1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een directeur administratie Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Hasselt Vacaturenummer: AWV00159 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als directeur administratie ondersteun je de afdeling met betrekking tot het coördineren van de werking van de administratieve secties binnen de afdeling. Je coördineert de werking van de administratieve secties binnen de afdeling, met name de teams Contracten (in kader van overheidsopdrachten), Financieel Management, ICT, Personeel en Logistiek, Kwaliteit en Secretariaat om een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zo bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het Agentschap Wegen en Verkeer. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. De functie van Directeur Administratie situeert zich binnen van de afdeling Wegen en Verkeer Limburg van het Agentschap Wegen en Verkeer. Deze afdeling is één van de vijf territoriale afdelingen binnen dit agentschap en is verantwoordelijk voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de gewestwegen en autosnelwegen in de provincie Limburg.

2 Binnen de afdeling zijn er vier territoriale districten en daarnaast ook een aantal functionele, gespecialiseerde teams die een ondersteunende taak hebben. Je geeft in eerste lijn rechtreeks leiding aan een 5-tal personen. Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? afdelingshoofd directeur investeringen, directeur beheer en exploitatie, directiesecretariaat, communicatieverantwoordelijke, kwaliteitsverantwoordelijke De teamverantwoordelijken van het team contracten, financieel Management, ICT, Personeel en Logistiek 15 waarvan minimum 5 als 1 ste evaluator 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers van de administratieve secties en input geven naar het beleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren om bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het Agentschap Wegen en Verkeer. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de afdeling naar concrete operationele doelstellingen inzake administratie en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking inzake administratie. Het beleid van de afdeling vertalen naar doelstellingen in het bijzonder het administratieve aspect en onderlinge administratieve samenwerking. Meehelpen aan het realiseren van de agentschapsdoelstellingen binnen het functiedomein. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden i.v.m. administratie en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering volgens de kwaliteitsnormen van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de administratieve secties. Coördineren van administratieve secties. Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen. Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten. Organiseren van werkoverleg. pagina 2 van 9

3 Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van de medewerkers van de sectie administratie teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren met de eigen medewerkers, de teamverantwoordelijken betrokken bij administratie. Begeleiden en coachen van medewerkers. De goede werksfeer bewaken binnen de teams. Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Samen met het afdelingshoofd de doelstellingen inzake administratie evalueren en analyseren. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen. Bewaken van een uniforme uitvoering. Opzetten en uitbouwen van controlesystemen. Waken over de toepassing van de vastgelegde procedures. Bewaken van klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen. Mede uitbouwen van de afdeling tot een klantgerichte dienst, zowel extern als intern. Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties. Introduceren van nieuwe, efficiënte systemen voor dossieropvolging. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Het afdelingshoofd adviseren bij het formuleren van korte en lange termijndoelstellingen teneinde een efficiënt beleid toe te laten. Fungeren als vertrouwelijk klankbord voor het afdelingshoofd teneinde het afdelingshoofd toe te laten de kwaliteit van zijn initiatieven te toetsen. Autonoom de nodige voorstellen voorbereiden. Nieuwe initiatieven aanbrengen en de realisatie ervan plannen en opvolgen. Toevertrouwde afdelingsoverschrijdende projecten leiden, coördineren, beheren, opvolgen en bijsturen teneinde de nodige integratie te garanderen en de projectresultaten te laten renderen voor de hele afdeling. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context : binnen de verkregen budgetten. Een raming opmaken van de personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen. Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-batenanalyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten,. Beheren van de beschikbare budgetten. Argumenteren van voorstellen. pagina 3 van 9

4 Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de teams. Instaan voor een optimale vertegenwoordiging inzake administratie in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus. Actief deelnemen aan relevante stuurgroepen, commissies en werkgroepen. Documentatie opbouwen en actief deelnemen aan opleidings- en studiedagen teneinde de kennis over wetgeving, reglementering, beleidsideeën, uit te breiden en te verspreiden. Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers. Uitbouwen van een professioneel netwerk. Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten. Zorgen voor uniformiteit via contacten met o.m. de andere territoriale afdelingen. Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers/vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Bijdragen tot en waken over de administratieve afhandeling van dossiers m.b.t. investerings- en onderhoudswerken Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers. Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig). Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen. Leveren van inhoudelijke bijdragen aan projecten. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in alle graden van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal van de rang A1. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante inhoudelijke beroepservaring. Voor de berekening van de relevante inhoudelijke beroepservaring wordt volgende vereist: o 6 jaar ervaring in een administratief-technische omgeving (bijvoorbeeld: opmaak beleidsnota s, bestekken, ) waarvan minimum 2 jaar ervaring in het leidinggeven. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Michiel Smekens, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis van wet- en regelgeving: wetgeving op de overheidsopdrachten Kennis van de structuur en werking van AWV Informaticakennis: courante informaticatoepassingen (MS-Office, Internet, Google, ) Strekt tot aanbeveling : opleidingen i.v.m. management-taken en/of procesbeheer Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag (niveau 2) Visie: Je plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: pagina 5 van 9

6 Voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde Je in dienstactiviteit bevinden Ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in alle graden van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal van de rang A1. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante inhoudelijke beroepservaring. Voor de berekening van de relevante inhoudelijke beroepservaring wordt volgende vereist: o 6 jaar ervaring in een administratief-technische omgeving (bijvoorbeeld: opmaak beleidsnota s, bestekken, ) waarvan minimum 2 jaar ervaring in het leidinggeven. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 29 mei VERKENNEND GESPREK Als er meer dan 8 kandidaten toegelaten worden na de cv-screening, wordt een verkennend gesprek georganiseerd. pagina 6 van 9

7 Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie de score geschikt krijgt en behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. Kandidaten die geschikt bevonden werden na het verkennend gesprek, en die bij de 8 best scorende kandidaten horen, dienen voorafgaand aan de eindselectie een managementvisie in. Indien er geen verkennende gesprekken zijn, zal u tijdig gevraagd worden uw managementvisie voor te bereiden. De selectiefase vindt plaats te Hasselt op 16 juni 2017 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT CENTER De kandidaten die slaagden voor het verkennend gesprek en tot de 8 beste kandidaten behoren, worden uitgenodigd om deel te nemen aan een assessment center bij een extern kantoor. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Persoonsgebonden competenties (m.u.v. Plannen en Organiseren en Samenwerken) Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de periode juli/augustus 2017 (onder voorbehoud) EINDSELECTIE EN MANAGEMENTVISIE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan dit gesprek zal aan de kandidaten gevraagd worden een managementvisie op te maken. De kandidaat krijgt hiertoe tijdig de nodige instructies toegestuurd. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Toelichting managementvisie Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen (indien nog niet eerder bevraagd) Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties (Plannen en Organiseren, Samenwerken) Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie (indien nog niet eerder bevraagd) Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Hasselt op 5 september (datum onder voorbehoud). pagina 7 van 9

8 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 mei 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum) Opgelet: de elektronische sollicitatie is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft. Het sollicitatieformulier en de noodzakelijke informatie over de gevraagde managementvisie kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Michiel Smekens, Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Gijs Moors Afdelingshoofd Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Michiel Smekens selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen september Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar michiel.smekens@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer AWV pagina 9 van 9