Medewerker exploitatie (M/V)

Transcriptie

1 Medewerker exploitatie (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Planning en Coördinatie Mobiliteit en Openbare Werken C1 Medewerker Koning Albert II-laan 20 bus 4, 1000 Brussel Vacaturenummer:

2 Functiecontext: De functie van medewerker exploitatie situeert zich binnen de afdeling Planning en Coördinatie (PCO). PCO is een centrale afdeling binnen het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) en vervult de rol van katalysator naar de andere afdelingen van het agentschap en naar externe belanghebbenden. Door een functionele en inhoudelijke ondersteuning van de andere afdelingen zorgen wij vanuit PCO voor de realisatie van de missie en visie van AWV. Hieronder valt het beheer en de exploitatie van het toevertrouwde wegennet en aanhorigheden dat circa 6970 kilometer gewest- en autosnelwegen en circa 6700 kilometer fietspaden omvat. PCO is ingedeeld in volgende pijlers om haar rol optimaal te vervullen: Tactische en operationele planning; Communicatie; Investeringen en Exploitatie; HRM-AWV; ICT, kennis- en datamanagement; Kwaliteitsmanagement; Ondersteunende diensten. Situering van de functie binnen de afdeling Planning en Coördinatie: Als medewerker exploitatie zal je meewerken in het team districtswerking en het team veiligheid en preventie. Beide teams situeren zich in de pijler Investeringen en Exploitatie. Deze pijler staat in voor de coördinatie van de opmaak, de ondersteuning en bewaking van de realisatie van de investeringsprogramma s en onderhoudsprogramma s en de bijhorende budgetten om het toevertrouwde patrimonium te beheren. Hierbij is specifieke aandacht voor de winterdienst, veiligheid en preventie, natuur en milieu. Het team districtswerking werkt coördinerend in het domein van het beheer en onderhoud van de wegen. Er wordt daarbij steeds gestreefd naar een uniforme werking binnen de districten of in de samenwerking met derden. Enkele concrete voorbeelden van taken die gecoördineerd worden door het team districtswerking zijn: beheer van middelen, winterdienst, uitvoering van onderhoud (wegen, groenonderhoud, reinigen van grachten, ), verhogen van de efficiëntie van de districten door innoverend te werken, Het team veiligheid en preventie werkt coördinerend in het domein van welzijn op het werk voor het ganse agentschap. Bedoeling is om de medewerkers en het management van AWV bij te staan bij de voorbereiding, uitvoering, opvolging en evaluatie van het veiligheids- en preventiebeleid. Dit met als doel bij te dragen tot de efficiënte en effectieve realisatie van de organisatiedoelstellingen inzake veiligheid en preventie. Volgende onderwerpen worden door dit team gecoördineerd: opmaak van globaal preventieplan en het jaaractieplan, inrichten van de specifieke veiligheidsopleidingen, opvolging van de wet inzake welzijn, uitwerken van diverse instructies m.b.t. welzijn,

3 JE TAKENPAKKET Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de coördinator districtswerking en de coördinator veiligheid en preventie teneinde bij te dragen tot het realiseren van de doelstellingen van de afdeling en een correcte en tijdige afhandeling van dossiers. 1. INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens, en uitvoering van administratieve taken teneinde bij te dragen tot een correcte en tijdige afhandeling van dossiers binnen het kader van een klantgerichte aanpak Opmaken van documenten en toetsing aan de reglementering en/of procedures Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering en begrotingsvoorstellen. Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Verzamelen van de gegevens met betrekking tot welzijn op het werk binnen het Agentschap ten einde deze te gebruiken bij een analyse Verzamelen Winterdienstgegevens voor de opmaak van analyses Verzamelen gegevens voor de opmaak van de inventaris voertuigen en materieel 2. INFORMATIEBEHEER Invoeren en actualiseren van een klassement teneinde een vlotte toegang tot alle gegevens en documenten te verzekeren. Gegevens in bestanden, bijhouden van klassementen, inventarissen, wetgeving en regelgeving en omzendbrieven. Inwinnen en verzamelen van de nodige gegevens en adviezen naargelang de te behandelen problematiek Verwerken van gegevens door aanwending van informaticamateriaal (onder andere inventaris voertuigen en materieel) Verwerken van welzijnsgegevens, bv. gegevens rond arbeidsongevallen, gegevens met betrekking tot arbeidsgeneeskunde, Verzamelen en verwerken van de winterdienstgegevens Klasseren van facturen, bestekken, brieven, rapporten, Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de coördinator districtswerking en de coördinator veiligheid en preventie bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Voorbereiden van dossiers m.b.t. Wagenpark Opmaken van specifieke rapporten rond gebruik van voertuigen en materieel om toe te laten beleidsbeslissingen te onderbouwen Analyse van basisdocumenten en desgevallend inwinnen van bijkomende inlichtingen Opstellen van documenten m.b.t. districtswerking, de winterdienst, wagenpark, en naderhand de opvolging ervan Opmaken en opvolgen van de aankoopprogramma s voertuigen en materieel Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie (Bestuurszaken, Facilitair Management) Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Opstellen van werkgevers - attesten in het kader diverse veiligheidsopleidingen Ondersteuning in de organisatie van toolboxmeetings Ondersteuning in de organisatie van risicoanalyse, verzamelen van gegevens met betrekking tot een functie, boeken van vergaderzalen, contacteren van de deelnemers aan de vergaderzalen,

4 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opmaken van begeleidende brief bij het verzenden van brochures, documentatie Voorbereiden en verzenden van documenten Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, attesten, betalingsnota s, bestelbons,facturen, Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst Ontvangen, sorteren en verdelen van de briefwisseling Deelname aan werkgroepen en bijwonen van vergaderingen in de hoedanigheid van verslaggever/secretaris; Informatie aanreiken, de coördinator districtswerking bijstaan bij de besluitvorming, de adviesverstrekking en/of adviesaanvraag. Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning van de coördinator districtswerking en de coördinator veiligheid en preventie (bv. bij winterdienstvergaderingen, zorgen voor drank en broodjes, ) Deelnemen aan het crisisteam van de winterdienst wanneer noodzakelijk Ondersteuning bij het onderzoek naar aanleiding van ernstige arbeidsongevallen 6. ONTHAAL / TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van het agentschap of de afdeling. Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden van telefonische en schriftelijke oproepen en vragen van klanten Beantwoorden van specifieke vragen omtrent de reglementering, betwistingen, klachten, Beantwoorden van parlementaire vragen en kabinetsnota s op basis van intern aangeleverde gegevens Uitwisselen van informatie met de andere afdelingen (en de districten) van de administratie, verstrekken van inlichtingen en/of het ter beschikking stellen van documentatie 7. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende teneinde bij te dragen tot een goed tijdsbeheer en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,

5 Verwachte competenties: Binnen de Vlaamse overheid, en dus ook binnen het Agentschap Wegen en Verkeer, staat een goede dienstverlening aan de burger centraal. Het zijn de personeelsleden die deze dienstverlening dag in dag uit waarmaken. Om deze reden vinden wij het belangrijk dat al onze personeelsleden beschikken over een aantal waardegebonden en functiespecifieke competenties en deze dagdagelijks gebruiken in hun werkzaamheden. Deze competenties voor medewerker exploitatie zijn: JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is Niveau I. Werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen 3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lage drempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) 4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie

6 - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 5. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s 6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 8. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen

7 JE PROFIEL Formele deelnemingsvoorwaarden - Diploma hoger secundair onderwijs in een administratieve richting - 1 jaar werkervaring is vereist voor deze functie Strekt tot aanbeveling - Een grondige kennis van informatica toepassingen zoals: o Excel: waarin je vlot enkele eenvoudige formules/berekeningen kan invoeren/doen. Ook het werken in verschillende tabbladen en de nodige linken kunnen leggen mag geen probleem vormen. o Word: waarbij het opmaken van een verslag geen probleem mag vormen o Outlook: waarin je een digitale agenda kan bijhouden. Pluspunt - Basiskennis van de aankoopprocedures binnen een overheidsinstelling. Binnen de overheid dienen regels gevolgd te worden om iets aan te kopen. Een basiskennis over de verschillende stappen is een pluspunt. - Basiskennis van OneNote is een Pluspunt, maar is geen vereiste HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 20 april 2014 Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer, per naar jobs@mow.vlaanderen.be of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. SELECTIEPROCEDURE - Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden - Fase 1: Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) - eliminerend (week 21/04) - Fase 2: Verkennende gesprekken eliminerend - Fase 3: Jurygesprek met screening van persoonsgebonden en vaktechnische competenties (o.a. computergestuurde testen eliminerend Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. ONS AANBOD Een grote verantwoordelijkheid in het mee uitstippelen van het beleid van een groot agentschap (AWV); De opportuniteit om samen te werken met experten in verschillende vakgebieden, gaande van kwaliteit over technische bouwkunde naar HRM en communicatie; De functie is aantrekkelijk omwille van het afwisselende en boeiende takenpakket Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal.

8 Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. De eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Jo Roggeman, HRM-deskundige Adres: Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel Tel.: 02/ jo.roggeman@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar of Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met: Michiel Smekens, Intern consultant HRM Adres : Koning Albert II-laan 20, bus 4, 1000 Brussel Tel.: 02/ michiel.smekens@mow.vlaanderen.be