1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Agentschap Wegen en Verkeer zoekt een Operator VTC Statutair Afdeling: Eletromechanica en Telematica Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: AWV00216 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Voor de functie van hoofdmedewerker operator VTC zoeken we een collega, die wil uitgroeien tot inhoudelijk expert voor het team, iemand die gedreven is om de kennis van het team steeds verder uit te bouwen en deze te borgen. 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Elektromechanica en Telematica (EMT) ondersteunt het Agentschap Wegen en Verkeer daarbij door de realisatie, het beheer en het onderhoud van de elektromechanische en telematicatoepassingen langs wegen en waterwegen, zoals afstandsbewakings- en bedieningsinstallaties en telematicacommunicatienetwerken, camera s langs autosnelwegen, dynamische routeinformatiepanelen, roodlicht-/snelheidscamera s, trajectcontrole, riviersignalisatie, pompstations, beweegbare bruggen, sluizen en stuwen. Het Vlaams Tunnel- en Controlecentrum (VTC) is gevestigd in Antwerpen en staat in voor: - de verwerking van meldingen van defecten en schade aan elektromechanische installaties zoals

2 wegverlichting, verkeerslichten, pompstations, sluizen,, om zo snel mogelijk de nodige herstellingen te laten uitvoeren; - de bewaking en de bediening van niet-bemande installaties, aangesloten op het afstandsbewakings- en afstandsbedieningssysteem van de Vlaamse overheid, bvb. wegverlichting, bruggen, sluizen, - het beheer op afstand van de aangesloten tunnels, en de veilige afhandeling van incidenten en calamiteiten in tunnels zoals bepaald door de Europese Tunnelrichtlijn. Het VTC bestaat uit een team van 15 operatoren die tewerkgesteld zijn in een volcontinu dienstregeling en zo een permanente dienstverlening verzekeren. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen de afdeling EMT, op het VTC, met name het beheren, opvolgen en behandelen van telefonische en elektronische defect- en averijmeldingen teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte afhandeling van deze meldingen. Vanuit je doorgedreven expertise fungeer je als inhoudelijk aanspreekpunt binnen het team, je zet je in om jouw kennis en die van het team verder uit te bouwen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot de EM-installaties teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Invoeren van vaste, operationele gegevens in het ABBAMelda-systeem Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Lezen van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties (bv. contacten territoriale afdelingen Wegen en Verkeer, politiediensten, ) bijhouden Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk op internet, intranet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een (elektronisch) klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. pagina 2 van 9

3 Klasseren van rapporten, s, Verslagen van teamvergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie, andere afdelingen binnen AWV, politiediensten, Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, s, faxen, Afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Inspringen bij afwezigheid van collega s 6. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. bij bezoek aan het VTC) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie pagina 3 van 9

4 Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook als de oproepen niet bestemd zijn voor het VTC) 7. ORGANISATIE- EN SAMENWERKING Vanuit een doorgedreven expertise, fungeer je als hoofdmedewerker operator VTC als inhoudelijk aanspreekpunt voor het team. Je bouwt de kennis van het team verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. Delen van kennis met collega s operatoren en de leidinggevende Initiatieven nemen om kennis te borgen, bv. via de opmaak van gedeelde documenten, handleidingen, best practices, Ondersteuning bieden en als inhoudelijk klankbord fungeren bij de ontwikkeling van nieuwe toepassingen Begeleiden van jonge en nieuwe collega s in hun opleidingstraject Mee vorm geven aan de teamplanning en -werking 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap Wegen en Verkeer én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. 2) Je beschikt op datum van bevordering (vermoedelijk 1 april 2018) over 6 jaar relevante beroepservaring op het vlak van beheren, opvolgen en behandelen van telefonische en elektronische defect- en averijmeldingen binnen het VTC 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be of tel ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van het ABBAMelda-systeem en andere systemen voor afstandsbewakingen en bediening Kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Algemene kennis van het werkdomein van de afdeling EMT en de andere afdelingen binnen AWV Goed vertrouwd met de courante pc-toepassingen, zoals Word, Google, Goede administratief-organisatorische vaardigheden Goede kennis van de procedures en werkinstructies Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Overtuigen: Je kan instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in november pagina 6 van 9

7 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN VERKENNENDE GESPREKKEN (indien meer dan 8 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je relevante ervaring Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie / omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 (timing onder voorbehoud) 6.3. EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in december 2017 februari 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het Agentschap Wegen en Verkeer die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9

8 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op zondag 5 november 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2 op. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Karin Devriese, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Erika Decorte Teamverantwoordelijke VTC / woordvoerder erika.decorte@mow.vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Kirsten Wilberts Selectieverantwoordelijke 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen maart april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar kirsten.wilberts@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9