Functiebeschrijving: Chauffeur / Administratief en Operationeel Ondersteuners (Pool Administratieve Ondersteuning AAD/AJDE)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Chauffeur / Administratief en Operationeel Ondersteuners (Pool Administratieve Ondersteuning AAD/AJDE) Functiefamilie Praktisch uitvoerende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Linda De Hertogh, coördinator pool Dirk Vanderpoorten, secretaris-generaal Naam functiehouder Datum + Handtekening VACANT

2 1. Context van de organisatie 1.1. Het Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : Afdeling Algemene Diensten De Afdeling Algemene Diensten bestaat uit: Strategische managementcel die instaat voor: ICT HRM en Organisatieontwikkeling Externe communicatie Interne communicatie Kennis- en archiefbeheer Facility management Bestuurs/managementrapportering 2

3 Aansturing gemeenschappelijk dienstencentrum (MOD) Opvolging CAG/SG forum/sobo/sopo/. Secretariaat EOC/DC/MaCo Dienst studie en beleidscoördinatie: Monitoring van het geheel van maatregelen en programma s DWSE Ondersteuning van de afdelingen op vlak van monitoring van de individuele maatregelen Evaluatie van het beleid en de programma s DWSE Monitoring/strategische analyse van trends en evoluties op de arbeidsmarkt Coördinatie van het VIONA-onderzoeksprogramma + opvolging van het Steunpunt WSE Europees/internationaal beleid incl aansturing Permanente Vertegenwoordiger Doelstellingenmanagement Werk en Sociale Economie (inclusief monitoring regeerakkoord, beleidsengagementen, VIA,..) Beheersovereenkomsten VDAB en Syntra Vlaanderen Coördinatie parlementaire vragen Dienst financieel management en certificering Financiën Begroting Managementovereenkomst Ondernemingsplan Interne controle Integriteit en deontologische code Project management (methodologie) Proces- en risicomanagement Beheersrapportering (vb doorlooptijden) Certificeringsautoriteit ESF kwaliteitsmanagement 3

4 De functie van administratief ondersteuner/ chauffeur situeert zich binnen de pool administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene diensten en de afdeling Juridische Diensten & Erkenningen. In de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen en de Afdeling Algemene Diensten werken vijf personeelsleden. Hiervan is één management assistent toegewezen aan de Afdeling Algemene Diensten en zijn twee management assistenten toegewezen aan de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen. Daarnaast behoort tot dit team ook de chauffeur van de secretaris-generaal, dewelke de pool en de afdelingen ondersteunt op administratief en operationeel, logistiek vlak. Deze pool wordt aangestuurd door de coördinator, dewelke eveneens de management assistent is van de secretaris-generaal Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van De secretaris-generaal en de coördinator van de pool administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene Diensten nvt Nvt 4

5 type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Nvt Nvt 2. Doel van de functie Uitvoeren van operationele taken teneinde de dienstverlening mee te realiseren. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen In deze functie betreft dit hoofdzakelijk het uitvoeren van de functie van chauffeur en daarbij de functie als ondersteuner uitvoerende administratieve en operationele taken bij de pool secretariaat en administratieve ondersteuning van de afdeling Algemene Diensten. 3. Resultaatgebieden Kennis nemen van de opdracht Resultaat Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het de SG en de pool secretariaat en administratieve ondersteuning van de AAD. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Voorbeelden van activiteiten - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten - Regelmatig met de chef en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren - - Wagens onderhouden - Zorgen voor koffie en dranken ten behoeve van de stafleden, de SG en bezoekers - Instaan voor klein onderhoud van de kopiemachine - Instaan voor de postbedeling en verzending - Stockbeheer - Registreren van binnenkomende post - Maken van kopieën en scans - Reserveren vergaderzalen, beamer, GSM s voor telewerkers - Afdrukken van grote hoeveelheden documenten - Helpen bij het versturen van grote zendingen 5

6 - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bv. vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken van de SG en/ of de pool secretariaat en administratieve ondersteuning teneinde de dienst op logistiek, technisch en/ of administratief vlak mee te ondersteunen Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Onderhoudsprogramma s voor machines, apparaten, voertuigen, nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de gebruikte werkmiddelen - Ontsmetten en reinigen van werkvlakken - Ordelijk en net houden van de kitchenette - Materiaal op de juiste plaats opbergen - Telefoons beantwoorden - Fotokopies maken - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. Telefoonnummers) - Koffie zetten - Bezoekers ontvangen en doorverwijzen - Affiches ophangen - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de chef - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden (bv. in een logboek) - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen - Tijdsregistratie bijhouden - Werkbonnen invullen - Regelmatig consulteren van de agenda van de SG in functie van de planning van de vervoersopdrachten - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Op vraag van de SG uitvoeren van vervoersopdrachten op onregelmatige diensttijden (eventueel ook op zaterdag en zondag) 6

7 Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. - Opvolgen van de voorraad - Checken en inschrijven van leveringen - De verantwoordelijke op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen - Zorgen voor orde en netheid in de bergruimte - Prijs vragen voor eenvoudige zaken - Info aanvragen over mogelijke leveringen 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Flexibiliteit niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Samenwerken niveau 2 Plannen en organiseren niveau Vaktechnische competenties DIPLOMA Geen diplomavoorwaarden ERVARING Minstens 6 jaar beroepsrelevante ervaring, zowel in de functie van chauffeur (bij voorkeur in de regio Brussel) als in de functie van administratief, operationeel ondersteuner KENNIS & KUNDE M.b.t. de rol als chauffeur : beschikken over een geschiktheidsattest voor personenvervoer zeer goede kennis van de wegcode uitvoeringsgerichte kennis van werkwijzen, en/of de hantering van speciale gereedschappen en materialen, vb. in staat zijn om de wagen te onderhouden en kleine technische mankementen aan te pakken, enz. M.b.t. de rol als administratief en operationeel ondersteuner : in staat zijn om eenvoudige administratieve taken uit te voeren enige kennis van onderhoud hardware (kopieertoestel, printer, enz.) enige kennis van logistieke ondersteuning 7

8 5. Andere functierelevante informatie Bereid zijn tot een flexibel uurrooster, gegeven de partiële opdracht van de vervoersopdrachten voor de SG. Bereid zijn tot het (jaarlijks) volgen van opleiding en training m.b.t. het takenpakket. Bij voorkeur woonplaats regio Brussel of Ninove (aangezien het merendeel van de opdrachten zich in deze regio afspelen) 8