ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): ADMINISTRATIEF MEDEWERKER SECRETARIAAT Beleidsdomein: Agentschap: Adeling: Graad: Standplaats: Mobiliteit en Openbare Werken Wegen en Verkeer Stafdienst Medewerker Koning Albert II-laan 20 bus 4, 1000 Brussel Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. Als administratief medewerker van het directiesecretariaat van de administrateur-generaal help je mee aan de vlotte afhandeling van allerlei administratieve taken binnen het secretariaat. De nadruk zal daarbij liggen op de behandeling en opvolging van parlementaire vragen en kabinetsnota s. Je zal voornamelijk instaan voor het doorsturen van kabinetsnota s en parlementaire vragen naar de betrokken afdeling(en). Je volgt de gestelde antwoordtermijnen op, controleert de antwoorden op correctheid en taalgebruik en stuurt ze vervolgens door aan het kabinet van de minister. Daarnaast zal je ook administratieve ondersteuning bieden aan het team communicatie van de afdeling Planning en Coördinatie (ongeveer 20% van jouw tijd). Dit omvat het coördineren en het verzamelen van informatie en van verschillende teksten. Daarnaast zal je ook meewerken aan de afwerking en/of (eind)redactie van het jaarverslag, het interne AWV-magazine, teksten voor de website van AWV, JE TAKENPAKKET Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Verzamelen en invoeren van antwoorden i.v.m. parlementaire vragen, kabinetsnota s, Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn; Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid; Opzoekwerk op internet; Coördineren en verzamelen van informatie als basis voor het uitschrijven van verschillende teksten. Functiebeschrijving/ selectiereglement administratief medewerker secretariaat vacaturenummer Pagina 1 van 5

2 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een eigen digitaal klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken, zoals vb. antwoorden op parlementaire vragen, kabinetsnota s, ; Klasseren van documenten, rapporten en naslagwerken. 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Administratief opvolgen van parlementaire vragen en kabinetsnota s (in ondergeschikte orde) met hierbij het opvolgen van timing en het tijdig versturen van documenten; Beantwoorden van vragen van eigen personeelsleden met betrekking tot de eigen dossiers. 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Statistieken voorbereiden en de output doorspelen aan de teamverantwoordelijke en/of administrateur-generaal; Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, parlementaire vragen, ; Administratief meewerken aan de teksten voor bijvoorbeeld het jaarverslag van AWV; Administratief meewerken aan de webteksten (website AWV, AWV-magazine, ) en interne nieuwsbrieven en mailings; Erop toezien dat alle voor de burger bestemde documenten in een correcte en verstaanbare taal zijn geschreven; Zo nodig herformuleren van antwoorden op parlementaire vragen. 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten; Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan de administrateur-generaal en de teamverantwoordelijke; De teamverantwoordelijke administratief ondersteunen; Inspringen bij afwezigheid van collega s. 6. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het agentschap. Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie; Beantwoorden van telefonische en schriftelijke oproepen van klanten die inlichtingen vragen omtrent specifieke onderwerpen. Functiebeschrijving/ selectiereglement administratief medewerker secretariaat vacaturenummer Pagina 2 van 5

3 JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een diploma van het secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting en je hebt reeds een eerste ervaring in een secretariaatsfunctie. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kan vlot werken met de PC en de courante softwarepakketten (MS Office); Uitstekende kennis van het Nederlands (zowel geschreven als gesproken); Indien je kennis hebt van de werking van de Vlaamse overheid vormt dit een pluspunt JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Niveau I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Functiebeschrijving/ selectiereglement administratief medewerker secretariaat vacaturenummer Pagina 3 van 5

4 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers, ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau II: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 9 augustus 2015 Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer (25056), bij voorkeur per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post ter attentie van Team HRM, Personeel en Organisatie, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidattest voor te leggen. Functiebeschrijving/ selectiereglement administratief medewerker secretariaat vacaturenummer Pagina 4 van 5

5 Selectieprocedure 1 - Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden - Fase 1: Screening op basis van CV, motivatie en relevantie ervaring eliminerend (week 10 augustus 2015 onder voorbehoud) - Fase 2: Verkennende gesprekken eliminerend (21 augustus 2015 onder voorbehoud) - Fase 3: een selectiegesprek met vaktechnische case (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury en een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend (31 augustus 2015 onder voorbehoud) De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk omwille van het afwisselende en boeiende takenpakket. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.873,79 euro bruto per maand (aangepast aan de huidige index), reglementaire toeslagen niet inbegrepen. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met o Katrien Haegeman, HR-adviseur, tel ; katrien.haegeman@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je ook terecht op de website Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met o Michiel Smekens, intern consultant HRM, tel. 02/ ; michiel.smekens@mow.vlaanderen.be 1 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Functiebeschrijving/ selectiereglement administratief medewerker secretariaat vacaturenummer Pagina 5 van 5