Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen werft aan in statutair dienstverband een

Transcriptie

1 Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen werft aan in statutair dienstverband een DOSSIER- EN GEGEVENSBEHEERDER LOKAAL CULTUURBELEID (M/V) Beleidsdomein: Cultuur, Jeugd, Sport en Media Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Afdeling VOLC Rang: C1 Graad: medewerker Standplaats: Brussel Vacaturenummer: 2228 DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Vlaams ministerie Cultuur, Jeugd Sport en Media van de Vlaamse Gemeenschap bestaat uit een Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding, en drie agentschappen, die instaan voor de beleidsuitvoering. De functie situeert zich in het Agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen. Het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (ASCW) heeft als missie het stimuleren van een rijk en gedifferentieerd aanbod aan sociaal-culturele activiteiten die op nietcommerciële basis worden georganiseerd, ter bevordering van de algemene ontwikkeling van alle burgers - kinderen, jongeren en volwassenen - en ter verhoging van de maatschappelijke en culturele participatie. Het agentschap bestaat uit drie entiteiten: de afdeling Jeugd, de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) en de Diensten van de Administrateur-generaal (DAG). De afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid (VOLC) staat in voor de ondersteuning en uitvoering van: - het lokaal cultuurbeleid - het sociaal-cultureel volwassenenwerk en de amateurkunsten - het participatiebeleid De functie situeert zich binnen het domein van het Lokaal Cultuurbeleid. Dit team staat in voor de brede aansturing en subsidiëring van: de gemeentelijke openbare bibliotheken; de gemeentelijke cultuurcentra; de uitvoering van de gemeentelijke cultuurbeleidsplannen; de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De aansturing, de subsidiëring en de gegevensregistratie van de sector gebeurt binnen het wettelijke kader van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, met daarin de voorwaarden tot subsidiëring van de verschillende culturele sectoren. In het kader van het Participatiedecreet van 18 januari 2008 volgt het team Lokaal Cultuurbeleid ook de bibliotheekwerking bij gedetineerden op, de lokale netwerken voor personen in armoede en het aanbod voor bijzondere kansengroepen in gemeenschapscentra. 1

2 De nieuwe medewerker werkt binnen een team dat bestaat uit negen personen: vijf domeinverantwoordelijken, twee dossierbehandelaars en een administratieve werknemer werken onder leiding van de teamverantwoordelijke. DOEL EN SITUERING VAN DE FUNCTIE: De nieuwe medewerker wordt ingeschakeld in het team Lokaal Cultuurbeleid van de afdeling VOLC. Daar zal hij/zij voornamelijk worden ingezet ter ondersteuning van de gegevensregistratie, voornamelijk m.b.t. cultuurcentra en bij het berekenen en uitbetalen van subsidies. Beheren en behandelen van dossiers en gegevens en subsidies om ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures en regelgeving worden gerespecteerd. JE TAKENPAKKET Resultaatgebied 1: verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens om subsidiedossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben Voorbeelden van activiteiten: Administratief opvolgen van dossiers. Bvb. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Ontbrekende gegevens opzoeken of actief en assertief opvragen Gegevens importeren in een registratiesysteem Financiële gegevens registreren in Orafin Samenstellen van een dossier Logische controle van de gegevens Kritisch analyseren van ontvangen gegevens Resultaatgebied 2: verifiëren en controleren van documenten en gegevens om te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden De controletaken zelfstandig kunnen plannen Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen conform de wetgeving zijn Aandacht hebben voor de kwaliteit van ingevoerde gegevens (DMS, CIB, Orafin) Resultaatgebied 3: verwerken van gegevens en behandelen van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens om via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan worden toegepast Opmaken van overzichten en rapporten Opmaken van tabellen en grafieken Opmaken van nota s, besluiten, brieven en s Berekenen van subsidies Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken Resultaatgebied 4: informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden om klanten en andere betrokkenen correct te informeren Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden 2

3 De beslissing aan de betrokkene toelichten Klanten adviseren over de te volgen procedure Bijdragen aan antwoorden op kabinetsnota s en parlementaire vragen Verzorgen van interne en externe communicatie om een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie te realiseren Rapportering aan collega s, afdelingshoofd, agentschap, kabinet, Organiseren en verslaggeving van jurybijeenkomsten Resultaatgebied 5: actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren Voorbeelden van activiteiten: Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken over dossiers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s Resultaatgebied 6: onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal om bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of door Jobpunt Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de graad van medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid; Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor (of door Jobpunt Vlaanderen onder bevoegheidsdelegatie van Selor ) voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau C; Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker; Of je werkt als ambtenaar in de rang C1 of in een hogere rang bij de diensten van de Vlaamse overheid. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt goede administratief - organisatorische vaardigheden. Je bent vlot in het gebruik van courante informaticatoepassingen binnen het MS Officepakket (Word, Excel, Outlook) en internetbeheer. 3

4 Je hebt cijfermatig inzicht. Je hebt belangstelling voor de brede culturele sector. Je bent bereid snel inzicht te verwerven in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie en meer specifiek de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid en het lokaal cultuurbeleid. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Elk personeelslid moet de waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid onderschrijven. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen - Kan omgaan met kritiek Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (b.v. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Niveau I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) 4

5 - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot zondag 3 oktober Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op: Je stuurt het naar: 5

6 Vlaamse overheid - Bestuurszaken Jobpunt Vlaanderen ( zone 3C ) Aileen Lambeets Boudewijnlaan 30 BUS Brussel Je kunt het cv ook mailen naar aileen.lambeets@jobpunt.be. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. SELECTIEPROCEDURE - Screening van standaardcv s: week van 4 oktober - Eindselectie: vrijdag 15 oktober (datum onder voorbehoud) ONS AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag). - Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal C Relevante beroepservaring in de private sector of zelfs als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal ,88 (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1 731,07 euro. - Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je en handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selectie. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Mia De Smedt, teamverantwoordelijke, team Lokaal Cultuurbeleid Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: mia.desmedt@cjsm.vlaanderen.be 6

7 Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Els Caes, HR-medewerker, MOD-team personeel Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Adres: Arenbergstraat Brussel Tel: Voor extra informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met: Heidi Verkeyn, Selectieverantwoordelijke Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Tel. : heidi.verkeyn@jobpunt.be 7