1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Natuur en Bos zoekt een Hoofddeskundige Logistiek en Onthaal (m/v) Statutair Rang: B2 Met standplaats: Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je werkt het beleid en de organisatie uit van de processen rond facility, logistiek, verzending, onthaal,. Je stuurt het team van logistieke medewerkers aan, verspreid over de verschillende VAC s, en superviseert hen in hun dagelijkse werkzaamheden., In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie. 2 FUNCTIECONTEXT Als hoofddeskunidge Logistiek en Onthaal werk je binnen de Staf en Ondersteunende Diensten 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je stuurt het team van logistieke medewerkers aan en vertegenwoordigt het team binnen en buiten de entiteit.

2 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Je initieert en begeleidt projecten m.b.t. logistiek en onthaal en binnen ruimere projecten sta jij in voor het logistieke luik Je tekent het duurzaamheidsbeleid mee uit en waakt over het duurzaam gebruik van materialen en diensten Je stelt budgetten op en staat in voor de opvolging, waarbij je tijdig anomalieën detecteert Je vervult een brugfunctie tussen het hoofd van de entiteit en de teamleden en zorgt voor een vlotte doorstroming van informatie Je streeft met het team naar een optimale dienstverlening, waarbij je regelmatig de werking evalueert en indien nodige verbeterprocessen opzet Je biedt operationele en vaktechnische ondersteuning en vertegenwoordigt je dienst in verschillende fora en beleidsniveau s 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in de graad van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van deskundige of programmeur. 2) Je beschikt op datum van 28 mei 2017 over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het opzetten en begeleiden van logistieke processen en/of schaalanciënniteit in één of meer salarisschalen van de toeganggevende graad. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Elsie Gilis, elsie.gilis@vlaanderen.be, 0492/ COMPETENTIES Technische competenties Je hebt ervaring met logistieke processen 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31).

3 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in het belang van de organisatie (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt bij het behalen van resultaten (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Richting geven: Je geeft richting op niveau van processen en structuren (niveau 2) Innoveren: Je werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken (niveau 1) Klantgerichtheid: Je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau 2) Plannen & organiseren: Je coördineert je eigen werk en dat van anderen (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van bevordering dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

4 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing.. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 3 juli JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Gedragsgerichte competenties Vaktechnische competenties Je motivatie en inzicht in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Je kandidatuur krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig bij het geheel van de beoordeelde criteria. Enkel wie een gunstige beoordeling kreeg en wie als hoogste gerangschikt werd, wordt uitgenodigd op het eindgesprek met de administrateurgeneraal. Wanneer de hoogst gerangschikte kandidaat zijn of haar kandidatuur intrekt of wanneer deze als niet geschikt wordt bevonden in de eindselectie, kan de volgende

5 gerangschikte kandidaat met een gunstige beoordeling uitgenodigd worden voor de eindselectie De selectiefase vindt plaats te Brussel op 6 juli 2017 (datum onder voorbehoud) ASSESSMENT De beste gerangschikte kandida(a)t(en) worden doorgestuurd naar een extern bureau voor een assessment, bestaande uit een diepte-interview en psychitechnische testen. Tijdens deze selectefase wordt beoordeeld of de kandidaat functioneert/redeneert op het vereiste B2)niveau EINDSELECTIE: GESPREK MET DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL Het eindgesprek wordt gevoerd met de administrateur-generaal Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 15 juli 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 11 juli (datum onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector

6 die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar hrm.anb@lne.vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 2 juli 2017 naar ons stuurt Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Elsie Gilis, 0492/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Heidi Van Praet Hoofd Staf en Ondersteunende Diensten Heidi.vanpraet@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elsie Gilis selectieverantwoordelijke elsie.gilis@vlaanderen.be tel 0492/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 31/07/2017.

7 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van de vacaturetitel.

8 Functiebeschrijving: Leidinggevende Logistiek Functiefamilie Lager Kader Voor akkoord: Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

9 Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type personeelsleden): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Transitiemanager/Leidinggevende van de afdeling Staf & Ondersteunende diensten VAC coördinatoren, verzending en onthaal personeelsleden, logistieke personeelsleden VAC coördinatoren (1 per VAC), verzending en onthaal (1,5 per provincie), logistieke taken (1,5 per provincie)(verschillende niveaus). Beheer van aankoopbudget (inclusief catering). Exacte omvang nog te bepalen. N.v.t. 2. Doel van de functie Uitwerken van het beleid en organiseren van de brede processen op vlak van de bevoorradingsketen, facility, contractbeheer, leveranciersmanagement. Voorzien van verzending en onthaal. Aansturen van een team van VAC coördinatoren, personeelsleden verzending en onthaal en logistieke personeelsleden, verspreid over de verschillende locaties en deze superviseren in hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het teamlogistiek te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbeelden van activiteiten //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 9 van 13

10 Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor het eigen team en de personeelsleden teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van het team. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden binnen het teamen hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Leiding geven aan personeelsleden Aansturen en motiveren van personeelsleden teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - In dialoog met de leidinggevenden in het Agentschap de behoeften aan logistieke ondersteuning op hoofdlijnen in kaart brengen. - Deze behoeften vertalen in concrete operationele doelen voor de eigen team - Jaarplannen en projectplannen opstellen voor het eigen team. - Plannen en organiseren van de dienstverlening op lange, middellange en korte termijn: prioriteiten bepalen, taakverdeling en werkroosters opstellen en tijdslimieten bepalen. - De dagelijkse werking van het teamplannen en opvolgen en taken toewijzen aan personeelsleden. - Vinger aan de pols houden: behandelen en oplossen van allerhande organisatorische problemen en zoeken naar een compromis. - Voorzien in de noodzakelijke rapportering - Ad hoc vragen identificeren (meldingsnummer, aanvraagformulieren, ) en er, rekening houdend met de standaardprocessen, adequaat op antwoorden - Vanuit de processen en de volumes aan taken en vragen individuele doelstellingen opmaken voor personeelsleden en prestatie indicatoren afspreken. - Plannings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren. - Personeelsleden begeleiden en coachen en daarbij rekening houden met de variatie aan profielen en niveaus en met het gegeven dat personeelsleden zowel centraal als decentraal gepositioneerd zijn. - De goede werksfeer bewaken binnen het team en een open overlegcultuur initiëren. - Stimuleren en opvolgen van het leerproces van personeelsleden en hen kansen bieden om deel te nemen aan opleidingen, themadagen - Ondernemerschap stimuleren bij personeelsleden en betrokkenheid van personeelsleden verhogen door hen te stimuleren om actief bij te dragen aan de continue evaluatie en verbetering van de werking van d het team. - Regelmatig organiseren van teamoverleg en regelmatige individuele opvolgingsgesprekken //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 13

11 Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op werking input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de menselijke, financiële en logistieke middelen teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. - Opzetten van participatieve trajecten en overlegfora om veranderingstrajecten te faciliteren en draagvlak te creëren. - Nadenken over mogelijke efficiëntiewinsten door het uniformiseren van de aanpak, standaardisatie van processen of door andere richtlijnen en normen te hanteren. - Ontvangen, onderzoeken en opvolgen of rechtzetten van klachten. Zorgen voor concrete en onmiddellijke feedback en bijsturing waar nodig. - Regelmatig klantenbevragingen organiseren. Opvolgen van de kwaliteit van de werkzaamheden door het steekproefsgewijs controleren van de kwaliteit van de geleverde producten en diensten en door het frequent controleren van de prestaties van het team op het terrein. - Opvolgen van de werking d.m.v. een nauwgezette monitoring van prestatieindicatoren. - Opvolgen van leveringen en oplevering. - Zelf initiëren, trekken en opvolgen van grotere projecten die betrekking hebben op de logistiek in de organisatie. - Performante processen ontwerpen en implementeren en noodzakelijke procedures en richtlijnen uitwerken voor het correct aanvragen en opvolgen van diensten van de dienst Logistiek (vb.: aanvragen catering, aanvragen klein bureaumateriaal, richtlijnen papierloos werken en archivering, ) - Meedenken en meewerken aan grotere projecten en een logistieke component bevatten (vb. het implementeren van een document management systeem). - Mee uittekenen van het duurzaamheidsbeleid (vb wagenparkbeheer, maximaal papierloos werken, ) - Waken over een duurzaam gebruik van goederen en diensten en opstellen van richtlijnen om verspilling te voorkomen. - Een raming opmaken van de noodzakelijke personeels- en financiële middelen in functie van de noden op vlak van logistieke en facilitaire ondersteuning. - In dit kader de nodige budgetten opstellen en bijdragen aan de (meerjaren)begroting. - Het aankoopbudget beheren in functie van de lopende en de nog op te starten overheidsopdrachten m.b.t. logistiek. - Tijdig detecteren van excessen en andere anomalieën en erop toezien dat indien nodig actie ondernomen wordt. - Rapporteren m.b.t. de ingezette middelen en //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 11 van 13

12 noodzakelijke bijsturingen. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. 4. Competentieprofiel (niveau 2) - In dit kader de service gerichtheid van het team en de activiteiten garanderen en versterken en kritische meedenken met de klanten/gebruikers. - Netwerk ontwikkelen en contacten aangaan met relevante instanties in het werkveld (VAC s, Agentschap Facilitair Bedrijf, leveranciers, ) - Verzekeren van een vlotte doorstroming van relevante informatie binnen het team en naar deze contacten. - Instaan voor een vertegenwoordiging van het team in verschillende fora op de verschillende beleidsniveaus. - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het hoofd van de entiteit en de personeelsleden. - Inhoudelijke tussenkomst bij belangrijke dossiers en grote projecten - Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers/projecten of bij specifieke problemen - Operationele en vaktechnische ondersteuning bieden bij complexe dossiers en aanvragen of bij technische problemen. - Als back-up fungeren in geval van piekperiodes, verlof of ziekte van personeelsleden. Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 2 Coachen niveau 1 Innoveren niveau 1 Oordeelsvorming niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 13

13 Plannen en organiseren niveau Vaktechnische competenties - Kennis van het aansturen van diverse logistieke processen en activiteiten. - Kennis van wetgeving overheidsopdrachten. - Kennis van de operationele werking van ANB (producten en diensten). - Computervaardigheden (basis): Windows OS, Office (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook) Diplomavereisten A1 Master opleiding vereist Ervaringsvereisten Minstens 3 jaar ervaring, 5. Andere functierelevante informatie Standplaats: Brussel, wel decentraal team aansturen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 13 van 13