1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk en Sociale Economie zoekt een management assistant Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: WSE /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT In de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen en de Afdeling Algemene Diensten werken vijf personeelsleden. Hiervan is één management assistent toegewezen aan de Afdeling Algemene Diensten en zijn twee management assistenten toegewezen aan de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen. Daarnaast behoort tot dit team ook de chauffeur van de secretarisgeneraal, dewelke de pool en de afdelingen ondersteunt op administratief en operationeel, logistiek vlak. Deze pool wordt aangestuurd door de coördinator, dewelke eveneens de management assistent is van de secretarisgeneraal. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : De functiehouder management assistent maakt in deze hoedanigheid deel uit van de afdeling Juridische Diensten en Erkenningen en dit in de pool administratieve ondersteuning.

2 . 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan voornamelijk de afdeling Juridische Diensten en Economische Migratie binnen het departement teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Adressenbestanden van contactpersonen en organisaties opstellen, verzamelen en up to date houden Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid Opzoekwerk op internet, Statistieken opmaken en verwerken Congres, evenement en persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Dossiers klaarmaken voor vergaderingen Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, dossiers, Documenten rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren pagina 2 van 10

3 Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Het bijhouden en het organiseren van evenementendossiers Opmaken van layout van typedocumenten Opstellen van briefwisseling, uitnodigingen, mailings, enz. Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Het verlenen van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, evenementen, congressen, zoals het maken van de naambadges, de organisatie van het evenementensecretariaat, Deelnemen aan interne werkgroepen Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn pagina 3 van 10

4 Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende(n) van de afdeling of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PCsysteem Circulatiemappen verspreiden Ontvangen en begeleiden van bezoekers of van deelnemers aan vergaderingen, congressen of andere evenementen Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie (ook aan anderstaligen) Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten, congres, evenementen, of persmappen Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook van anderstaligen) Afspraken maken + plannen van vergaderingen > dossiers klaarmaken voor vergaderingen Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, locaties, hotels, vliegtickets, Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, Neemt deel aan info en vormingsmomenten m.b.t. de eigen verantwoordelijkheden en het eigen takenpakket pagina 4 van 10

5 Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Deelt kennis en kunde met de collega s via bijv. het kennisdelingsnetwerk van de secretariaten en administratief ondersteuners 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Of je bent (statutair) ambtenaar binnen Departement Werk en sociale Economie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van deskundige. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Departement Werk en Sociale Economie Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen Departement Werk en Sociale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Departement Werk en Sociale Economie en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deskundige (VPS art. III 22). 2) Je hebt een bachelordiploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARICVlaanderen: 3) Je hebt minimaal 6 jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning en/ of secretariaatswerk, bij voorkeur binnen een overheidscontext. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke: Eric Min, adviseur HR en vorming eric.min@ewi.vlaanderen.be tel. 02/ Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Algemeen kennis van de entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie algemene kennis van het werkdomein van de dienst goede administratieforganisatorische vaardigheden Informatica goede kennis van de courante bureauticatoepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) Talen passieve en actieve kennis van het Frans en Engels is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 6 van 10

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. 6. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EUlidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 7. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 2280,43 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 10

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CVSCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: 1) Of je bent (statutair) ambtenaar binnen Departement Werk en Sociale Econmie en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van deskundige. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Departement Werk en Socialen Economie Of je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen Departement Werk en Sociale Economie in een betrekking met een salarisschaal van rang B1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 3. Of je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Departement Werk en Sociale Economie en hebt een vrijstelling 4 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van deskundige (VPS art. III 22). 2) Je hebt een bachelordiploma. 3) Je hebt minimaal 6 jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning en/ of secretariaatswerk, bij voorkeur binnen een overheidscontext. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cvscreening vindt plaats in de week van 6 maart EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSTEST EN EEN GESPREK MET DE JURY Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: 3 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 4 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 8 van 10

9 Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 15 maart 2016 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cvscreening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 6 maart Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Eric Min (adviseur HR & Vorming), Koning Albert IIlaan 35, bus 11, 1030 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: pagina 9 van 10

10 je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk 6 maart 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eric Min 05/ Wie als contractueel personeelslid solliciteert via horizontale mobiliteit dient zelf aan te tonen geslaagd te zijn voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking bij de Vlaamse overheid. Bezorg ons in dit geval bij inschrijving ook volgende documenten: de functiebeschrijving/het selectiereglement van de oorspronkelijke selectie de motivering/verslaggeving betreffende je geschiktheid in de betreffende procedure. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functieinhoud wenst, kun je contact opnemen met: Vincent Vandenameele Afdelingshoofd vincent.vandenameele@wse.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eric Min, adviseur HR en vorming eric.min@ewi.vlaanderen.be tel. 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 15 maart Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10