ADMINISTRATIEF MEDEWERKER NAUTISCH SECRETARIAAT

Transcriptie

1 Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): ADMINISTRATIEF MEDEWERKER NAUTISCH SECRETARIAAT Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: DAB Loodswezen Mobiliteit en Openbare Werken C Medewerker Vlissingen, NL Vacaturenummer: MDK Functiecontext Het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust draagt zorg voor een veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse havens. Het agentschap is ook verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Hier is plaats voor talent, kwaliteit en variatie. Spreekt boeiend en afwisselend werk je aan, dan kun je bij het agentschap Maritieme Dienstverlening terecht voor een unieke job. De functie van administratief medewerker nautisch secretariaat situeert zich binnen de DAB Loodswezen binnen het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust. De DAB loodswezen zorgt voor het vlot en veilig loodsen van zeeschepen van en naar de Vlaamse havens tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. De DAB Loodswezen omvat 455 personeelsleden, waarvan 350 varende loodsen die zijn ingedeeld in vier korpsen: rivierloodsen, kanaalloodsen, Scheldemondenloodsen en kustloodsen. Ter ondersteuning zijn er operationele chefloodsen, loodsdienstplanners, rededienstplanners en administratief personeel. Je komt terecht in het team van het nautisch secretariaat te Vlissingen bestaande uit 2 collega s die instaan voor het secretariaat van het nautisch diensthoofd te Vlissingen, de Scheldemondenloodsen en de loodsdienst- en rededienstplanners te Vlissingen. Bijkomende informatie vind je op Selectiereglement functieomschrijving nautisch Pagina 1 van 5

2 2. Je takenpakket Je bent verantwoordelijk voor het verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve en operationele werking van de entiteit. Dit houdt o.a. in : - Je verzamelt en verwerkt informatie: nakijken van documenten op volledigheid, statistieken bijhouden en onregelmatigheden melden, detecteren en lezen van relevante informatie, planning van opdrachten en opleidingen ondersteunen, - Je beheert informatie: klasseren van documentatie, archiefbeheer, - Je voert alle logistiek gerelateerde gegevens in het Loodswezen Informatie Systeem in en volgt deze op - Je ondersteunt de dossierbehandeling: nagaan welke documenten ontbreken in een dossier, doorsturen gegevens naar centrale administratie, - Vervolledigen van briefwisseling en bestelbonnen - Je voert ondersteunende taken uit zoals het nemen van kopies, versturen van zendingen, opzoeken van informatie - Je doet het onthaal en de telefoon 3. Profiel Op datum van indiensttreding voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Je diploma 1 Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs, of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Heb je je diploma in het buitenland behaald? Dan moet je een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Je werkervaring Ervaring in een administratieve functie vormt een troef 1 Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor. Pagina 2 van 5

3 3.2. Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Je hebt een basiskennis van de courante PC-toepassingen (MS Office: Microsoft Word en Excel) Je hebt een sterke interesse in de specificiteit van het Zeewezen. Administratieve kennis is een pluspunt Je persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk (niveau 1) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk (niveau 1) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Plant en organiseert zijn werk effectief (niveau 1) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (niveau 1) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Pagina 3 van 5

4 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 4 april 2017 door je CV en motivatiebrief in te sturen via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht Selectieprocedure 3 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (relevantie van de werkervaring, motivatie, technische competenties, ) eliminerend. Je moet minstens 60/100 behalen om door te gaan naar de volgende fase. Enkel de 20 beste kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende fase. Bij ex aequo kan dit aantal verhoogd worden. Fase 2: Verkennende gesprekken met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectiedeskundige (bij meer dan 6 kandidaten weerhouden na fase 1) - eliminerend (2/5/2017 of 5/5/2017 onder voorbehoud). Fase 3: een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectiedeskundige, vaktechnische case en computergestuurde test(en), waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend (15/5/2017 onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode met individueel opleidingsprogramma. 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel 3 Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire (bevorderings)procedure. Conform het VPS kan het principe van het nietnodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Pagina 4 van 5

5 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: o wij bieden 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je aanvangssalaris is minimaal 1.911,30 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je ontvangt: o vakantiegeld en een eindejaarstoelage o maaltijdvergoeding van 103,50 euro per maand Op de website kan je je salaris, vakantiegeld en eindejaarstoelage berekenen aangepast aan je individuele situatie. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door de werkgever. Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Hans Cleyman Nautisch diensthoofd Vlissingen Tel: 0031/ hans.cleyman@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en de selectieprocedure kun je contact opnemen met Eline De Smet Intern consultant HRM, afdeling Organisatie Tel. : eline.desmet@mow.vlaanderen.be Pagina 5 van 5