Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het agentschap Vlaamse Belastingdienst zoekt 1 Teamhoofd/dossierbehandelaar bewarende maatregelen (M/V)

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het agentschap Vlaamse Belastingdienst zoekt 1 Teamhoofd/dossierbehandelaar bewarende maatregelen (M/V) Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse Belastingdienst maakt deel uit van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting, één van de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. De Vlaamse Belastingdienst heeft als voornaamste opdracht het innen van de Vlaamse Gewestbelastingen. Momenteel int de Vlaamse Belastingdienst de onroerende voorheffing, de verkrottingsheffing woningen, de leegstandsheffing bedrijfsruimten, de planbatenheffing, de verkeersbelastingen en de registratie- en erfbelasting. Ook het beheer en de opvolging van vastgoedtransacties alsook de gedwongen invordering van niet-fiscale schuldvorderingen is één van de kerntaken van de Vlaamse Belastingdienst. Voor meer informatie over de bevoegdheden en organisatiestructuur van de Vlaamse Belastingdienst, zie 2 TAKENPAKKET

2 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als teamhoofd/dossierbehandelaar bewarende maatregelen sta je enerzijds in voor de dagelijkse aansturing en coaching van een team dossierbehandelaars bewarende maatregelen en ben je anderzijds mee verantwoordelijk voor de afhandeling van een pakket dossiers binnen jouw afdeling. Als leidinggevende ben je ook een volwaardig aanspreekpunt binnen en buiten jouw team en doe je voorstellen rond procesoptimalisatie. Resultaatgebieden Analyse Resultaat Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten - Je voert aan de hand van het procedureboek gespecialiseerde screenings uit om een grondige diagnose te kunnen formuleren (bv, gegrondheid van grieven, ) - Je richt je op basis van eigen analyse tot specialisten /experten uit de afdeling inning en regelgeving met ofwel duidelijk geformuleerde vragen ofwel met een voorstel van oplossing ter advisering indien je kennis ontoereikend is Je synthetiseert alle relevante gegevens (bv. advies specialist, ) en komt tot een oordeel - Je verwoordt bevindingen in goed onderbouwde en objectieve adviezen en beslissingen - Je bespreekt eventueel met jouw diensthoofd de knelpunten m.b.t. de uitvoering van een beslissing - Je licht eventueel jouw beslissing intern toe - - Je licht beslissingen toe op vraag van de klant - Je staat klanten telefonisch of via te woord - Je beantwoordt vragen rond de eigen dienstverlening (bv. stappen in de te volgen procedure toelichten) en geeft advies op maat van de klant - Je ondersteunt collega s bij vragen - Je gaat na of het advies beantwoordt aan de behoeften van de klant [Geef tekst op]

3 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Organisatie- en samenwerkingsvorm (RG) Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Je brengt moeilijke boodschappen op een correcte en klantgerichte manier over - Je verwijst de klant op een correcte manier door - - Je neemt deel aan interne vergaderingen en overleg - Je kan ook de meest complexe dossiers afhandelen - Je blijft op de hoogte van diverse ontwikkelingen, ook wat betreft heffing overschrijdende aspecten of raakpunten met de andere objecten via het lezen van nieuwe en gewijzigde wetteksten en het bijwonen van studiedagen - Je wisselt interessante informatie en ervaringen uit met collega s en komt met verbetervoorstellen - Je neemt kennis van adviezen van specialisten - Je neemt deel aan vorming - - Je vangt nieuwe medewerkers op en werkt ze in - Je organiseert on-the-job training - Je voert plannings-, functionerings-, opvolgingsen evaluatiegesprekken - Je begeleidt en coacht jouw medewerkers - Je wijst taken toe rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker - Je maakt een planning op in functie van de prioriteiten - Je staat open voor de (individuele) problemen van de medewerker en je bemiddelt bij conflicten tussen personeelsleden - Je maakt desgevallend eenvormige procedures of richtlijnen op - Je rapporteert op regelmatige tijdstippen over voortgang en resultaten, je signaleert knelpunten - Je controleert de kwaliteit van de geleverde dienstverlening binnen jouw team - Je ziet toe op de toepassing van de ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 3 van 10

4 reglementering - Je controleert regelmatig de prestaties van het team, ook in functie van opgelegde timings, en je stuurt zo nodig bij - Je waakt over de gelijkvormige uitvoering van alle dossiers - Je voorziet teamvergaderingen - Je ziet toe op de naleving van richtlijnen FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan volgende voorwaarden: 1. Je bent ofwel ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het agentschap Vlaamse Belastingdienst in de graad van technicus of medewerker ofwel een contractueel personeelslid binnen het agentschap Vlaamse Belastingdienst én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van technicus of medewerker. 2 Je beschikt op de uiterste datum van kandidaatstelling over minstens 6 jaar beroepservaring inzake dossierbehandeling bewarende maatregelen. Binnen deze ervaring heb je tevens een eerste leidinggevende ervaring (minimum 2 jaar) opgedaan. 3. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke via mail naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be 2.3 COMPETENTIES (Vak)technische competenties Je kunt vlot werken met de courante office-pakketten (Word, Excel, Outlook) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). [Geef tekst op]

5 Je kunt vlot overweg met de organisatie-eigen softwaretoepassingen Je vindt vlot je weg in de bestaande regelgeving, handleidingen en procedureboeken en kan deze snel en accuraat gebruiken Je hebt kennis van een aantal basisvaardigheden inzake leidinggeven en past deze toe in de dagdagelijkse praktijk Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Gedragscompetenties Klantgerichtheid Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Zorgvuldigheid Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 5 van 10

6 Analyseren Niveau 1 Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Beslissen Niveau 1 Neemt beslissingen met een beperkt risico na afweging van alle relevante aspecten Steunt zijn beslissingen op een grondige probleemanalyse Houdt in zijn afweging rekening met alle relevante aspecten of kenmerken van de zaak Handelt doortastend en durft een standpunt in te nemen of een knoop door te hakken Maakt binnen een gegeven kader van regels en richtlijnen zelfstandig keuzes Neemt beslissingen met beperkt risico in overleg en neemt hiervoor de verantwoordelijkheid op zich Oordeelsvorming Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Richting geven Niveau 1 Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. [Geef tekst op]

7 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 3 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijhorende salarisschaal C211 Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 4 SELECTIEPROCEDURE 4.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats begin juni JURYGESPREK, PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN ABSTRACTE REDENEERPROEF ( LAATSTE STAP IN DE SELECTIEPROCEDURE) Voorafgaand aan het jurygesprek zullen de kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst en abstracte redeneerproef invullen. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 7 van 10

8 Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die samengesteld is uit afgevaardigden van de afdeling, de selectieverantwoordelijke en één of meerdere HR-medewerkers Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen De mate waarin je je technische en persoonsgebonden competenties vereist voor deze functie (zie deel en 3.2.2) invult Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Desgevallend kan het jurygesprek voorafgegaan worden door een praktijkgerichte case. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 13 juni Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve (1 jaar geldig, eventueel verlengbaar). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 4.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je ná 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. [Geef tekst op]

9 5 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer dan uiterlijk op woensdag 30/05/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 30/05/2018 naar ons stuurt (de datum van verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Cathy Van Gysel, directeur bewarende maatregelen Tel. 02/ Mail cathy.vangysel@fb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Els Vermeir, HR verantwoordelijke Tel Mail els.vermeir@fb.vlaanderen.be 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 9 van 10

10 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (met rangschikking) aangelegd voor de functie van teamhoofd dossierbehandelaar bewarende maatregelen bij de Vlaamse Belastingdienst, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De Vlaamse Belastingdienst kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als teamhoofd dossierbehandelaar bewarende maatregelen. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De Vlaamse Belastingdienst kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. [Geef tekst op]