MANAGEMENT ASSISTENT (M/V)

Transcriptie

1 Toerisme Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in contractueel dienstverband: MANAGEMENT ASSISTENT (M/V) Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Toerisme Vlaanderen B111 Deskundige Grasmarkt 61, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN JE DIPLOMA Je hebt bachelordiploma, bij voorkeur Office Management Indien je beschikt over een anderstalig diploma of getuigschrift, dien je jouw taalkennis te bewijzen aan de hand van een examen dat je hebt afgelegd bij Selor. Indien je beschikt over een in het buitenland behaald diploma dien je een attest van gelijkwaardigheid voor te leggen. JE WERKERVARING Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in een directiesecretariaat ONS AANBOD Je krijgt een contract onbepaalde duur Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B111) met de bijbehorende salarisschaal, in contract van onbepaalde duur. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich 1

2 meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode. Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door. Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 15 juni 2014 MEER WETEN? Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O selectie@dar.vlaanderen.be Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Directiesecretariaat TVL Tel. : nathalie.bultinck@toerismevlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: week van 16 juni 2014 De selectie gebeurt op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Bij de cv-screening zal er een rangschikking opgemaakt worden op basis van volgende elementen: motivatie, soort diploma, ervaring met boekhouding en pc-kennis, De 20 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectietesten: maandag 23 juni 2014 Selectietesten in de vorm van een case waarbij gepeild worden naar de functiespecifieke kennis. De 6 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde Selectiegesprek: maandag 30 juni 2014 Er wordt gepeild naar de volgende aspecten: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie, motivatie en werkervaring. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. 2

3 Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. 3

4 Functiebeschrijving: Management assistent (M/V) Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: B111 Standplaats: Grasmarkt 61, 1000 Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 22/05/2014 door MOD DAR-iV 4

5 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Afdeling: Stafdienst 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Toerisme Vlaanderen wil zich als een strategie- en kennisgedreven organisatie inzetten om de duurzame ontwikkeling van toerisme en de toeristische sector in Vlaanderen en Brussel te bevorderen met het oog op meer economisch rendement, tewerkstelling en sociaal welzijn. Op basis van deze missie heeft Toerisme Vlaanderen een visie ontwikkeld over zijn opdracht in verband met het toerisme en de toeristische sector. Het agentschap ziet voor zichzelf drie grote rollen weggelegd: 1. Een toeristisch kennis- en innovatiecentrum 2. Een gestroomlijnde, kennis- en marketinggedreven marketingorganisatie 3. Een klantgerichte dienstverlener Toerisme Vlaanderen heeft zich georganiseerd in vier afdelingen. 1. Kennis en Kwaliteit: verzamelt, verwerkt en verspreidt kennis ten behoeve van de toeristische sector. 2. Marketing: staat in voor de strategische uitwerking van de Internationale marketingstrategie van Toerisme Vlaanderen. 3. Internationale markten: zorgt voor de promotie van Vlaanderen als toeristische bestemming in het buitenland Afdeling: Staf De opdrachten van de stafdienst zijn divers maar kunnen in het algemeen omschreven worden als beleidsondersteunend. De taken van de stafdienst dienen gezien te worden in een algemene context die er op gericht is de realisatie van de doelstellingen van het agentschap op te volgen en bij te dragen tot de verwezenlijking ervan. Deze functie maakt deel uit van het secretariaat van de administrateur-generaal. Dit secretariaat biedt administratieve, organisatorische en praktische ondersteuning aan de administrateur-generaal FUNCTIEFAMILIE Administratief ondersteunende functie 5

6 Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit Resultaatgebieden Agendabeheer Beheren van de agenda van de administrateur-generaal teneinde bij te dragen tot een goed beheer van zijn tijd en een efficiënte organisatie van het werk - Afspraken maken - Voorbereiden van afspraken en documenten opvragen - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen, hotels, etc - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken opnieuw in te boeken, derden verwittigen, etc. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling - Ontvangen, begeleiden en verwelkomen van bezoekers - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - Aanbieden van drankjes - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, etc. - Statistieken opmaken en verwerken - Persmappen samenstellen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van facturen, brieven, rapporten, etc. 6

7 - Archiefbeheer - Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap - Verslagen van vergaderingen archiveren - Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, etc.) - Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving - De agenda's en verslagen opstellen van interne overlegmomenten - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, etc. - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem - Registers bijhouden Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, etc.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, etc. - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Publiceren van informatie op het internet - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling - Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten - Fotokopies en scans nemen en verspreiden - Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel - Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega's, diensten, chef, etc. - Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) - Inspringen bij afwezigheid van collega's - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, etc. - back-up van collega Vaktechnische competenties - Kennis organisatie structuur TVL - Kennis werking Vlaamse overheid - Kennis deontologische code Vlaamse overheid - Kennis MS office, outlook, word, excel - Engelse, Franse en Duitse taalkennis is een pluspunt 7

8 Gedragscompetenties Plannen n2 Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk en dat van anderen effectief: - Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt goede werkschema's en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) - Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Schriftelijke uitdrukkingsv.n1 Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal: - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Past taalgebruik aan aan de klant en doelgroep Omgaan met stressfactoren n1 Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie: - Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d. - Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk - Vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk - Reageert rustig bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback - Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen Initiatief n1 Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc): - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Nauwgezetheid n2 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Levert met oog voor detail correct werk af: - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 8

9 Voortdurend verbeteren n1 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie: - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid n1 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten: - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken n1 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen: - Houdt rekening met de mening van anderen en toont respect voor de verscheidenheid van mensen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid n2 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 9