1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Directeur P&O Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: MDK00067 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je gebeten door personeelsbeleid en heb je interesse in sterk afwisselend werk in een unieke sector, dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job. De functie van directeur P&O situeert zich binnen de DAB Loodswezen binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. De DAB loodswezen zorgt voor het vlot en veilig loodsen van zeeschepen van en naar de Vlaamse havens tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.

2 De DAB Loodswezen omvat 455 personeelsleden, waarvan 359 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondenloodsen en kustloodsen. Ter ondersteuning zijn er operationele chefloodsen, loodsdienstplanners, rededienstplanners en administratief personeel. Je bent het hoofd van de cluster P&O die bestaat uit een team personeel, interne administratie en ondersteuning en IT. Bijkomende informatie vind je op 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het personeelsbeleid teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het DAB Loodswezen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Voorbeelden van activiteiten - Het beleid van de hogere entiteit vertalen naar doelstellingen voor de eigen cluster - Opstellen van het jaarplanning van de cluster P&O - Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de individuele medewerkers Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. - Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking van de cluster P&O - Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen - Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten - Organiseren van werkoverleg - Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk in overleg met GDPB en SHEQ pagina 2 van 9

3 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: binnen de verkregen budgetten Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren - Begeleiden en coachen van medewerkers (bvb. medewerkers ondersteunen/sturen bij uitvoering van processen of nemen van beslissingen, zowel op kantoor als op terrein) - De goede werksfeer bewaken binnen de cel - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers - Betrokkenheid medewerkers verhogen (bvb medewerkers laten deelnemen aan themadagen/vormingen relevant voor hun functie, teamactiviteiten organiseren..) - Bewaken van correcte toepassingen van wetgeving, reglementaire bepalingen, procedures en normen - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van opgezette systemen en eenvormige uitvoering - Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen - Bijdragen aan de planning op middellange termijn - Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent - Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen - Advies verlenen voor de belangrijkste beleidsprocessen en dossiers - Optimaliseren van de besteedbare middelen - Viseren van ordonnanties - Een raming opmaken van de personeels- en ITmiddelen in functie van de operationele doelstellingen - Opmaken van een budgettaire inschatting en kostenbaten analyse bij bv. aankoop van nieuw materiaal, opstart van nieuwe projecten, - Beheren van de beschikbare budgetten - Argumenteren van voorstellen - De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt pagina 3 van 9

4 kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie - Instaan voor een optimale vertegenwoordiging in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers - Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten - Zorgen voor uniformiteit via contacten met verschillende buitendiensten Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers - Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - Opmaken en opvolgen van personeels- en wervingsplannen - Zelf behandelen/mee uitvoeren (inhoudelijk en/of op terrein) van procesclusters die op een hoger niveau dan dit van de regio worden gecoördineerd/georganiseerd en/of waarvoor het celhoofd een specifieke expertise heeft opgebouwd 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust in alle graden van rang A1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in alle graden van rang A1. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot personeelsbeleid, waarvan minstens 2 jaar leidinggevende ervaring (het aansturen van een team). Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Grondige kennis van het personeelsstatuut en aanverwante regelgeving - Grondige kennis van de organisatie en het werkveld - Kennis van het Loodswezen Informatie Systeem - Inzicht in HR, budgettering en personeelsadministratie - Ervaring met werken in een operationele maritieme omgeving is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 5 van 9

6 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van directeur (rang A2) met de bijbehorende salarisschaal A Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 4.1) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 juli 2017 (onder voorbehoud). pagina 6 van 9

7 6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 6 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats in de week van 10 juli 2017 (onder voorbehoud) ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld via een assessment center bij een extern kantoor: - Persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is adviserend. De selectiefase vindt plaats te Antwerpen in de periode augustus/september 2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET VERDEDIGING MANAGEMENTVISIE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke, eventueel aangevuld met externe juryleden. Kandidaten die doorgaan naar deze fase zullen voorafgaand aan dit gesprek gevraagd worden een managementvisie op te maken, waarin u uw visie op leiding geven en de specifieke wijze waarop u een afdeling met deze opdracht zou managen weergeeft. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen of concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven maar een concreet zicht te geven over hoe u een dergelijke afdeling zal leiden, rekening houdend met de inhoudelijke uitdagingen en knelpunten van de afdeling en in de context van de entiteit en het beleidsdomein pagina 7 van 9

8 waartoe ze behoort. Deze managementvisie moet bondig zijn (max. 10 blz.). De kandidaten krijgen de nodige instructies hiervoor tijdig toegestuurd. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Toelichting managementvisie Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 25/09/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 9 juli 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, , eline.desmet@mow.vlaanderen.be 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Yves Goossens Algemeen directeur yves.goossens@mow.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke eline.desmet@mow.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen oktober 2017 (onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9