Departement Werk en Sociale Economie zoekt een Chauffeur/Administratief en Operationeel Ondersteuner

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Werk en Sociale Economie zoekt een Chauffeur/Administratief en Operationeel Ondersteuner Contractueel, bepaalde duur 1 jaar Niveau: D Rang: D1 Graad: Assistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de nonprofitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : De functie van chauffeur/ administratief en operationeel ondersteuner is gesitueerd binnen de pool secretariaat en administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene Diensten en de Diensten van de Secretaris-Generaal. In deze pool werken vier personeelsleden. Hierbij zijn twee managementassistenten toegewezen aan de Afdeling Algemene Diensten en de Diensten van de Secretaris-Generaal, die ook de back-up-rol opnemen voor het secretariaat van de SG. Daarnaast behoort tot dit team ook de chauffeur van de secretarisgeneraal, die bijkomend ook de pool en de afdelingen ondersteunt op administratief en operationeel, logistiek vlak. Deze pool wordt aangestuurd door de coördinator, die eveneens de managementassistent is van de secretaris-generaal.

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Voorbereiden en uitvoeren van diverse operationele taken inherent aan de eigen vakkennis met als doel de dienstverlening en/of het product mee te realiseren. Dit betreft hoofdzakelijk het uitvoeren van de functie van chauffeur en bijkomend het opnemen van uitvoerende administratieve en operationele taken bij de pool secretariaat en administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene Diensten/ Diensten van de Secretaris-Generaal. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Voorbeelden van activiteiten Kennisnemen van de opdracht - Raadplegen van de instructies, dag- of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten pagina 2 van 10

3 Kennisnemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels met als doel een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. - Regelmatig met de chef en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: Binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal met als doel altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken van de SG en/of de pool secretariaat en administratieve ondersteuning met als doel de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen. - Wagens onderhouden - Zorgen voor koffie en dranken ten behoeve van de stafleden, de SG en bezoekers - Instaan voor klein onderhoud en de kopiemachine - Instaan voor de postbedeling en verzending - Stockbeheer - Registreren van binnenkomende post - Maken van kopieën en scans - Reserveren vergaderzalen, beamer, GSM s voor telewerkers - Afdrukken van grote hoeveelheden documenten - Helpen bij het versturen van grote zendingen - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bv. Vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, - Onderhoudsprogramma s voor machines, apparaten, voertuigen, nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de gebruikte werkmiddelen - Ontsmetten en reinigen van werkvlakken - Ordelijk en net houden van de kitchenette - Materiaal op de juiste plaats opbergen - Telefoons beantwoorden - Fotokopies maken - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. Telefoonnummers) - Koffie zetten - Bezoekers ontvangen en doorverwijzen - Affiches opvangen pagina 3 van 10

4 Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden met als doel de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s met als doel de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten met als doel de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Problemen en voorvallen en signaleren en bespreken met de chef - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden (bv. in een logboek) - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen - Tijdsregistratie bijhouden - Werkbonnen invullen - Regelmatig consulteren van de agenda van de SG in functie van de planning van de vervoersopdrachten - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Op vraag van de SG uitvoeren van vervoersopdrachten op onregelmatige diensttijden (eventueel ook op zaterdag en zondag) - Opvolgen van de voorraad - Checken en inschrijven van leveringen - De verantwoordelijke op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen - Zorgen voor orde en netheid in de bergruimte - Prijs vragen voor eenvoudige zaken - Info aanvragen over mogelijke leveringen 3 PROFIEL pagina 4 van 10

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eric Min, tel. 02/ ) 3.1 COMPETENTIES Technische competenties DIPLOMA Geen diplomavoorwaarden ERVARING Minstens 3 jaar beroepsrelevante ervaring voor wat betreft de opdracht van chauffeur (bij voorkeur in de regio Brussel). Bijkomende ervaring met administratief en operationeel ondersteunende taken is een pluspunt. KENNIS & KUNDE M.b.t. de rol als chauffeur: Beschikken over een rijbewijs B met een geschiktheidsattest voor personenvervoer Zeer goede kennis van de wegcode Uitvoeringsgerichte kennis van werkwijzen, en/of de hantering van speciale gereedschappen en materialen, vb. in staat zijn om de wagen te onderhouden en kleine technische mankementen aan te pakken, enz. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) pagina 5 van 10

6 Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van bepaalde duur (1 jaar). Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 6 van 10

7 Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Assistent (rang D1, salarisschaal D111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1857 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Met de wettelijke toelage(n) inbegrepen komt dit neer op een minimum nettoloon van 1.556,73 euro Op /salarissimulator kun je steeds je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats tussen 25 en 27 april PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST De kandidaat vult een computergestuurde persoonlijkheidsvragenlijst in, die door de jury wordt meegenomen in de beoordeling. Deze selectiefase is adviserend. Deze selectiefase vindt plaats tussen 27 april en 1 mei Dit betreft een korte vragenlijst die u per mail wordt toegezonden en die van thuis uit kan ingevuld worden. pagina 7 van 10

8 5.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Dit vindt plaats op 2 mei 2018 in de voormiddag in het kantoor te Brussel (Ellipsgebouw). Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische en persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 april Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier : pagina 8 van 10

9 bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 24 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Je kan dit ook opvragen bij 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Inge Van Pollaert Coördinator secretariaat AAD tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Eric Min Adviseur hr en vorming / selectieverantwoordelijke Eric.min@ewi.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 8 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar aanwervingen@wse.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 10

10 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. De eerst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op de concrete vacature die hier wordt aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. pagina 10 van 10