1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek zoekt een HR specialist Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: hoofddeskundige Met standplaats: Merelbeke Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Deze functie richt zich op het een breed scala van HR gerelateerde opdrachten, gaande van loonadministratie tot het opvolgen van tijdsregistratie, van onthaal van nieuwe medewerkers tot ondersteuning bij personeelsadministratie. Heb je jarenlange ervaring met het werken op een personeelsdienst en wil je een volgende stap zetten in je loopbaan? Dan is deze functie misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid, binnen het beleidsdomein Landbouw en Visserij.

2 Het ILVO is een multidisciplinaire onderzoeksinstelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw en visserij. Het bestaat uit 4 afdelingen die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en een proeffabriek voor voedings-gerelateerd onderzoek. Het ILVO, met een totaal van circa 600 personeelsleden, schakelt ongeveer 265 onderzoekers in. Ongeveer 35% van onze personeelsleden werkt voor de Vlaamse overheid; het overige personeel is tewerkgesteld bij het Eigen Vermogen van ILVO op basis van project- en contractonderzoek. Aan het hoofd van het ILVO staat een administrateur-generaal. Deze functie situeert zich binnen de cel personeel bij de Centrale diensten, met als standplaats Merelbeke. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je bereidt diverse vakinhoudelijke taken voor, inherent aan de eigen HR specialisatie en voert deze uit teneinde aan de bevoegde personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding Je bereidt de eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, plant deze en staat in voor de praktische organisatie teneinde ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Je vraagt de nodige gegevens en documenten op voor de opmaak van een arbeidsovereenkomst en het samenstellen van een personeelsdossier - Je bereidt de verwerking van de lonen voor pagina 2 van 10

3 - Je doet voorbereidend werk voor de boekhouding: uitsplitsing van de factuur van de maaltijdcheques en de hospitalisatie verzekering. Maandelijks aanleveren van rapporten met uitgesplitste lonen. - Je rapporteert per kwartaal over de brutolonen voor de verzekering arbeidsongevallen Uitvoering (gespecialiseerd uitvoerend) Je voert diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uit teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. - Je importeert de loongegevens in Connect (inclusief verlofdagen) - Je voert berekeningen uit van vakantiegeld en eindejaarstoelage - Je voert tijdsregistratiegegevens in in Kelio - Je voert personeelsgegevens in in het personeelsbestand - Je stelt een personeelsdossier samen - Je maakt de nodige bestanden voor toelevering van de maaltijdcheques - Je maakt documenten op bij in- en uitdiensttreding - Je zorgt voor de RSZ-vermindering wetenschappelijk personeel - Je staat in voor de berekening van het jaarlijks verlof voor personeel Vlaamse Overheid Verslag uitbrengen Je brengt verslag uit over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Je verschaft in een open klimaat alle nuttige en nodige informatie i.v.m. je eigen werkzaamheden aan je collega s en diensthoofd - Je rapporteert tijdens teamvergaderingen over die aspecten van je werkzaamheden die nuttig kunnen zijn voor heel het team pagina 3 van 10

4 Beheer van materiaal en/of gegevens Je inventariseert, verzamelt en onderhoudt het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. - Je controleert de aangeleverde personeelsgegevens met de erbij horende documenten op juistheid en volledigheid - Je controleert de loonberekening van het sociaal secretariaat en doet de nodige correcties - Je controleert de ingevoerde personeelsgegevens in het personeelsbestand Informeren Je informeert over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. - Je beantwoordt vragen i.v.m. personeelszaken in het algemeen en over loonberekening en tijdsregistratie in het bijzonder. - Je bespreekt meer complexe problemen i.v.m. loonberekening met je collega - Je overlegt met de collega's aangaande planning en timing van de behandeling van personeelsdossiers - Je onderhoudt contacten met het sociaal secretariaat - Je staat in voor het onthaal van nieuwe personeelsleden Kennis m.b.t. het vakgebied Je houdt je kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied actief bij en wisselt deze uit teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Je neemt deel aan opleidingen om je kennis op peil te houden en uit te breiden - Je neemt actief deel aan teamvergaderingen pagina 4 van 10

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het ILVO in de graad van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de het ILVO én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur. 2) Je beschikt op datum van 31 augustus 2018 over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot HR gerelateerde opdrachten binnen een personeelsdienst. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van: o P&O - Connect o P&O - Loonadministratie o P&O - Tijdsregistratie / Kelio o P&O - Personeelsadministratie o P&O - Sociale wetgeving o P&O - Vlaams personeelsstatuut o P&O - Vlimpers Je kan vlot gebruik maken van Acces en Excel 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 Je hebt kennis van de werking en organisatie ILVO Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 10

7 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 augustus 2018 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste meting van je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is adviserend. De voorselectie vindt plaats in de week van 20 augustus 2018 (datum onder voorbehoud). pagina 7 van 10

8 6.3. EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE MET COMPETENTIEGERICHT JURYGESPREK Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case wordt ongeveer 2 weken op voorhand toegestuurd via . Tijdens het jurygesprek krijg je de kans om de case toe te lichten. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Merelbeke in de week van 3 september 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10

9 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 augustus Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 10 augustus 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Gerard Meganck Personeelsverantwoordelijke ILVO gerard.meganck@ilvo.vlaanderen.be tel: Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be tel: Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 9 van 10

10 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen oktober Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer pagina 10 van 10