de centra voor leerlingenbegeleiding, de inspectie en de pedagogische begeleiding treedt op als gesprekspartner van het beleid bij de totstandkoming en de toepassing van de regelgeving betaalt de werkingsmiddelen aan de scholen uit betaalt het salaris van de onderwijspersoneelsleden uit is het aanspreekpunt voor ouders en leerlingen als ze vragen hebben over hun rechten en plichten in het onderwijs wil een kennis- en informatiecentrum zijn, een essentiële schakel tussen het beleid en de scholen, leerkrachten, leerlingen en ouders De werfreserve wordt aangelegd voor de afdelingen personeel binnen AGODI. De afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB en de afdeling Personeel Secundair Onderwijs en DKO zorgen voor de dienstverlening aan de personeelsleden van de scholen, instellingen en centra. De werkstations horen hier thuis. Zij staan in voor de administratieve afhandeling van de dossiers van het onderwijspersoneel, voor de berekening van het salaris en voor tal van andere taken. De afdelingen werken voor scholen en personeelsleden, ze werken mee aan de realisatie van het beleid en de beleidsevaluatie, in samenspraak met het departement en de andere agentschappen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden met als doel een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat 1. Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren met als doel deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. 2. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. 3. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan Voorbeelden van activiteiten - Opmaken van een planning voor het team in functie van de prioriteiten van de afdeling - Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers - Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing - Opvolgen van werkuren, afwezigheden, verloven, - Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen - Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten - Herverdeling van het werk bij afwezigheden - Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers - Organiseren van on-the-job training - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers - Taken toewijzen rekening houdend met competenties en ontwikkelingsnoden van medewerkers - Openstaan voor (individuele) problemen van medewerkers en bemiddelen bij conflicten tussen medewerkers - Doeltreffend instructies geven aan de medewerkers van het team - Oog hebben voor een positief werkklimaat - Controleren van de kwaliteit van de geleverde dienstverlening - Toezien op de correcte en gelijkvormige toepassing van de reglementering en richtlijnen pagina 3 van 11

4 de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. 4. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden met als doel alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. 5. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen met als doel de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. 6. Projectdeelname Vanuit de eigen kennis en deskundigheid deelnemen aan projecten teneinde bij te dragen - Regelmatig controleren van de prestaties van de medewerkers en van het team, ook in functie van de timing en zo nodig bijsturen - Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten - Bewaken van gelikvormige uitvoering van richtlijnen - Periodieke opvolging van de activiteiten gekoppeld aan de indicatoren uit de Balanced Scorecard, inzonderheid m.b.t. de uitvoering van het ondernemingsplan - Nakijken van maandelijkse en ad hoc controlelijsten (op papier en via workflow) - Verwerken en opvolgen van de briefwisseling op papier en elektronisch - Informatie verstrekken aan interne en externe klanten - Adviseren en bijstaan van medewerkers, collega s-leidinggevenden en de hiërarchische meerderen - Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies, - Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers - Contacten met het werkveld onderhouden - Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant - Samenwerking organiseren met andere teams van de afdeling en met de andere afdelingen - Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en erop toezien dat actie ondernomen wordt - Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspilling te voorkomen - Een rol opnemen in projecten vanuit het eigen specialisme - Een actieve inbreng realiseren bij de verbetering van processen die samenhangen met het specialisme pagina 4 van 11

5 aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen 7. Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten met als doel het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. - Leveren van vakinhoudelijke input voor projecten - Bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden - Het inschatten van de impact van nieuwe projecten op de activiteiten van de afdeling en de teams - Meewerken aan of zelf opnemen van taken waarbij bijzondere kennis vereist is - Assisteren bij technische problemen - Inspringen in piektijden m.b.t. het beheren van de dossiers - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken opnemen - Zelf dossiers opnemen om voeling te houden met de verschillende werkinstrumenten en methodieken gebruikt binnen het team pagina 5 van 11

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Onderwijsdiensten in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap voor Onderwijsdiensten én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. 2) Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring of schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de toeganggevende graad. 3) Je beschikt op de uiterste inschrijvingsdatum over minstens 6 jaar beroepservaring met betrekking tot de onderwijsreglementering personeel. 4) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sidji Serryn, sidji.serryn@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis van de onderwijsreglementering personeel en procedures, regelgeving en systemen vereist om deze te kunnen toepassen Goede noties van de werking van nevendiensten (RSZ, FPD, ) Inzicht in de werking en organisatie van scholen, scholengemeenschappen, en schoolbesturen Inzicht in de structuur van de organisatie Gevorderde kennis van informaticatoepassingen : 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 6 van 11

7 o o o Goede praktische kennis van de specifieke onderwijsapplicaties : RaB, BETA, agendasysteem, VEPD, Goede kennis van het EPD Sterke technische kennis over het VSS en de relatie tussen EPD en salarissysteem Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 1) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 5 juli 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST MET INHOUDELIJK- EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW EN CASE Het eindgesprek gebeurt met meerdere afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. De case wordt op de dag van het jurygesprek gemaakt. pagina 8 van 11

9 Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de eerste helft van september 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen de wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 29 juni Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel pagina 9 van 11

10 Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 29 juni 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Of met : Katrien De Becker Afdelingshoofd Katrien.debecker@ond.vlaanderen.be Patricia Van Reet Afdelingshoofd patricia.vanreet@ond.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sidji, Serryn selectieverantwoordelijke sidji.serryn@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van groepschef afdelingen personeel niveau C bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als groepschef afdelingen personeel niveau C. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11