Functiebeschrijving:

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Management assistent Juridische Diensten & Erkenningen (Pool Administratieve Ondersteuning JDE & AAD) Functiefamilie administratief ondersteunende functies Niveau 2 Voor akkoord Naam leidinggevende(n) Datum + handtekening Linda De Hertogh Vincent Vandenameele Naam functiehouder Datum + Handtekening VACANT

2 1. Context van de organisatie 1.1. Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen De afdeling Juridische Diensten en Erkenningen verleent juridische ondersteuning aan de secretaris-generaal, aan de andere afdelingen van het Departement en andere entiteiten van het beleidsdomein of het politiek niveau. Daarnaast staat zij ook in voor de beleidsvoorbereiding inzake economische migratie (arbeidskaarten en beroepskaarten), private arbeidsbemiddeling en uitzendactiviteiten en dienstencheques. Ook de opstelling van de regelgeving en de kwaliteitsbewaking van de regelgeving binnen het beleidsdomein, het juridisch geschillenbeheer en het dossierbeheer van de administratieve geldboeten behoort tot het takenpakket van deze afdeling. De afdeling vertegenwoordigt het Departement op diverse fora (vb. de werkgroep EU-handel, werkgroep multilateraal beleid, de adviesraad voor buitenlandse arbeidskrachten, de commissie voor uitzendactiviteiten, ), coördineert afdelings- en entiteitsoverschrijdende projecten (vb. staatshervorming) en coördineert de samenwerking tussen de juridische diensten van de verschillende entiteiten binnen het beleidsdomein. 2

3 In de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen en de Afdeling Algemene Diensten werken vijf personeelsleden. Hiervan is één management assistent toegewezen aan de Afdeling Algemene Diensten en zijn twee management assistenten toegewezen aan de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen. Daarnaast behoort tot dit team ook de chauffeur van de secretaris-generaal, dewelke de pool en de afdelingen ondersteunt op administratief en operationeel, logistiek vlak. Deze pool wordt aangestuurd door de coördinator, dewelke eveneens de management assistent is van de secretaris-generaal Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? de coördinator van de Pool Administratieve Ondersteuning van de Afdeling Algemene Diensten en Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen 3

4 het afdelingshoofd en/ of diensthoofd van de Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan voornamelijk de afdeling Juridische Diensten en Economische Migratie binnen het departement teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Een adressenbestanden van contactpersonen en organisaties opstellen, verzamelen en up to date houden - Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid - Opzoekwerk op internet, - Statistieken opmaken en verwerken - Congres-, evenement- en persmappen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Dossiers klaarmaken voor vergaderingen - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, dossiers, - Documenten rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap 4

5 - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Het bijhouden en het organiseren van evenementendossiers Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Opstellen van briefwisseling, uitnodigingen, mailings, enz. - Fotokopies nemen en verspreiden - Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, - Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Het verlenen van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, evenementen, congressen, zoals het maken van de naambadges, de organisatie van het evenementensecretariaat, - Deelnemen aan interne werkgroepen - Registreren van post van de eigen entiteit - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in PC-systeem - Circulatiemappen verspreiden Onthaal en telefoon - Ontvangen en begeleiden van bezoekers of van deelnemers aan 5

6 Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende(n) van de afdeling of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. vergaderingen, congressen of andere evenementen - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie (ook aan anderstaligen) - Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten, congres-, evenementen-, of persmappen - Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook van anderstaligen) - Afspraken maken + plannen van vergaderingen -> dossiers klaarmaken voor vergaderingen - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen, locaties, hotels, vliegtickets, - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, - Neemt deel aan info- en vormingsmomenten m.b.t. de eigen verantwoordelijkheden en het eigen takenpakket - Deelt kennis en kunde met de collega s via bijv. het kennisdelingsnetwerk van de secretariaten en administratief ondersteuners 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Communiceren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Initiatief niveau 1 Samenwerken niveau Vaktechnische competenties DIPLOMA Graduaat of professionele bachelor ERVARING Enkele jaren ervaring in administratieve ondersteuning en/ of secretariaatswerk, bij voorkeur binnen een overheidscontext 6

7 KENNIS & KUNDE Algemeen - kennis van de entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie - algemene kennis van het werkdomein van de dienst - goede administratief-organisatorische vaardigheden Informatica - goede kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) Talen - passieve en actieve kennis van het Frans en Engels is een pluspunt 5. Andere functierelevante informatie 7