Administratief medewerker EIP-Agri Service Point (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband: Administratief medewerker EIP-Agri Service Point (M/V) Afdeling: Platteland en Mestbeleid Graad en rang: medewerker, C Standplaats: Brussel Vacaturenummer: EVAO07 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich in de afdeling Platteland en Mestbeleid te Brussel. FUNCTIEBESCHRIJVING Doel van de functie: Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. De administratieve medewerker zal ondersteuning bieden van het secretariaat van het EIP- AGRI Service Point van het Europees innovatie partnerschap (EIP) dat opgestart is in april De VLM is de organisatie die instaat voor het beheer van dit EIP-AGRI Service Point. Het EIP-AGRI Service Point voert taken uit in opdracht van de Europese Commissie en heeft ten minste tien voltijdse eenheden ter beschikking om deze taken uit te voeren. Het omvat mensen uit zeven organisaties uit zes verschillende Europese lidstaten (België, Duitsland, Estland, Frankrijk, Nederland en Spanje). Deze tien voltijdse eenheden omvatten een aantal permanente mensen en een aantal niet-permanente mensen, die gedeeltelijk voor het EIP- AGRI Service Point werken. Een aantal mensen werkt geheel of gedeeltelijk bij de VLM te Brussel, anderen werken vanuit de locatie van hun organisatie. De administratieve medewerker zal werken bij de VLM in Brussel. Alle communicatie binnen het service point en naar buiten gebeurt in het Engels en beperkt in het Frans. Meer info over het EIP en het service point is te vinden op:

2 Resultaatgebieden: Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Archiefbeheer Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn... Klasseren van facturen, brieven, rapporten,... Behandelen en klasseren van s Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,... Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opmaken van lay-out van typedocumenten Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen,... Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Fotokopies nemen en verspreiden

3 Helpen bij het versturen van zendingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega's, diensten, chef,... Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Inspringen bij afwezigheid van collega's Ondersteuning bij reservaties voor reis- en verblijven Praktische ondersteuning bij de organisatie van focusgroepen en workshops, PROFIELBESCHRIJVING Vaktechnische competenties Je hebt praktijkkennis van het Engels en het Frans. Je beschikt over een courante informaticakennis ( MS Office, internet en ). Persoonlijke competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen

4 Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig DEELNEMINGSVOORWAARDEN Beschikken over een diploma hoger secundair onderwijs. Zowel voor statutaire als contractuele functies moet een kandidaat bewijzen dat hij Nederlands kent. Dat bewijs kan door een Nederlandstalig diploma op minstens het niveau van de functie voor te leggen of door te slagen voor een taalexamen artikel 7 van Selor, voorafgaand aan de deelname aan de selectie. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT.

5 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal C111 (startsalaris is 1873,79 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van relevante ervaring opgenomen in het cv. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een gedragsgericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden in de week van 22 juli 2014 (onder voorbehoud). MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Paul Van der Sluys, tel: 02/ , Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/ , HOE SOLLICITEREN? Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 6 juli Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via naar personeelsdienst@vlm.be of eventueel per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Gulden Vlieslaan Brussel