Functiebeschrijving: ICT-AANSPREEKPUNT

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: ICT-AANSPREEKPUNT Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Agentschap Jongerenwelzijn Afdeling: Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank Graad: Medewerker C1

2 1. Afdelingscontext Het Agentschap Jongerenwelzijn is een intern verzelfstandigd agentschap van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het is samengesteld uit de afdelingen Strategie- en ondersteunende diensten, Voorzieningenbeleid, Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank en Gemeenschapsinstellingen. Een regio valt samen met een provincie, behalve wat de regio Brabant betreft die samenvalt met het grondgebied van de provincie Vlaams Brabant en met het grondgebied van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest. Elke regio wordt geleid door een regioverantwoordelijke die instaat voor de coördinatie van een aantal teams hulpverlening, een regioteam en een administratief team. De teams hulpverlening en het administratief team worden op hun beurt geleid door een teamverantwoordelijke. Het regioteam wordt rechtstreeks aangestuurd door de regioverantwoordelijke. Het administratief team is samengesteld uit al de administratieve medewerkers van de regio. 2. Functiedoel Als ICT-aanspreekpunt ben je medeverantwoordelijk voor een efficiënt gebruik en beheer van de voorhanden ICT-middelen van de regio ten einde een vlotte administratieve werking te garanderen. 3. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Regioverantwoordelijke Oost-Vlaanderen Nvt. 2/9

3 4. Resultaatgebieden 4.1 Je helpt mee aan het beheer van de ICT-middelen van de regio - Bijhouden van ICT-inventaris van de regio - Voorbereiden, indienen en opvolgen van werkaanvragen en verzoeken via het geëigende pakket HB-plus 4.2 Je stelt de collega s van de regio in staat om gebruik te maken van de ICTomgeving - Inrichten van de gedeelde map van de regio rekening houdend met de afspraken van de afdeling en het agentschap - Toekennen en beheren van de rechten op de gedeelde mappen via het daartoe geëigende pakket BOB-tool - Toekennen en beheren van rechten voor de netwerkprinters via BOB-tool 4.3 Je staat in voor de voorbereiding van en helpt mee aan ICT-projecten opgezet op niveau van het agentschap Jongerenwelzijn - Voorbereiding en begeleiding uitvoering van de jaarlijkse refresh - Voorbereiding en begeleiding uitvoering opzetten gedeelde mappen - Voorbereiding en begeleiding uitvoeren overgang Windows 7 en MS Office Je fungeert als aanspreekpunt voor collega s wanneer deze problemen of vragen hebben bij het gebruik van kantoorautomatiseringsmiddelen - Collega s begeleiden in het pad naar zelfstandiger omgaan met de helpdesk - Het goed gebruik van ICT-middelen propageren bij de collega s 4.5 In samenwerking met je collega s van het administratief team sta je in voor een aantal administratieve taken ter ondersteuning van de regio in drukke periodes - Je helpt mee bij de opmaak van dossiers en de verwerking ervan - Je verwerkt de inkomende en uitgaande post - Je neemt deel aan werkvergaderingen en maakt eventueel verslag op. 3/9

4 4.6 Je organiseert je eigen werking en houdt je administratie bij. - Je stelt je eigen weekplanning op en houdt een agenda bij - Je plant je werkzaamheden volgens de principes van goed tijdsbeheer 4.7 Je volgt vormingen en schoolt jezelf bij ten einde op de hoogte te blijven van belangrijke evoluties die van belang zijn voor je functie - Je houdt documentatie en informatie bij een geeft deze door - Je neemt deel aan vormingen, studiedagen, etc 5. s 5.1. Waardegebonden s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid m.b.t. de eigen functies en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe "leerstof" te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taal voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. I. reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. 4/9

5 - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. I. werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, 5/9

6 medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden 5.2. Functiegebonden s Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Flexibel gedrag De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen 6/9

7 Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden voelen met de organisatie, taak en beroep: de belangen ervan verdedigen bij anderen. I. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures 6. Vaktechnische competenties - Inzicht hebben in de werking van de organisatie (Vlaamse Overheid, Jongerenwelzijn en regio) of in staat zijn deze op een korte termijn te vergaren. - Inzicht hebben in de regelgeving met betrekking tot de bijzondere jeugdbijstand en in de werking van de verschillende diensten in deze sector of in staat zijn deze op een korte termijn te vergaren. 7/9

8 - Vertrouwd zijn met de ICT-werking van het agentschap of in staat zijn deze op korte termijn te vergaren. - Beschikken over de nodige administratieve vaardigheden: faxen, mailen, een elektronische agenda kunnen bijhouden, vlot gegevens in een elektronisch dossier kunnen ingeven, etc. - Kennis hebben van en interesse hebben voor kantoorautomatiseringen en algemeen PCgebruik. - Beschikken over een (grondige) kennis van WINDOWS, MS WORD, MS EXCEL, MS POWERPOINT en MS ACCESS. - Kennis hebben van netwerken. 7. Toegangsvoorwaarden De toegangsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan deze procedure. Er dient aan voldaan te zijn op datum van de afsluiting van de kandidaatstellingsperiode: Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs: ASO of TSO (Informaticabeheer). 8. Hoe solliciteren Stuur je CV en sollicitatiebrief naar isabelle.quintens@jongerenwelzijn.be en lut.raymaekers@jongerenwelzijn.be tot en met 30 augustus Op grond van de CV en sollicitatiebrief wordt al een eerste selectie gemaakt. De kandidaten die op grond van deze selectie worden weerhouden, zullen uitgenodigd worden voor gesprek. De gesprekken hebben plaats op 15 en 25 september 2015 in het VAC Gent, Koningin Maria Hendrikaplein 70, 9000 Gent. 9. Aanbod - Je krijgt een 40% contract van bepaalde duur (12 maanden, in geval kan worden gestart op 1/10/15). Je wordt aangeworven in de graad van medewerker. Je aanvangssalaris is minimum 1801,09 euro (voltijdse brutomaandloon aangepast aan de huidige index). Het werkrooster wordt in onderlinge afstemming bepaald. - Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. - Je werkdruk kan hoog zijn maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 14 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis - Je komt terecht in een dynamisch organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne 8/9

9 ICT-middelen betreft. - De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 10. Contactgegevens bijkomende informatie Indien je vragen hebt, neem contact op met: Isabelle Quintens, Regioverantwoordelijke Oost-Vlaanderen VAC Koningin Maria Hendrikaplein 70 bus 52A 9000 Gent 09/ isabelle.quintens@jongerenwelzijn.be 9/9