Toerisme Vlaanderen werft aan: AGEMENT (TIJDELIJK MEDEWERKER PRODUCTMANAGEMENT

Transcriptie

1 Toerisme Vlaanderen werft aan: MEDEWERKER PRODUCTMANAGEMENT AGEMENT (TIJDELIJK CONTRACT SEPTEMBER TOT DECEMBER 2015) Team: Productmanagement Entiteit: Toerisme Vlaanderen Niveau: B1 Graad: Deskundige Standplaats: Grasmarkt 2015 FUNCTIEBESCHRIJVING In bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN EN JE DIPLOMA Je hebt een bachelordiploma JE WERKERVARING Geen werkervaring vereist ONS AANBOD Je krijgt een voltijds contract voor bepaalde duur (september-december 2015). Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt betaald door de Vlaamse Overheid. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van Deskundige (B1) met de bijbehorende salarisschaal, om exact te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. 1

2 Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Heb je het juiste diploma, en de gevraagde competenties? Stuur dan je cv je motivatiebrief een kopie van het vereiste diploma door naar Solliciteren kan tot en met zondag 16 augustus MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Julie Rutgeerts: SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: 18 augustus 2015 De selectie gebeurt op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Bij de cv-screening zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, werkervaring, functiespecifieke kennis en pc-kennis, De 3 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde. Selectiegesprek: 21 augustus 2015 Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie en motivatie. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. 2

3 Functiebeschrijving: Medewerker Productmanagement Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: B1 Standplaats: Brussel 3

4 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Team: Productmanagement 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Toerisme Vlaanderen Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren Team: Productmanagement De Dienst Productmanagement zet in op de toeristische ontwikkeling en promotie van verschillende productlijnen op maat van de internationale toerist. De productlijnen voor de komende jaren zijn: erfgoed, Vlaamse meesters, Vlaamse gastronomie, wielererfgoed, herdenking WO 1 en festivals. Belangrijk hierbij is de end-to-end werking. Op basis van eigen kennis en netwerk hiaten in het aanbod identificeren en in samenwerking met de partners de productontwikkeling in gang zetten. Eens het product ontwikkeld is op maat van de potentiële toerist, het product voorbereiden op de promotie en promotionele campagnes opzetten FUNCTIEFAMILIE Administratief ondersteunend 4

5 DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de dienst RESULTAATSGEBIEDEN Informatieverzameling en-verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben Voorbeelden van activiteiten: Informatiebeheer - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, etc. - Statistieken opmaken en verwerken - Persmappen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden Voorbeelden van activiteiten: - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, etc. - Archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, etc.) - Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving 5

6 Voorbeelden van activiteiten: - Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, etc. - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, etc. - Voorbereiding van boekhouding - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, etc.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen Voorbeelden van activiteiten: - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, etc. - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Publiceren van informatie op het internet - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 6

7 DEEL 3: COMPETENTIES 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-do lijstjes, elektronische agenda, ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringenste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald kan worden - Houdt in eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek:: - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, etc.) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de verschillende doelgroepen Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc): - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af: 7

8 - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting wanneer iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Samenwerken II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid 8

9 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken: - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega's, klanten, medewerkers, etc.) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Bachelordiploma Ervaring: - Ervaring in het schrijven van wervende teksten vormt zeker een meerwaarde Functiespecifieke kennis: - Kennis van Microsoft Office, onder meer van Excel en Word, is een noodzaak 9