1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) zoekt een Beleidsmedewerker financiën en begroting Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als beleidsmedewerker financiën en begroting volg je de opmaak en uitvoering van de begroting met betrekking tot het hoger en het volwassenenonderwijs op. Binnen het team organisatie van de afdeling volg je samen met je collega s de financiering van de hogescholen, de universiteiten, de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie op. Deze financiering en de daaruitvolgende uitbetalingen aan de instellingen bestaan uit een complex proces met verschillende stappen. Ieder lid van het team draagt zijn steentje bij. Samen controleer je de correctheid van de uitbetaling. Op basis van de verzamelde data maak je de begroting van de financiering van het hoger en volwassenenonderwijs op. Tijdens het jaar monitor je de reële financiering en voer je de nodige correcties uit. Als beleidsmedewerker heb je een hoog analysevermogen en werk je heel nauwkeurig. Je ziet opportuniteiten op vlak van automatisering binnen het huidige proces en werkt mee aan de praktische uitbouw ervan. Lees meer over het takenpakket, het functieprofiel en de selectieprocedure in het selectiereglement.

2 2 FUNCTIECONTEXT AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen. Het agentschap heeft tot taak: 1 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. 2 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor: - het toekennen van studietoelagen; - het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen; - het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs; - het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs. 3 In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden. 4 De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden. Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid. De Afdeling Hoger en Volwassenenonderwijs staat o.a. in voor de financiering van de Vlaamse universiteiten en hogescholen, de Centra voor Volwassenenonderwijs en de Centra voor Basiseducatie en voor de intermediaire instanties die de organisatie van het hoger of het volwassenenonderwijs ondersteunen. Jouw functie als beleidsmedewerker financiën en begroting bestaat er in binnen de afdeling en onder aansturing van het afdelingshoofd als eindverantwoordelijke te fungeren in het begrotingsproces, zowel wat de opmaak als de uitvoering ervan betreft. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor de beleidsvoorbereiding en voor externe deskundigen over het begrotingsproces en zorg je er eveneens voor dat de medewerkers die binnen de afdeling verantwoordelijk zijn voor gegevensbeheer en financiering, tijdig geïnformeerd worden over deze thema s, teneinde de reglementering juist te kunnen toepassen en op correcte wijze te voorzien in de berekening en uitbetaling van de financiering. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 11

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Ontwikkelen, behartigen en/of implementeren van beleid met als doel de beleidsbepaler(s) in staat te stellen juiste en politiek gedragen beleidsbeslissingen te nemen en toepassingen omtrent het beleid te initiëren, te stimuleren en te bewaken. Concreet zijn jouw taken als volgt: Als beleidsmedewerker financiën en begroting van de afdeling voer je diverse ondersteunende en inhoudelijke taken uit met betrekking tot de opmaak en de uitvoering van de begroting; je maakt de begrotingsfiches van de begrotingsartikelen voor de afdeling op, zowel wat het hoger als het volwassenenonderwijs betreft; je volgt de uitvoering van de begroting op en consolideert de ESR-begrotingen en -resultaten van de instellingen hoger onderwijs; je volgt subsidiedossiers op; je zal intensief meewerken aan de implementatie van de nieuwe regelgeving hoger beroepsonderwijs, lerarenopleiding en de financiering van het volwassenenonderwijs; je zal parlementaire vragen en vragen van toezichtsorganen met betrekking tot de begroting beantwoorden; je neemt deel aan verschillende projecten en aan overlegfora met interne en externen partners; je werkt mee aan de optimalisering van de dienstverlening voor de instellingen binnen het hoger en volwassenenonderwijs door technologische vernieuwing en digitalisering; je stuurt samen met je coördinator de medewerkers aan die de betalingen doen; als steunpunt begroting vertegenwoordig je de afdeling in zowel interne als externe werkgroepen; je geeft inhoudelijke financiële ondersteuning aan de collega s van de afdeling (financiële controle dossiers en opvolging budgetten in Orafin) RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaten 1. Beleidsvoorbereiding Pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie teneinde het beleid en de beleidsplannen met kennis en data te ondersteunen en onderbouwen. Voorbeelden van activiteiten Interpreteren van monitoring gegevens Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek Kennismanagement Volgen van internationale trends Identificeren en in kaart brengen van de kennis die nodig is pagina 3 van 11

4 Vanuit ervaring het management adviseren over het te voeren beleid aangaande het thema, mogelijke knelpunten en opportuniteiten en eventueel scenario s aanreiken Beleidsmatige vragen beantwoorden van belangengroepen uit de sectoren, kabinet, Adviezen opstellen om bij te dragen tot beleidsvoorbereiding en -evaluatie Antwoorden formuleren op concrete vragen rond het beleidsthema Aftoetsen met het werkveld Actoren mobiliseren en beleidsvoorbereiding coördineren Relevante gegevens, analyses, studies en adviezen vanuit andere thema s gebruiken bij de eigen werkzaamheden 2. Beleidsontwikkeling Voorbereiden, toelichten en bespreken van beleidsplannen teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen. 3. Draagvlak en betrokkenheid Relevante actoren betrekken bij de beleidsontwikkeling en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen teneinde pro-actief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten. Deelnemen aan of leiden van projecten Schrijven van nota s Deelnemen aan en organiseren van beleidsvergaderingen Tussen verschillende scenario s het meest geschikte selecteren en voorstellen Deelnemen aan interkabinetten werkgroepen Bespreken met het werkveld, relevante actoren Plannen van de stappen in de implementatie Juiste actoren identificeren Detecteren en afwegen van belangen Aftoetsen van beleidsvoorstellen met het werkveld Een netwerk onderhouden van betrokken actoren Op verzoek en/of eigen initiatief deelnemen aan of organiseren van afstemmingsvergaderingen met interne en externe betrokkenen //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 11

5 4. Opvolging en bijsturing Organiseren van beleidsmonitoring en evaluatie teneinde er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. 5. Communicatie Opzetten en onderhouden van goede formele en informele contacten met beleidsuitvoering teneinde (neven)effecten, opportuniteiten, of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en te vertalen 6. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied/ beleidsdomein teneinde via integratie van de nieuwste evoluties de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding continu te verbeteren. De monitoringresultaten vergelijken met de beleidsintenties teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren. Input vanuit werkveld capteren Informatiestromen en processen bewaken Erover waken dat beleid goed uitvoerbaar is Volgen van monitoringdata en detecteren van trends Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging Opvolgen van de indicatoren en risico s Vinger aan de pols houden en pijnpunten identificeren Ondersteunen van de communicatie over beleidsbeslissingen en het beleid. Begeleidende teksten schrijven Communicatie voorbereiden Afspraken maken over de communicatie met collega s in functie van de beleidsuitvoering Inhoudelijke bijdrage leveren aan opleidingsprogramma s, communicatieinitiatieven rond het thema Kennis verwerven en ontwikkelingen rond het thema binnen de maatschappelijke context bijhouden Interdisciplinaire kennis opbouwen Trends en ontwikkelingen opvolgen Deelnemen aan opleidings- en studiedagen pagina 5 van 11

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau B of C; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C is gekoppeld. Je bent gedurende minstens drie jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau B of C gekoppeld is. Je beschikt over minstens drie jaar relevante beroepservaring met complexe financieringsmodellen en begrotingsopmaak. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sidji Serryn, sidji.serryn@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van het onderwijsveld, en de belangrijkste begrotings- en boekhoudkundige processen binnen de Vlaamse overheid Goede kennis van de onderwijsregelgeving (inzonderheid deze inzake hoger- en volwassenenonderwijs en inzake financieringsprocessen) Goede kennis van de courante informaticatoepassingen. Goede kennis van de financiële organisatie van de Vlaamse overheid 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 11

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 11

8 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 30 juli 2018 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Een eerste toetsing van je motivatie Een eerste toetsing van je beeld en inzicht in de functie Een eerste toetsing van je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 11

9 kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 30 juli 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: INHOUDELIJK EN COMPETENTIEGERICHT INTERVIEW MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE De persoonlijkheidsvragenlijst zal vooraf (ongeveer een week voor het jurygesprek) via aan de kandidaten worden toegestuurd. Deze wordt online afgenomen. De case wordt op de dag van het jurygesprek gemaakt. Het eindgesprek gebeurt met meerdere afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 20 augustus 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 9 van 11

10 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 25 juli Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 25 juli 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, contactpersoon, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Evi Verduyckt Afdelingshoofd evi.verduyckt@ond.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 11

11 Sidji, Serryn selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind augustus. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sidji.serryn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Beleidsmedewerker financiën en begroting bij het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS), die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Beleidsmedewerker financiën en begroting. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11