CHAUFFEUR SECRETARIS-GENERAAL (M/V)

Transcriptie

1 Het Departement internationaal Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in statutair dienstverband (interne mobiliteit): CHAUFFEUR SECRETARIS-GENERAAL (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Stafdienst Departement Internationaal Vlaanderen D Assistent Boudewijnlaan Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van assistent bij het departement internationaal Vlaanderen. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van assistent bij departement internationaal Vlaanderen en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau D. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van assistent bij het departement internationaal Vlaanderen en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau D. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je werkervaring: Minimum 2 jaar professionele werkervaring als chauffeur ONS AANBOD Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van assistent (rang D1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren.

2 Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door ( Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met vrijdag 19 september 2014 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Koen Verlaeckt, secretaris-generaal Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Tel. : koen.verlaeckt@iv.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O, MOD DAR-iV Tel. : 02/ selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: week 22/09/2014 Selectiegesprek: maand oktober 2014 Opgemaakt door Team P&O 2

3 Functiebeschrijving: Chauffeur SG (M/V) Beleidsdomein: departement internationaal Vlaanderen Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 20/12/2012 door MOD DAR-iV Opgemaakt door Team P&O 3

4 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: departement internationaal Vlaanderen 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Het departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het departement iv draagt daartoe bij door in eerste orde in te zetten op de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen, de internationalisering van de Vlaamse economie, de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen en de bestrijding van structurele armoede in de wereld. Het departement is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen; de internationale vertegenwoordiging en het beheer van de internationale relaties van de Vlaamse Regering; de behartiging van de belangen van de Vlaamse Gemeenschap in internationale dossiers; de advisering, financiering en opvolging van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het internationaal beleid van de Vlaamse Regering; de uitvoering en handhaving van de regelgeving voor Vlaamse ondernemers en particulieren inzake toeristisch logies en handel in strategische goederen; de coördinatie en monitoring van internationale verdragen en EU-regelgeving. Organisatorisch bestaat het departement uit 5 subentiteiten: de stafdienst de afdeling Diplomatiek Netwerk de afdeling Mondiale Uitdagingen de afdeling Buitenlandse Zaken de afdeling Toeristisch Ondernemen en Strategische Goederen. Opgemaakt door Team P&O 4

5 Profielbeschrijving Functietitel Chauffeur Functiedoel Uitvoeren van operationele taken teneinde de leidend ambtenaar van het Departement internationaal Vlaanderen te ondersteunen Resultaatgebieden Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden - Raadplegen en opvolgen van de instructies en de agenda van de leidend ambtenaar - Respecteren van de afgesproken prioritaire opdrachten - De opdracht, de planning en hoe die uit te voeren bespreken met de leidend ambtenaar en diens secretariaat Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team - Voorbereiden van de verplaatsingen (adres, stratenplan, wegenberichten,..); - Wegbrengen/ophalen van vloeiboeken, poststukken naar de kabinetten of andere bestemmingen; - Na afspraak met het secretariaat uitvoeren van chauffeursopdrachten ten behoeve van andere collega s binnen het Departement Materiaal Nazien en onderhouden van de dienstwagen teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal - Onderhoudprogramma s voor de dienstwagen nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de dienstwagen - Materiaal op de juiste plaats opbergen Ad hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen - Telefoons beantwoorden - Fotokopies maken - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. telefoonnummers) - Bezoekers ontvangen en doorverwijzen - Verzorgen van de interne postbedeling - Beheren van het economaat - Informeren van Belgische ambassades, resp. Vlaamse vertegenwoordigingen in het buitenland van de komst van Opgemaakt door Team P&O 5

6 Vlaamse ambtenaren en kabinetsmedewerkers Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de chef - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen - Tijdsregistratie bijhouden Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten Vaktechnische competenties - Rijbewijs B - Kennis basisfuncties MS Office - Grondige kennis van het wegennet en de verkeersreglementering Gedragscompetenties Organiseren n1 De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Organiseert het eigen werk: - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af - Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden - Pakt de zaken efficiënt aan - Kan inspelen op wijzigende omstandigheden - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht Nauwgezetheid n1 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Draagt zorg voor materialen; gaat ordelijk te werk: - Vindt snel terug wat gevraagd is - Houdt gegevens ordelijk bij - Onderhoudt materialen conform de voorschriften - Houdt de eigen werkplaats netjes en opgeruimd; houdt geen overbodige dingen bij - Levert verzorgd werk af (bv. opmaak documenten, geen onnauwkeurigheden ten gevolge van slordigheid) Opgemaakt door Team P&O 6

7 - Levert overzichtelijke berekeningen en gegevens af zodat controle mogelijk is Voortdurend verbeteren n1 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie: - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid n1 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten: - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken n1 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen: - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid n1 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken: - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega's, klanten, medewerkers, etc.) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Opgemaakt door Team P&O 7