1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een Operationeel beheerder Vlaanderen connect Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als operationeel beheerder begeleid je personeelszaken, aanwervingen, facturatie, arbeidsovereenkomsten en nog veel meer. Je maakt personeelsdossiers op en je bent nauw betrokken bij het operationele gedeelte van de boekhouding. Daarnaast beschik je over een goede kennis van personeelsregelgeving binnen het bediendestatuut, boekhoudkunde en heb je wel al eens gehoord van E-invoicing processen. Je komt terecht in een snel evoluerende organisatie met een sterk stijgend aantal leden. Ben je minstens drie jaar tewerkgesteld binnen de Vlaamse overheid in niveau B of C en heb je minstens drie jaar boekhoudkundige ervaring in een personeelsdienst? Hou je van het beantwoorden van personeelsvragen en schrik je er niet voor terug om strategisch mee na te denken? Dan is deze vacature misschien iets voor jou. Lees meer over het vereiste profiel, de functie en het takenpakket in het selectiereglement. 2 FUNCTIECONTEXT Vlaanderen connect. is een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap (EVA), onder de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk. Vlaanderen.connect is toegewezen aan het

2 beleidsdomein Kanselarij en Bestuur en valt onder de bevoegdheid van de Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en armoedebestrijding. Vlaanderen connect. werft strategische ICT-brugfuncties aan voor uw entiteit van de Vlaamse overheid, lokaal of provinciaal bestuur. De vereniging is een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap (EVA), onder de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk. Vlaanderen connect. is toegewezen aan het beleidsdomein Bestuur en Kanselarij. 2.1 MISSIE Vlaanderen connect. wil strategische ICT-brugfuncties ter beschikking stellen van haar leden: Dit sluit aan bij de resolute keuze van de Vlaamse overheid om bij het werven van ICT-personeel te opteren voor het versterken van de vraagzijde. De Vlaamse overheid kan op deze manier zelf inspelen op de laatste ontwikkelingen en trends, evenals voldoende onafhankelijkheid behouden ten aanzien van externe partners. Ook kan ze ICT-partners professioneel aansturen om een kwaliteitsvolle ICT-werking te garanderen. ICT-profielen die voor een langere periode in een entiteit werken, kennen de organisatie beter. Zij kunnen voor hun entiteiten beter de ICT-behoeften verwoorden en daardoor betere voorstellen krijgen van de markt. Deze manier van aanwerven is goedkoper dan voor elk project een consultancyopdracht uit te schrijven, zoals dat nu vaak het geval is. Door het inzetten van ICT als strategisch instrument in handen van capabele strategische ICTbrugfuncties kan de Vlaamse overheid een betere dienstverlening realiseren en haar doelstellingen met betrekking tot efficiëntie en effectiviteit waarmaken. Met haar aanbod ondersteunt Vlaanderen connect. haar leden bij het realiseren van het ICT-beleid en bij het afstemmen van het ICT-beleid op de noden en doelstellingen van de overheid. Vlaanderen connect. richt zich dan ook specifiek op ICT-expertise die cruciaal is om een brug te slaan tussen bedrijfsvoering en ICT. De steeds meer geïnformatiseerde huidige maatschappij vraagt een integrale benadering bij het aanbieden van ICT-oplossingen. Daarom is ervarings- en kennisuitwisseling tussen de leden en samenwerking tussen overheden op vlak van ICT cruciaal. Vlaanderen connect. wil deze uitwisseling en samenwerking mogelijk maken en stimuleren. 2.2 DOELSTELLINGEN VLAANDEREN CONNECT. de interne ICT-expertise duurzaam versterken op strategisch-tactisch niveau; de kostenefficiëntie van het stategische ICT-beleid verhogen, door de strategische ICT-brugfuncties goedkoper en aan een marktconforme loonkost aan te bieden; bijdragen tot beter geïntegreerde en efficiëntere ICT-oplossingen door het stimuleren van ervarings- en kennisuitwisseling tussen de leden; samenwerking mogelijk maken met gelijkaardige verenigingen van andere overheden; aanwenden van het solidair kostendelend principe tussen de leden van de vereniging. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Verzamelen van de nodige gegevens om de nodige wettelijke documenten m.b.t. personeelsadministratie op te maken - Verzamelen van de nodige gegevens om de loonadministratie - Verzamelen van de nodige gegevens voor de opstart van nieuwe selectieprocedures - Opmaak van de nodige documenten voor de personeelsadministratie - Maandelijkse loonadministratie uitvoeren - Beantwoorden van de ad hoc vragen van medewerkers betreffende loon en personeelsadministratie - Beantwoorden van de ad hoc vragen van leden betreffende ter beschikkingstelling van medewerkers - Opmaak en online posten nieuwe vacatureberichten - Informeren en opvolgen van de externe selectiepartners m.b.t. openstaande vacatures - Beheren van de instroom van kandidaten voor de vacatures - Controleren, laten goedkeuren en doorzenden van leveranciers facturen naar boekhouder Adviesverlening - Informeren van medewerkers en leden over de werking van het online personeelsadministratiesysteem

4 Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Informeren van medewerkers en leden over de werking van het performance management systeem - Informeren van medewerkers en leden over de werking van de verschillende policies: mobiliteitspolicy, onkostenvergoedingen, verlofregelingen, Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Maandelijkse rapportering van de loonverwerking in functie van kwaliteitscontrole - Rapportering van de frequent voorkomende problemen of obstakels bij het beheer en/of uitvoeren van de verschillende administraties in het kader van procesverbetering - Rapportering van de voortgang van de selectieprocedures voor de openstaande vacatures - Beheer van alle gegevens m.b.t. personeelsadministratie - Beheer van alle gegevens m.b.t. ledenadministratie - Beheer van alle gegevens m.bt. leveranciersadministratie - Beheer van alle gegevens m.b.t. de selectieprocedures Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Kennis opbouwen en verbeteren m.b.t. personeels- en ledenadministratie - Kennis opbouwen en verbeteren m.b.t. leveranciersadministratie - Kennis opbouwen en verbeteren m.b.t. werving- en selectieprocedures - Uitbouwen kennis m.b.t. loonadministratie - Uitbouwen kennis m.b.t. opzetten en beheren wervingsen selectieprocedures Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Context: m.b.t. het eigen functionele domein. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau B of C; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C is gekoppeld. Je bent gedurende minstens drie jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C gekoppeld is. Je hebt drie jaar ervaring in een personeelsdienst, waarvan minstens één jaar met boekhoudkundige ervaring. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eva De Troyer, eva.detroyer@kb.vlaanderen.be en 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt ervaring met personeelsbeheer en vzw statuten; Je hebt een goede basiskennis van E -invoicingprocessen en debiteurenadministratie; Je hebt een goede basiskennis personeelsregelgeving binnen bediendestatuut (zoals uitdiensttreding, loopbaanonderbreking). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

7 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 3 mei FASE 1: voorselectie op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing motivatie; Eerste toetsing technische competenties; Relevante werkervaring. Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar

8 kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 3 mei 2015 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT CENTER MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een gesprek, persoonlijkheidsvragenlijst, computergestuurd oefeningen, volgende punten beoordeeld: Persoonsgebonden competenties Deze selectiefase wordt gevoerd door consultants van selectiekantoor Search & Selection. Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats in de kantoren van Search & Selection tussen 7 mei en 1 juni 2018 (data onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 21 juni 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

9 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 20 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

10 Stephane Coppens Beleidsverantwoordelijke tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eva De Troyer selectieverantwoordelijke tel 0492/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin juli Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar eva.detroyer@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10