ADMINISTRATIEF MEDEWERKER TEAM FINANCIEEL MANAGEMENT (VEREFFENAAR KORT) (M/V)

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER TEAM FINANCIEEL MANAGEMENT (VEREFFENAAR KORT) (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Wegen en Verkeer West-Vlaanderen Mobiliteit en Openbare Werken C Medewerker VAC Brugge, Koning Albert I-laan 1.2, 8200 Brugge Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen en heeft de bevoegdheid om veiligheid en comfort van de weggebruikers te garanderen. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. De afdeling Wegen en Verkeer West-Vlaanderen is één van de vijf territoriale (provinciale) afdelingen binnen het agentschap Wegen en Verkeer en is verantwoordelijk voor het onderhouden, exploiteren en investeren in de gewest -en autosnelwegen van de provincie West-Vlaanderen. Als vereffenaar kort wordt je tewerkgesteld binnen het team Financieel Management. Samen met je collega s sta je in voor het beheren en behandelen van financiële dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat deze tijdig en correct worden afgehandeld. JE TAKENPAKKET 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van financiële gegevens teneinde steeds volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben met betrekking tot de financiële toestand. Ontbrekende gegevens opzoeken, vb. BTW-nummer leverancier, inkoopordernummers, Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven in het registratiesysteem Orafin Voorbereiden van de facturen voor boeking (controle en samenstelling dossier, controleren of alle opleveringen d.m.v. handtekeningen aanwezig zijn, klassement), vb. winterdienst Ontbrekende gegevens opvragen bij betrokken diensten, zoals vb aanbestedingsdocumenten, offertes, ; Bijhouden van overzichtstabellen, vb. i.v.m. de winterdienst, wagenpark, Selectiereglement functieomschrijving Pagina 1 van 6

2 Voorbereiden van de vastlegging van dossiers (indien van toepassing) 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van financiële documenten en bijhorende gegevens teneinde te verzekeren dat deze juist, volledig en volgens de huidige procedures en regelgeving zijn. Bijhouden van openstaande inkooporders via rapportering Orafin Controle in het financieel systeem of leveranciers reeds aangemaakt zijn in het crediteurenbeheer Verifiëren van facturen en borderellen, vb. factuurbedrag stemt overeen met borderel; Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren, vb. handtekeningbevoegdheid, Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie van ordonnanties Nakijken van dossiers op volledigheid (nazien of alle nodige stukken aanwezig zijn) en op de correctheid van de procedures (overheidsboeking, algemene instructies op de rijkscomptabiliteit, ). Bijhouden welke facturen nog in omloop zijn 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de nodige stappen teneinde een dossier tijdig en correct te behandelen en een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren. Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen. Aanvragen van nieuwe begunstigden/leveranciers bij de MOD afdeling Begroting en Boekhouding Opvolgen interne bestelaanvragen (indien van toepassing) Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Betalingsherinneringen controleren en problemen oplossen Bijhouden van een eigen klassement van de facturen 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. (Telefonisch) verstrekken van informatie aan leveranciers en interne klanten over betalingen Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Meedelen van betaaldata aan rechthebbenden Rapporteren over de stand van zaken, vb. budgetten, Bespreken van dossiers met collega s Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen (indien van toepassing) 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot financiële zaken teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. De districten/collega s informeren en helpen bij het aanmaken en verwerken van inkooporders Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, leveranciers, sociaal secretariaat, Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten Selectiereglement functieomschrijving Pagina 2 van 6

3 6. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Stelt aanpassing voor van de interne procedures en werkwijzen a.d.h.v. knelpunten en blijft op de hoogte van nieuwe wetgeving en past deze toe teneinde de efficiëntie te verhogen Actief deelnemen aan opleidingen over verdere ontwikkelingen van het financieel systeem en gewijzigde procedures Op peil houden van kennis m.b.t. economische boekhouding, instructies vereffenaar kort en rijkscomptabiliteit JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een diploma van het hoger secundair onderwijs. Houders van een buitenlands diploma dienen een bewijs van gelijkwaardigheid bij te voegen. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van informatica (basiskennis PC, goede praktische kennis Orafin). Kennis van de organisatie (wie doet wat wanneer, zichzelf kunnen situeren). Goede kennis van de procedures Praktische kennis betalingssysteem Kennis van de rijkscomptabiliteit en overheidsopdrachten JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten. - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lage drempel-houding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op Selectiereglement functieomschrijving Pagina 3 van 6

4 - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 4 van 6

5 I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot donderdag 31 juli Je CV en motivatiebrief stuur je, met vermelding van de referentie, per mail naar jobs@mow.vlaanderen.be, of per post naar de afdeling Personeel en Organisatie, Team HRM Sollicitaties, ter attentie van Eefje Bijl, Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel. SELECTIEPROCEDURE Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van cv en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) - eliminerend eerste week augustus Fase 2: Verkennende gesprekken eliminerend 18 augustus (onder voorbehoud) Fase 3: Jurygesprek met screening van persoonsgebonden en vaktechnische competenties (o.a. computergestuurde testen) eliminerend 8 september (onder voorbehoud) Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. ONS AANBOD De functie is aantrekkelijk omwille van de grote vrijheid die je krijgt bij het uitoefenen van je taken. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je hospitalisatieverzekering is gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (C111) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op de website www2.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Selectiereglement functieomschrijving Pagina 5 van 6

6 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Claire Verlinde, Personeelsverantwoordelijke VAC Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan 1/2 te 8200 Brugge Tel. : claire.verlinde@mow.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Eefje Bijl, intern consultant HRM Koning Albert II - laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/ eef.bijl@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar Wil je meer informatie over onze activiteiten? Surf naar Selectiereglement functieomschrijving Pagina 6 van 6