Het agentschap Vlaamse Belastingdienst zoekt een financieel beheerder (M/V)

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het agentschap Vlaamse Belastingdienst zoekt een financieel beheerder (M/V) Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Ellipsgebouw, Koning Albert-II laan Brussel Referentie: financieelbeheerder/i&r/c/2017/3 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse Belastingdienst maakt deel uit van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting, één van de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. De Vlaamse Belastingdienst heeft als voornaamste opdracht het innen van de Vlaamse Gewestbelastingen. Momenteel int de Vlaamse Belastingdienst de onroerende voorheffing, de verkrottingsheffing woningen, de leegstandsheffing bedrijfsruimten, de planbatenheffing, de verkeersbelastingen en de registratie- en erfbelasting. Ook het beheer en de opvolging van vastgoedtransacties alsook de gedwongen invordering van niet-fiscale schuldvorderingen en de is één van de kerntaken van de Vlaamse Belastingdienst. Voor meer informatie over de bevoegdheden en organisatiestructuur van de Vlaamse Belastingdienst, zie 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Jouw werkzaamheden situeren zich binnen de afdeling Inning en Regelgeving waar je in staat voor de voorbereiding en uitvoering van diverse financiële taken verbonden aan de afhandeling van de fiscale dossiers teneinde

2 - de nodige informatie en documenten aan de boekhoudcel af te leveren binnen de vereiste tijdspanne voor verdere boekhoudkundige verwerking - de afhandeling door de boekhoudcel verder op te volgen - op elk moment financiële rapporten te kunnen afleveren - bij te dragen tot een accurate inning en terugstorting van de gelden Je rapporteert rechtstreeks aan jouw teamverantwoordelijke 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Je bereidt jouw eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, plant ze en zorgt voor de praktische organisatie ervan teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan stel je een eigen werkplan op Je wint indien nodig informatie in bij de afdeling Dossierbehandeling en bij de Boekhoudcel ter verduidelijking van de opdracht Je voert voorbereidende administratieve taken uit (bv. gevalideerde ereloonstaten van specialist geschillen opvragen, ) Je zorgt voor de correcte financiële verwerking van (fiscale) dossiers teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige boekhoudkundige afhandeling. Je registreert ontvangsten Je maakt op regelmatige basis een kasboek op Je bezorgt affectatiegegevens aan de boekhoudcel en je volgt dit op Je bereidt terugstortingen (aanmaken van betalingsbestanden, ) voor Je handelt de facturatie af (verifiëren, doorsturen naar boekhoudcel, ) Je volgt betalingen door boekhoudcel op Je geeft opdracht tot en volgt de doorstroming van vergoedingen aan gemeenten en opcentiemen aan gemeenten en provincies op Je verwerkt boekhoudkundige besluiten van de dossierbehandelaars uit de afdeling Dossierbehandeling (ambtshalve ontheffingen, annulaties, nieuw kohier, ) Je verzamelt specifieke data, voert ze in, analyseert ze en verwerkt ze pagina 2 van 10

3 Je zorgt voor een correcte financiële verwerking van operationele kosten teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige boekhoudkundige afhandeling. Je kijkt facturen na en geeft opdracht tot betaling aan de boekhoudcel (uitbestedingscontracten, portkosten, ) Je maakt op regelmatige basis een kasboek op Je legt vastleggingen aan (bv. kosten deurwaarders, advocaten, ) Je handelt de facturatie af (verifiëren, doorsturen naar boekhoudcel, ) Je volgt betalingen door de boekhoudcel op Je verzamelt, voert in, analyseert en verwerkt specifieke data Je onderhoudt de nodige contacten met collega s teneinde een vlotte dossierdoorstroming te realiseren. Je maakt afspraken met directe collega s i.v.m. werkverdeling Je overlegt met de boekhoudcel i.v.m. dossieropvolging Je maakt afspraken met de boekhoudcel omtrent wijze van verwerken en aanleveren van informatie Je maakt afspraken met afdelingshoofden m.b.t. financiële verwerking van operationele kosten Je signaleert knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen aan eigen hiërarchie Je beschikt over degelijke en bruikbare gegevens teneinde op elk moment zowel in individuele dossiers als globaal, accuraat te kunnen rapporteren. Je verzorgt het klassement en brengt gegevens in Je haalt op vraag informatie i.v.m. individuele dossiers uit het systeem en rapporteert aan de afdeling dossierbehandeling Je signaleert op eigen initiatief knelpunten aan de afdeling dossierbehandeling (zowel in individuele dossiers als globale informatie) Je geeft op regelmatige tijdstippen en op vraag eventueel onmiddellijk de kastoestand weer Je levert gegevens aan in het kader van IC (outputindicatoren) Je checkt gegevens die via internet ter beschikking van gemeenten en steden worden gesteld pagina 3 van 10

4 Je vervolmaakt je voortdurend op vlak van werkmethodieken en procedures teneinde de eigen werking maximaal te laten aansluiten bij de werking van de boekhoudcel. Je wisselt informatie uit met collega s (boekhoudcel, dossierbehandelaars uit de afdeling Dossierbehandeling, ) Je kent en volgt de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied op Je past het informaticasysteem m.b.t. de boekhouding toe Je toetst het geleverde werk aan afgesproken kwaliteitsnormen teneinde dwalingen op te sporen en eventueel correctieve acties te ondernemen of te laten ondernemen. Je signaleert afwijkende bedragen, gegevens, termijnen, Je benadert vragen tot afwijking van procedures kritisch Je volgt de dossierbehandeling door de boekhoudcel op Je checkt efficiënt je eigen werk 3 PROFIEL 3.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs 3.2 COMPETENTIES (Vak)technische competenties Je kunt vlot werken met de verschillende office-pakketten (Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook) en de eigen toepassingen van de Vlaamse Belastingdienst. Je bent in staat om je snel de bestaande regelgeving en procedureboeken eigen te maken Kennis van Orafin is een pluspunt pagina 4 van 10

5 3.2.2 Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren: je ontwikkelt je binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Je maakt je vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, ) Je informeert je over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) Je past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Je gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Je zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid: je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Je past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Je geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Je levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Je gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Je probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Je verwijst zo nodig door of zoekt hulp Je biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken: je helpt anderen en pleegt overleg Je steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Je stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Je houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Je biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Je vraagt spontaan en proactief de mening van anderen pagina 5 van 10

6 Betrouwbaarheid: je handelt correct en respectvol ten aanzien van jouw omgeving en van de bestaande regels en afspraken Je respecteert formele regels en afspraken Je gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) Je geeft volledige en juiste informatie door Je respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Je doet wat je zegt, je komt beloften en afspraken na Je komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid: je levert met oog voor detail correct werk af. Je voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit Je vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in Je blijft aandachtig bij routineuze taken Je controleert je eigen werk Je merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Organiseren: je organiseert je eigen werk. Je werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af Je kunt op een bepaald ogenblik met oog voor de timing je werk afronden Je pakt de zaken efficiënt aan Je kunt inspelen op wijzigende omstandigheden Je ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht Analytisch denken: je ziet de essentie van het probleem Je verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Je omschrijft duidelijk de kern van het probleem Je verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Je gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 10

7 4 AANBOD - een contract van onbepaalde duur, met een inwerkperiode van 6 maanden - ruime opleidingsmogelijkheden en ondersteuning met moderne IT-middelen - 35 dagen betaalde vakantie per jaar en verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - een systeem van glijdende werktijden - gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer - gratis hospitalisatieverzekering - een maaltijdcheque per gewerkte dag ter waarde van 7 euro (eigen bijdrage van 1,09 ) - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (C1) met de bijhorende salarisschaal C111. Je kunt je loon berekenen op Relevante ervaring uit de privésector kan verloond worden. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van je cv gaan we na of je al dan niet aan de algemene deelnemingsvoorwaarden (zie 3.1.) voldoet. Verder wordt specifiek aandacht besteed aan jouw motivatie, nauwkeurigheid en ervaring. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indicatieve timing: week van 4 december (REDENEER)TESTEN Je legt een abstracte redeneertest af. De betrokken redeneertest wordt hetzij van thuis uit, hetzij in Brussel afgenomen. pagina 7 van 10

8 Deze selectiefase is adviserend. Indicatieve timing: week van 4 december JURYGESPREK (VOORAFGEGAAN DOOR PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST) Het selectiegesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende afdeling/dienst en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen voor deze functie - Je vaktechnische competenties - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel. Indicatieve timing: week van 18 december 2017 Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer dan uiterlijk op zondag 3 december Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op, bij deze vacature. Je mailt je CV naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het standaardcv gebruikt en pagina 8 van 10

9 - je je kandidatuur uiterlijk op 3 december 2017 naar ons stuurt (de datum van verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Els Slagmulder, directeur dienst Financiële opvolging Tel Mail els.slagmulder@fb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Saskia De Jaegher Tel Mail saskia.dejaegher@fb.vlaanderen.be 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar personeelvlabel@fb.vlaanderen.be met vermelding van het refertenummer van de vacature. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van financieel beheerder bij de Vlaamse Belastingdienst, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De Vlaamse Belastingdienst kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als financieel beheerder. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De Vlaamse Belastingdienst kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. pagina 9 van 10

10 Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10