1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een senior adviseur HR en organisatie Statutair Niveau: A Rang: A2E Graad: Senior Adviseur Met standplaats: Oostende Vacaturenummer: MDK00057 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Interne en externe klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Functionele domeinen zijn: ICT, HRM, juridische zaken, financiën en begroting, logistiek, kwaliteit, communicatie, documentatie, emancipatiezaken en diversiteit, allen binnen een rederijcontext. De senior adviseur HR en organisatie vervangt de Algemeen directeur van DAB Vloot tijdens diens afwezigheid. 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het

2 scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydro-meteorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. VLOOT is een rederij gespecialiseerd in het management van schepen (technisch, operationeel, nieuwbouw) die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. VLOOT heeft ongeveer 40 vaartuigen en 550 personeelsleden in dienst en wordt geleid door een algemeen directeur. Bijkomende informatie over Vloot vind je op 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Binnen het kader van het algemeen beleid van het intern verzelfstandigd agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust, plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de DAB Vloot teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van het intern verzelfstandigd agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust en van het beleidsdomein. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN 1. Behoeftenanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse en in nauw overleg met het lijnmanagement de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning pagina 2 van 2

3 Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Vervangen van de algemeen directeur van DAB Vloot tijdens diens afwezigheid 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen,, IT-programma s databanken, concepten voor financieel beheer 4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne en externe klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering pagina 3 van 3

4 Processen afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten 7. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 9. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg naleven van milieuwetgeving uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, ) zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden pagina 4 van 4

5 ICT-bewust handelen: uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, ook de standby-lichten), het gebruik van papier beperken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken Verwarming in de kantoren s avonds verminderen of uitzetten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust in alle graden van de rangen van A1, A2 of A2M ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1, en je wordt betaald in een salarisschaal van alle graden van de rangen A1, A2 of A2M. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum: o Vanuit rang A1 over 12 jaar relevante beroepservaring, m.b.t. HR en organisatie: HRbeleid, algemeen beleid, financieel beleid, ICT- en organisatiebeleid, o Vanuit rang A2 of A2M over 8 jaar relevante beroepservaring, m.b.t. HR en organisatie: HR-beleid, algemeen beleid, financieel beleid, ICT- en organisatiebeleid, Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een ruime interesse voor en affiniteit met HR-beleid en organisatieontwikkeling in het algemeen. - Je bent vertrouwd met het HR-beleid van de Vlaamse overheid (strategische doelstelllingen ikv Modern HR-beleid, competentiewoordenboek, functiefamilies, loopbaanprocedures, ) of bent bereid om je dit snel eigen te maken - Je bent vertrouwd met de meest courante office-toepassingen (word, excel, access, ) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 5 van 5

6 - Je beschikt over kennis van reglementering/wetgeving/vlaams Personeelsstatuut eigen aan het deel/domein of meerdere domeinen/thema s (rekrutering en selectie, administratieve loopbaan, organisatiebeheersing ) of bent bereid om je dit snel eigen te maken - Je hebt kennis van ICT-beleid en organisatiebeleid Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) - Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) - Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) - Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 3) - Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 2) - Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) - Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 3) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Ervaring in een rederijomgeving is een pluspunt 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 6 van 6

7 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van senior adviseur (rang A2E) met de bijbehorende salarisschaal A De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. - Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. - Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 4.1). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 7 van 7

8 De cv-screening vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (onder voorbehoud) 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 6 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek en de uitgebreide inhoudelijke case vinden plaats met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Oostende eind juni/begin juli (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. pagina 8 van 8

9 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 mei 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, , eline.desmet@mow.vlaanderen.be 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann Hottat 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 9 van 9

10 Afdelingshoofd stafdienst 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen augustus 2017 (onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10