1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een HR-Generalist Statutair Niveau: B Rang: Senior hoofddeskundige Graad: B3 Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je ervaring met procedures, regelgeving en systemen van het Departement Kanselarij en Bestuur? Ben je vertrouwd met het HR-beleid en de HR-organisatie van de Vlaamse overheid? Dan ben jij misschien de HR generalist waar wij naar op zoek zijn! Als HR generalist bij het Departement Kanselarij en Bestuur zal je een schakel zijn tussen operationele aspecten en meer beleidsmatige zaken en bewaar je het helikopteroverzicht binnen de organisatie. Op die manier draag je actief bij aan de ontwikkeling en de realisatie van een HR visie binnen het Departement Kanselarij en Bestuur, in overleg en in samenwerking met jouw lijnmanagement. Je zal ook mee de ontwikkeling begeleiden van het departement als zelfsturende netwerkorganisatie.. Je verzorgt de afstemming met het Agentschap Overheidspersoneel. Je bent ook een aanspreekpunt over allerhande HRzaken (loopbaanmogelijkheden, vervangingen, afwezigheden, budgetbeheer). Je werkt hiervoor nauw samen met je collega s in het P&O team. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Kanselarij en Bestuur treedt op als een center of government. Het departement:

2 biedt directe ondersteuning aan de minister-president en de Vlaamse Regering als ploeg voor de werking van de regering en voor regeringsbrede aangelegenheden garandeert de kwaliteit, coherentie en rechtszekerheid van de Vlaamse regelgeving heeft een uitgesproken verbindende rol binnen de Vlaamse overheid zelf, maar ook als belangrijke partner in netwerkorganisatie met burgers, verenigingen, bedrijven, kennisinstellingen, andere overheden en de financiële wereld om samen het beleid voor te breiden, uit te voeren en te evalueren staat in voor strategische planning op basis van een langetermijnvisie op de samenleving die geldt als ankerpunt en toetssteen voor het beleid over de beleidsdomeinen heen (i.s.m. Statistiek Vlaanderen) monitort ontwikkelingen in de samenleving, de internationale context en de beleidsuitvoering op basis van gekwantificeerde, gedragen en internationaal vergelijkbare langetermijndoelstellingen (i.s.m. Statistiek Vlaanderen) biedt structurele beleidsondersteuning en programmawerking met het oog op doordachte, duurzame en gedragen oplossingen voor regeringsbrede maatschappelijke uitdagingen staat in voor de coördinatie en ondersteuning bij specifieke horizontale prioriteiten, zoals het kerntakenplan, hervorming van het adviesstelsel en Vlaams bestuursrecht, de uitbouw van een Vlaams inspectie- en handhavingsbeleid, de centrale coördinatie van de managementgroep, de ondersteuning van de minister-president inzake de samenwerking met andere deelstaatregeringen heeft controle over de risicobeheersing via preventie, crisismanagement, bedrijfscontinuïteit en rampenbeheersing stimuleert en ondersteunt communicatie van de Vlaamse overheid vanuit een open houding, op maat van en in dialoog met alle doelgroepen. neemt het voorzitterschap waar van het Voorzitterscollege. Als Center of Government ondersteunen we de minister-president van de Vlaamse regering en willen we een verbindende rol opnemen zowel binnen de Vlaamse overheid als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en individuele burgers. We zijn een lerende, zelfsturende netwerkorganisatie die alert reageert op ontwikkelingen in de samenleving, ruimte biedt voor creativiteit en vernieuwing en snel en slim inspeelt op nieuwe opdrachten en opportuniteiten. De medewerkers hebben de gedeelde verantwoordelijkheid om de vooropgestelde doelstellingen te behalen. Vertrouwen, wendbaarheid en een open, verbindende communicatie zijn de basis voor samenwerking in DKB. De medewerkers dragen de waarden van de Vlaamse overheid uit in hun werk en in het contact met collega s en partners. Als medewerker bij DKB: - werk je zelfstandig en neem je initiatief; - neem je gedeeld leiderschap op in een zelfsturend team; - ben je leergierig en breed inzetbaar en sta je ervoor open om aan nieuwe projecten mee te werken; - werk je graag en goed samen met actoren van binnen en buiten de Vlaamse overheid. pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE In overleg en samenwerking met het lijnmanagement, de collega s van het P&O-team, de teams en personeelsleden van het departement interne klanten bijstaan zodat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren, door: de ontwikkeling van een HR-visie op maat van het Departement Kanselarij en Bestuur als center of government en als zelfsturende netwerkorganisatie; het uitbouwen van HR-dienstverlening afgestemd op de HR-visie van het departement.. Zo draag je er toe bij dat het departement zijn doelstellingen kan bereiken en de medewerkers hun potentieel kunnen verwezenlijken.. Je streeft naar een zo optimaal mogelijke afstemming tussen de principes van een zelfsturende netwerkorganisatie en het HR-beleid en het HR-netwerkmodel van de Vlaamse overheid 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement en de P&O- collega s. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de HR-dienstverlening domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement en de P&O- collega s Voorbeelden van activiteiten Luisteren naar en bespreken van behoeften en opportuniteiten inzake HR met het lijnmanagement en met de P&O-collega s Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analyses Analyseren van ad hoc vragen en problemen Verzamelen en analyseren van informatie Samen met de HR-collega s evalueren van de werking en de centrale dienstverlening Helpen verzekeren van de continue werking van de organisatie Opstellen van actieplannen en definiëren van werkmethodes Uitvoeren van administratie die bij de dienstverlening hoort Ondersteunen van teams bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, pagina 3 van 10

4 Voorstellen doen en zorgen voor gedragenheid en besluitvorming Maken van afspraken met de centrale dienstverleners over hun dienstverlening Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit HR teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken van HR-instrumenten en hulpmiddelen Opzetten van of meewerken aan projecten rond ontwikkeling van HR-instrumenten Actief verwijzen van medewerkers naar (centrale) dienstverleners Fungeren als aanspreekpunt Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Adviseren van management en P&O collega s Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief signaleren van knelpunten en naar voorschuiven van oplossingen en alternatieven Toezien op de naleving van afspraken en kwaliteitsnormen van de eigen dienstverlening en de centrale dienstverlening Verzamelen en verwerken van gegevens en opmaken van overzichten en verslagen Leveren van input voor management rapportering Bewaken van de kwaliteit van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering, vereenvoudiging en efficiëntiewinst Afstemmen van processen met andere processen binnen de organisatie Proactief kenbaar maken van de (eigen en centrale) dienstverlening aan de medewerkers pagina 4 van 10

5 Communiceren over de HR-dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Bewaken van de goede communicatie en contacten tussen het eigen personeel en lijnmanagement en de centrale dienstverleners Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Vragen van feedback aan klanten Participeren aan netwerkbijeenkomsten Delen van kennis en ervaring met P&Ocollega s Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten en werkgroepen Zelf leiden van projecten Deelnemen aan werkgroepen binnen het HRnetwerk Op de hoogte blijven van de beleidsontwikkelingen m.b.t. HR in de Vlaamse overheid Samen met het lijnmanagement en de P&O collega s een HR-beleid binnen DKB ontwikkelen Actief deelnemen aan HR-netwerken Opbouwen en onderhouden van netwerken, zowel binnen de entiteit als in het HR-netwerk van de Vlaamse overheid Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen m.b.t. personeel en organisatie Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten m.b.t. het vakgebied Delen van eigen HR-kennis met collega s pagina 5 van 10

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur in alle graden van de rangen B2 en B1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van de rangen B2 en B1. 2) Ben je werkzaam in B2: Je beschikt op datum van indiensttreding over 8 jaar relevante beroepservaring in een organisatieondersteunende functie, waarvan minstens 2 jaar in een HR functie. Ofwel Ben je werkzaam in B1: Je beschikt op datum van indiensttreding over 12 jaar relevante beroepservaring in een organisatieondersteunende functie, waarvan minstens 2 jaar in een HR functie. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van de werking en organisatie van het Departement Kanselarij en Bestuur Je hebt kennis van de procedures, regelgeving en systemen van het werkdomein Je hebt een kennis van het HR-beleid en de HR-organisatie van de Vlaamse overheid 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 6 van 10

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 10

8 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van senior hoofddeskundige (rang B3) met de bijbehorende salarisschaal B311. Je eerste vier maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 december 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case vindt plaats op de dag van het jurygesprek. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie pagina 8 van 10

9 Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 7 januari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 december Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 4 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). pagina 9 van 10

10 Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Annemie Morren Annemie.morren@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke Els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10