MEDEWERKER SUBSIDIE ZORGVOORZIENINGEN(M/V)

Transcriptie

1 Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) werft aan in contractueel dienstverband: MEDEWERKER SUBSIDIE ZORGVOORZIENINGEN(M/V) Afdeling: Zorg Beleidsdomein: Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Graad: medewerker Standplaats: Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel Vacaturenummer:14/10 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) heeft als taak de sociale integratie van mensen met een handicap te bevorderen. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. In ruimere zin betekent dit maatschappelijke aanvaarding en volwaardig burgerschap voor deze groep. Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit zowel aan/voor personen met een handicap ( materiële hulpmiddelen, persoonlijk assistentiebudget) als aan voorzieningen waar personen met een handicap wonen. De maatschappelijke zetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale afdelingen in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt personeelsleden. De afdeling Zorg erkent diensten en voorzieningen die zorg verlenen aan personen met een handicap door begeleiding of opvang, geeft ze financiële steun in de vorm van subsidies en bewaakt de kwaliteit. Het gaat hier zowel om ambulante, semi-residentiële als residentiële voorzieningen. De dienst Afrekeningen staat in voor de afhandeling van de ingediende subsidiedossiers van diensten en voorzieningen, door een nauwgezette controle van de ingebrachte personeels- en werkingstoelagen. Deze dienen getoetst te worden aan de desbetreffende regelgeving. De dienst staat daartoe continu in contact met deze voorzieningen, en intern met andere diensten die bij het subsidiëringsproces betrokken zijn. De dienst werkt binnen een sterk geautomatiseerde omgeving. Binnen de dienst Afrekeningen werk je, via de verwerking en berekening van het afrekeningsdossier van een voorziening (zowel (semi)residentiële als ambulante voorzieningen) mee aan de subsidiëring van zorgverlenende voorzieningen voor personen met een handicap. Samen met een 4-tal collega s analyseer en verwerk je binnenkomende aanvragen, informatie en documenten om een dossier te behandelen. Je rapporteert aan het diensthoofd. JE TAKENPAKKET 1. REGISTREREN EN VERVOLLEDIGING DOSSIERS Nazicht van alle stukken teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier, met inbegrip van alle noodzakelijke dossierelementen 1

2 Voorbeelden van activiteiten: Gegevens verwerken en invoeren in de computer Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van voorzieningen (telefonisch, elektronisch, ) en/of eigen onderzoek Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen 2. ANALYSE Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd subsidiebedrag te kunnen berekenen. Context : Procedures, wetgeving, regelgeving, normen,. Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de gegevens correct zijn en voldoen aan de reglementering Binnenkomende informatie toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren 3. (VOORSTEL VAN) BESLISSING : KLAARZETTEN VOOR BETALING (Voorlopige en definitieve)subsidiebedrag berekenen en formuleren teneinde de leidinggevende toe te laten tijdig een correct afrekeningsdossier te controleren en te bekrachtigen. Voorbeelden van activiteiten : Berekenen van het subsidiebedrag gerelateerde problematiek verwoorden in goed onderbouwde en objectieve nota s Voorstel van subsidiebedrag bezorgen aan de betrokken voorziening Initiëren van de uitvoering van de beslissing 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden voorziening en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten : Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden De beslissing aan de voorziening toelichten Voorzieningen adviseren over de te volgen procedure, de nodige gegevens, Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier 5. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : De nodige kennis en informatie vergaren door studie Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures 2

3 6. OPVOLGING - RAPPORTERING Opvolgen van de lopende dossiers teneinde ervoor te zorgen dat de definitieve subsidie binnen de termijnen kan berekend worden. Voorbeelden van activiteiten : Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Opvolgen van ontbrekende gegevens, cijfers Klachten rond het dossier behandelen Aanleveren van gegevens en cijfers ihkv beleidsrapportering JE PROFIEL Je diploma Je bent in het bezit van een diploma HSO Vaktechnische competenties Je hebt een sterke affiniteit met dossierbehandeling en het toepassen van regelgeving Je kan goed overweg met Word. Excel beheers je goed en je bent bereid je in te werken in de eigen VAPH-applicatie Je hebt zin voor cijfers Kennis van sociale wetgeving (meer bepaald loonadministratie) is een sterk pluspunt Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = 3

4 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken 4

5 - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt I. Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en to the point Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag Voortgangscontrole = Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers I. Bewaakt de voortgang van het eigen werk - Controleert eigen werk - Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd - Rapporteert spontaan over de voortgang van zijn werk - Legt vervolgafspraken en -activiteiten vast - Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer beschikbaar moeten zijn en geeft er het juiste gevolg aan Omgaan met stressfactoren = Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek I. Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie - Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d. - Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk - Vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk - Reageert rustig bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback - Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan t.e.m. 3 november Je mailt je cv met motivatiebrief naar hrm@vaph.be Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer (14/10). SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv's: begin november Selectietests en Interviews: 25 en 26 november 2014 (onder voorbehoud) 5

6 ONS AANBOD Contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden., Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je ontvangt maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van (contractuele) medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Zie ook: Relevante beroepservaring uit de privésector of als zelfstandige kan tot maximum 20 jaar worden verloond. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Liesbeth Peeters, verantwoordelijke Afrekeningen Adres : Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel Tel. : 02/ liesbeth.peeters@vaph.be Website : - Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Karolien Corten, HRM Adres : Sterrenkundelaan 30, 1210 Brussel hrm@vaph.be 6