VOORBEHOUDEN BETREKKING VOOR

Transcriptie

1 Het departement internationaal Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in contractueel dienstverband: VOORBEHOUDEN BETREKKING VOOR PERSONEN MET EEN ARBEIDSHANDICAP DIE RECHT HEBBEN OP EEN LANGDURIGE LOONKOSTENSUBSIDIE IN DE REGULIERE OF SOCIALE ECONOMIE - ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT (M/V) Afdeling: Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Stafdienst DiV Internationaal Vlaanderen C Medewerker Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan de onderstaande voorwaarden: En - Je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap - Of je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs Indien je beschikt over een anderstalig diploma of getuigschrift, dien je jouw taalkennis te bewijzen aan de hand van een examen dat je hebt afgelegd bij Selor. Indien je beschikt over een in het buitenland behaald diploma dien je een attest van gelijkwaardigheid voor te leggen. En Eerdere werkervaring in administratieve ondersteuning strekt tot aanbeveling. 1

2 ONS AANBOD Je krijgt een contract onbepaalde duur Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal, in contract van onbepaalde duur. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Deze functie is voorbehouden voor personen met een handicap die in aanmerking komen voor langdurige loonkostsubsidies in regulier of sociale economie HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door ( Vergeet daarnaast volgende documenten niet toe te voegen aan je kandidatuur: - je motivatiebrief - de ingevulde vragenlijst (te vinden bij de vacature) - een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden betrekking We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 2 november

3 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Frances Pelst, secretariaatsmedewerker secretaris-generaal Tel. : 02/ frances.pelst@iv.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team personeel & organisatie Tel. : 02/ selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: Donderdag 6 november 2014 Aan de hand van de door jou opgegeven informatie en bijgevoegde informatie en bijgevoegde documenten op gaan we na of je al of niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Hierna zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, werkervaring, pc-kennis en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. De 8 hoogst scorende geschikte kandidaten (50% behalen) gaan door naar de volgende ronde Selectiegesprek met case: 20 november 2014 Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: visie op en inzicht in de functie, motivatie en verwachtingen, technische competenties, persoonsgebonden competenties, inzetbaarheid in de functie en de organisatie. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 3

4 Functiebeschrijving: Administratief medewerker secretariaat (M/V) Entiteit: Departement internationaal Vlaanderen Graad: C111 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 12/09/2014 door MOD DAR-iV 4

5 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: departement internationaal Vlaanderen - Afdeling: Stafdienst 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Het departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het departement iv draagt daartoe bij door in eerste orde in te zetten op de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen, de internationalisering van de Vlaamse economie, de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen en de bestrijding van structurele armoede in de wereld. Het departement is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen; de internationale vertegenwoordiging en het beheer van de internationale relaties van de Vlaamse Regering; de behartiging van de belangen van de Vlaamse Gemeenschap in internationale dossiers; de advisering, financiering en opvolging van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het internationaal beleid van de Vlaamse Regering; de uitvoering en handhaving van de regelgeving voor Vlaamse ondernemers en particulieren inzake toeristisch logies en handel in strategische goederen; de coördinatie en monitoring van internationale verdragen en EU-regelgeving. Organisatorisch bestaat het departement uit 5 subentiteiten: de stafdienst de afdeling Diplomatiek Netwerk de afdeling Mondiale Uitdagingen de afdeling Buitenlandse Zaken de afdeling Toeristisch Ondernemen en Strategische Goederen Afdeling: Stafdienst De Stafdienst staat in voor de strategische aansturing van het departement, de coördinatie van de organisatiebeheersing en interne controle, de interne communicatie, het HR-beleid en de logistieke ondersteuning van buitenlandse zendingen. De handhaving van het logiesdecreet en het wapenhandeldecreet, en het projectsecretariaat 100 jaar Wereldoorlog I zijn ook binnen de Stafdienst gepositioneerd FUNCTIEFAMILIE Administratief ondersteunend 5

6 Profielbeschrijving FUNCTIETITEL Administratief medewerker secretariaat Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de stafdienst van de leidend ambtenaar en bij uitbreiding aan het Departement internationaal Vlaanderen teneinde bij te dragen aan een vlotte, efficiënte administratieve werking van het Departement. Resultaatgebieden Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten: - Verwerken van de inkomende en uitgaande post en inschrijven in het elektronische postregistratiesysteem - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via- ) - Invoeren van alle verlofaanvragen, ziektemeldingen, afwezigheden,... in het elektronisch personeelssysteem (VLIMPERS) - Aanvullen en actualiseren van het adressenbestand/verzendlijsten - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Intern distribueren en opvolgen van de documenten van de Vlaamse Regering Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagd informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Ingeschreven briefwisseling elektronisch bewaren in een geordend systeem (Sharepoint) - Collega s informeren over waar ( elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Klasseren van documenten van de stafdienst, bijvoorbeeld spontane sollicitaties, facturen, verslagen,... Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) Voorbeelden van activiteiten: - Opmaken van betalingsborderellen - Algemene correspondentie - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Uitwerken van draaiboeken rond allerhande taken zoals, beheer Vlimpers, postverwerking,... 6

7 Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de stafdienst. Voorbeelden van activiteiten - Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten - Fotokopies nemen en verspreiden - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten en leidinggevende,... - Inspringen bij afwezigheid collega s -Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. Bij vergaderingen, ontvangst van ambassadeurs, zorgen voor installatie beamer, bestellen van catering - Scannen van documenten - Algemene ondersteuning van de secretaris-generaal en/of de stafmedewerkers - Fungeren als eerste aanspreekpunt voor problemen met telefonie - Stockbeheer telefonie (gsm s). - Reserveren van vergaderzalen - Online boeken van treintickets POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Voorbeelden van activiteiten: - Registreren van post van de eigen entiteit - Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn - Versturen van uitgaande stukken ( in enveloppe steken, frankeren en adresseren) - Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen - Briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in Sharepoint - Circulatiemappen verspreiden Onthaal /Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het Departement internationaal Vlaanderen Voorbeelden van activiteiten - Ontvangen en begeleiden van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Opmerking De functie situeert zich in een administratief team. Indien één bepaalde deeltaak van het hele takenpakket moeilijk is omwille van de handicap kan dit mogelijk ondervangen worden in het team waar u terecht komt. 7

8 GEDRAGSCOMPETENTIES Schriftelijke vaardigheden n1 Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. - Hanteert een correcte en begrijpelijke taal - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica Nauwgezetheid n2 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Levert met oog voor detail correct werk af: - Voert repetitieve administratie of technische zaken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze zaken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden op in de beschikbare informatie, met het oog op het aanbrengen van correcties. Voortdurende verbeteren n1 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereidheid met betrekking tot de eigen functie en situatie: - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Klantgerichtheid n1 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten: - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) 8

9 Samenwerken n1 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen: - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid n1 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken: - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega's, klanten, medewerkers, etc.) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Initiatief n1 Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc): - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Plannen n2 Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, elektronische agenda,...) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 9

10 Vaktechnische competenties Diploma Hoger secundair onderwijs Ervaring Eerdere werkervaring in administratieve ondersteuning strekt tot aanbeveling Functiespecifieke kennis - Je bent goed vertrouwd met bureautica: MS Office, fax, kopieerapparaat, scanner. Je hebt een goede basiskennis en vaardigheid in Word, Excel, Powerpoint, Outlook en internet. - Algemene kennis van het werkdomein van het Departement internationaal Vlaanderen - Basiskennis Frans en Engels (zowel schriftelijk als mondeling) 10