De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband (startbaner): Administratief medewerker (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband (startbaner): Administratief medewerker (M/V) Afdeling: Landelijke Inrichting Graad en rang: medewerker, C1 Standplaats: Brussel DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij met als missie samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 700 personeelsleden, verdeeld over vijf lokale zetels (één in elke provincie) en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich in de afdeling Landelijke Inrichting te Brussel. Bij de afdeling Landelijke Inrichting werken momenteel uit 48 medewerkers. Naast het secretariaat bestaat de afdeling uit de 5 volgende diensten: Beheer en ontwikkeling van Instrumenten, Grondzaken, Kennis en advies, Projectbeheer en Werken Het team van de dienst Grondzaken bestaat nu uit 17 personeelsleden. De dienst Grondzaken van de VLM is verantwoordelijk voor de afhandeling van aankoop-, beheer-, en verkoop- of overdrachtsdossiers van onroerende goederen, zowel voor de inrichtingsprojecten van de VLM zelf als voor andere overheidsprojecten. Binnen de dienst Grondzaken staat het meldpunt in voor het ontvangen en doorsturen van alle aanbiedingen en kennisgegevingen van de verschillende decretale rechten van voorkoop. 1

2 FUNCTIEBESCHRIJVING Functiefamilie: Administratief ondersteunend Niveau: 1 Afdeling: Landelijke inrichting Dienst: Grondzaken Doel van de functie De medewerker verleent administratief ondersteunende diensten binnen het meldpunt grondzaken teneinde bij te dragen tot en vlotte, efficiënte administratieve behandeling van de aanbiedingen en kennisgevingen van de rechten van voorkoop. Het takenpakket van de medewerkerker bij het meldpunt grondzaken omvat: - inkomende post openen en de aanbiedingen en kennisgevingen verwerken - geregistreerde akten verwerken, inscannen en archiveren - dossiers inscannen, klasseren en archiveren - de partners en notarissen correct informeren - dossier helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen. - de algemene werking van het meldpunt bevorderen door het opsporen van mogelijke miskenningen - uitvoeren van allerlei ondersteunende taken (bv. tikwerk, lay out RESULTAATGEBIEDEN 1. Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Informatiebeheer 2

3 Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar andere diensten of partners Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, Opstellen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, 3

4 Inspringen bij afwezigheid van collega s 6. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in pc-systeem Circulatiemappen verspreiden 7. Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (WAARDEGEBONDEN) COMPETENTIES A. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen B. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren 4

5 I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) C. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden E. Schriftelijke uitdrukkingsvaardig-heid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep 5

6 I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s F. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau 2 II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties PROFIELBESCHRIJVING - Je bent leergierig en klantvriendelijk. - Je functioneert goed in een team en bent loyaal - Je werkt ordelijk en nauwgezet - Je hebt een basis PC-kennis en kan werken met toestellen zoals een kopieerapparaat en fax. - Je bent goed vertrouwd met bureautica - Je beschikt over een basis op het vlak van administratief-organisatorische vaardigheden DEELNEMINGSVOORWAARDEN Diploma dat toegang geeft tot het niveau C bij de Vlaamse overheid (hoger secundair onderwijs). Sollicitanten moeten voldoen aan de voorwaarden van het startbaanstatuut: hoogstens 25 jaar zijn; ingeschreven zijn als werkzoekende. Wanneer je zou worden geselecteerd moet je een startbaankaart kunnen voorleggen die bewijst dat u aan deze voorwaarden voldoet. Je kunt een startbaankaart bekomen bij je plaatselijke RVA-kantoor (meer info op ). Kandidaten moeten verder: Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. 6

7 AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal C111 (startsalaris is 1765,79 bruto per maand). Anciënniteit verworven bij overheidsdiensten wordt gevaloriseerd. De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Mensen uit deze doelgroepen worden dan aangemoedigd om te solliciteren. SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van c.v. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een gedragsgericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. MEER INFORMATIE? Wil je meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij dhr. Bart Helon, diensthoofd, grondzaken, tel.: 02/ , bart.helon@vlm.be Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij dhr. Franky Wijnant, diensthoofd dienst personeel, tel.: 02/ , franky.wijnant@vlm.be HOE SOLLICITEREN? Indien je interesse hebt voor deze functie, stuur je je kandidatuur (cv + motivatie) naar de Personeelsdienst van de Centrale Directie van de VLM, Gulden Vlieslaan 72, 1060 Brussel, ten laatste op 24 oktober 2010, bij voorkeur via naar de dienst personeel (personeelsdienst@vlm.be). Je kan eventueel het standaard-cv gebruiken dat je kunt vinden op: 7