Inhoudelijke bevorderingsprocedure binnen het niveau AGION zoekt een Hoofddeskundige dossierbeheerder Reguliere Financiering

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Inhoudelijke bevorderingsprocedure binnen het niveau AGION zoekt een Hoofddeskundige dossierbeheerder Reguliere Financiering Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: AGION/RF/B2/Stat. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Heb je affiniteit met subsidies of bouwprojecten, schrikt cijferwerk je niet af, ben je nauwkeurig en hou je ervan om met collega s samen te werken naar een doel? Dan ben jij de medewerker die we zoeken! Wie zijn wij? AGION, het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs, staat in voor het realiseren en ontwikkelen van functionele en duurzame schoolgebouwen in Vlaanderen. Dit wordt in eerste instantie verwezenlijkt door het subsidiëren van bouwprojecten. Daarnaast speelt het agentschap een coördinerende rol in de financiering van bouwprojecten door middel van publiek-private samenwerking. Investeren in schoolgebouwen is echter meer dan investeren in stenen. Schoolgebouwen worden immers verondersteld het pedagogisch project van een school ruimtelijk te omkaderen en te ondersteunen. Ze spelen doorheen hun ontwerp en organisatie even goed in op de trends en evoluties die zich binnen het onderwijs en de samenleving voordoen. Via kennis en expertiseopbouw rond kwaliteitsvolle kostenefficiënte scholenbouw, adviesverlening, en monitoring werkt AGIOn mee aan de realisatie van duurzame en functionele scholenbouw.

2 De functie van dossierbeheerder is ondergebracht bij de afdeling Reguliere Financiering. De afdeling bestaat uit 28 dossierbeheerders verdeeld in 2 teams. Elk team wordt aangestuurd door een teamcoach en het afdelingshoofd. Samen zorgen jullie voor een correcte verwerking van de dossiers van A tot Z. Meer informatie kan je terugvinden op 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als hoofddeskundige bied je verscheidene ondersteunende diensten op administratief, praktisch en/of organisatorisch vlak aan leidinggevenden en/of groepen medewerkers om hen toe te laten doelgericht en efficiënt te functioneren. Je functioneert als coördinator van een aantal medewerkers binnen de afdeling. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Je takenpakket bestaat uit: Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. - Verwerken van inkomende en uitgaande gegevens - Gegevens verwerken en invoeren in de computer - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten - Administratief opvolgen van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. - Binnenkomende gegevens toetsen aan procedures en reglementering - Alle relevante elementen uit het dossier analyseren en interpreteren - Opvragen van ontbrekende documenten - Nakijken of de gegevens overeenstemmen met de rest van het dossier Voorstel van beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. pagina 2 van 10

3 - Vaststellingen en bevindingen verwoorden naar de teamcoach - Inhoudelijke beoordeling maken bij de verschillende stappen in de procedures van de dossiers - Voorstellen formuleren die een oplossing bieden aan bv. problemen binnen het informatieverwerkingssysteem Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. - Beantwoorden van vragen met betrekking tot het verloop en de behandeling van dossiers - Verstrekken van informatie i.v.m. de te volgen procedures - Doorgeven van telefonische oproepen en/of boodschappen teneinde de correspondent zo snel mogelijk met de juiste persoon in verbinding te stellen - De beslissing aan de betrokkene toelichten - Informatie uitwisselen over het dossier - Overnemen van telefoons van moeilijke klanten van de medewerkers - Coördinator op de hoogte brengen van probleemdossiers waar hij/zij mee bezig is Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten zoals stafvergaderingen, incl. opmaak van verslagen - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Deelnemen aan projecten - Nieuwe collega s opleiden Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Dagelijks verifiëren van schriftelijke gegevens met gegevens verwerkt op PC - Signaleren van probleemdossiers aan de teamcoach - Bijhouden van het algemeen klassement (archivering) Specifieke en complexe dossiers De verantwoordelijkheid dragen voor het vervolledigen en analyseren van dossiergegevens met als doel het correct afhandelen van specifieke en/of complexe dossiers. - Verwerken, verzamelen, opvolgen en controleren van specifieke en/of complexe dossiergegevens (aankoopdossiers, VGC-dossiers, dossiers voor de commissie van deskundigen, dossiers m.b.t. officieel onderwijs, controleakten, ) pagina 3 van 10

4 Probleemoplossing Het oplossen van problemen en/of behandelen van noden en vragen met als doel een gepast resultaat te bekomen en dit eventueel te integreren binnen het team, afdeling of organisatie. Deze problemen of noden kunnen dossier- of teamoverschrijdend zijn. - Signaleren van problemen of noden en voorstellen formuleren die een oplossing bieden aan vb problemen binnen het informatieverwerkingssysteem - Naar aanleiding van vragen of problemen van interne of externe klanten, de vraag analyseren en een gepaste oplossing zoeken of voorstellen in overleg met de stafmedewerker - Naar aanleiding van vragen of noden mogelijke projecten trekken of begeleiden 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent: o Of o een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs in de graad van deskundige of programmeur, rang B1 een contractueel personeelslid binnen het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur, rang B1. 2) Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie. Als relevante beroepservaring wordt beschouwd (niet cumulatief): o Grondige dossierkennis van specifieke en/of complexe dossiers: bijvoorbeeld VGC, commissie van deskundigen, aankopen, promotiebouw, officieel onderwijs, leningen,... o o Kennis van de regelgeving m.b.t. de subsidievoorwaarden- en procedures Werken met het informaticasysteem ALPHA: bv. stappen/procedures bij specifieke en/of complexe dossiers (bijvoorbeeld VGC, commissie van deskundigen, aankopen, promotiebouw, officieel onderwijs, leningen,... Licht de relevantie en de duur van deze ervaring duidelijk toe in het sollicitatieformulier. In geval de ervaring werd opgedaan buiten de Vlaamse overheid, kan AGION attesten opvragen. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 10

5 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Grondige dossierkennis van specifieke en/of compexe dossiers: bijvoorbeeld VGC, commissie van deskundigen, aankopen, promotiebouw, officieel onderwijs, leningen,... - Kennis van de regelgeving m.b.t. de subsidievoorwaarden- en procedures zoals het normenbesluit - Werken met het informaticasysteem ALPHA: bv. stappen/procedures bij specifieke en/of complexe dossiers (bijvoorbeeld VGC, commissie van deskundigen, aankopen, promotiebouw, officieel onderwijs, leningen...) - Kennis van de werking van de dienst: bij wie kan men waarvoor terecht, werkmethodes voor de dossierbehandeling,... Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers, ) - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) - Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest - Aanvaardt groepsbeslissingen pagina 5 van 10

6 Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) - Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Benoemt de oorzaken van problemen - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese - Komt tot een synthese van de verzamelde informatie - Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) - Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) - Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden - Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz, Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) - Plant en organiseert zijn werk effectief - Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht - Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast - Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk pagina 6 van 10

7 - Gaat systematisch en stapsgewijs te werk - Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) - Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 10

8 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 13 november 2017 (onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK EN CASE VOORAFGEGAAN DOOR EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Voorafgaand aan het jurygesprek ontvang je per mail een link naar een persoonlijkheidsvragenlijst. De resultaten hiervan worden besproken tijdens het eindgesprek dat zal worden gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie Er wordt ook een inhoudelijke oefening voorgelegd aan de kandidaten om de vaktechnische competenties te meten Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 23 of 24 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse pagina 8 van 10

9 overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 12 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar laure.stroo@agion.be Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer AGION/RF/B2/Stat. of per post naar AGION, t.a.v. Laure Stroo - Rekrutering en Selectie, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 12 november 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Jo Van Duyse, afdelingshoofd RF Jo.vanduyse@agion.be, Tel: 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: pagina 9 van 10

10 Laure Stroo, stafmedewerker HR & Personeel Tel: 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar laure.stroo@agion.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van hoofddeskundige dossierbeheerder Reguliere Financiering bij het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hoofddeskundige dossierbeheerder Reguliere Financiering. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10