DESKUNDIGE COMMUNICATIE & PR (M/V)

Transcriptie

1 Het Departement internationaal Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in statutair dienstverband (interne mobiliteit): DESKUNDIGE COMMUNICATIE & PR (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Buitenlandse zaken Departement Internationaal Vlaanderen B Deskundige Boudewijnlaan Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van deskundige bij het departement internationaal Vlaanderen. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van deskundige bij departement internationaal Vlaanderen en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau B. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van deskundige bij het departement internationaal Vlaanderen en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau B. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je diploma: Je hebt een bachelordiploma communicatiewetenschappen Je werkervaring: Minimum 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie ONS AANBOD Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich

2 meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door ( Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met vrijdag 19 september 2014 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Geert Baetens, Diensthoofd Communicatie en Public Relations Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Tel. : geert.baetens@iv.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O, MOD DAR-iV Tel. : 02/ selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: week 22/09/2014 Selectiegesprek: maand oktober 2014 Opgemaakt door Team P&O 2

3 Functiebeschrijving: Deskundige Communicatie & PR (M/V) Beleidsdomein: departement internationaal Vlaanderen Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 25/07/2014 door MOD DAR-iV Opgemaakt door Team P&O 3

4 DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: departement internationaal Vlaanderen - Afdeling: Buitenlandse Zaken 1.2. FUNCTIECONTEXT Entiteit: Het departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het departement iv draagt daartoe bij door in eerste orde in te zetten op de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen, de internationalisering van de Vlaamse economie, de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen en de bestrijding van structurele armoede in de wereld. Het departement is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen; de internationale vertegenwoordiging en het beheer van de internationale relaties van de Vlaamse Regering; de behartiging van de belangen van de Vlaamse Gemeenschap in internationale dossiers; de advisering, financiering en opvolging van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het internationaal beleid van de Vlaamse Regering; de uitvoering en handhaving van de regelgeving voor Vlaamse ondernemers en particulieren inzake toeristisch logies en handel in strategische goederen; de coördinatie en monitoring van internationale verdragen en EU-regelgeving. Organisatorisch bestaat het departement uit 5 subentiteiten: de stafdienst de afdeling Diplomatiek Netwerk de afdeling Mondiale Uitdagingen de afdeling Buitenlandse Zaken de afdeling Toeristisch Ondernemen en Strategische Goederen Opgemaakt door Team P&O 4

5 DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE Je ondersteunt de communicatie- en PR-verantwoordelijken in hun opdrachten en volgt de persactiviteiten van het departement op. Je voert je taken op een zelfstandige basis uit en brengt verbetervoorstellen aan teneinde bij te dragen tot een vlotte en efficiënte werking van de dienst Communicatie & PR, om een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het departement RESULTAATSGEBIEDEN Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Activiteiten: - Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en stelt op basis hiervan een eigen werkplan op: - Je organiseert en plant - Je werkt nauwkeurig - Je kunt op lange termijn denken - Je kunt abstractie maken van organisatie omvattende plannen - Je bewaakt voortgang en deadlines - Je wint voorafgaandelijk informatie in ter verduidelijking van je opdracht - Je contacteert klanten, leveranciers en andere betrokkenen - Je verricht voorbereidend studie- en opzoekwerk Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Activiteiten: - Je biedt ondersteuning aan de communicatieverantwoordelijke bij de uitvoering van communicatieopdrachten, gaande van redactionele taken tot de uitwerking van communicatieplannen - Je stemt de pers- en de communicatieactiviteiten op elkaar af - Je werkt communicatieplannen uit voor specifieke projecten - Je denkt mee aan de uitwerking van het communicatiebeleid van het departement - Je voert allerlei communicatieopdrachten uit gaande van het redigeren van teksten, ontwikkelen van drukwerk, grafisch en communicatieadvies, en dit voor de afdelingen van het departement - Je vertaalt het merkbeleid van de Vlaamse Overheid, de overheidscommunicatie en het departementaal communicatiebeleid naar concrete toepassingen binnen je vakgebied - Je denkt mee aan de opzet en de uitvoering van communicatieopdrachten en formuleert verbetervoorstellen - Je voert het persbeleid van het departement uit - Je schrijft en verspreidt persberichten via de gepaste kanalen - Je adviseert cellen en afdelingen binnen het departement aangaande hun persactiviteiten, perscontacten en persberichten - Je verstrekt adviezen aan het kabinet aangaande pers en media wanneer gevraagd - Je screent de binnen- en buitenlandse media op eigen initiatief of in opdracht teneinde de medewerkers van informatie te voorzien - Je denkt mee om het gevoerde persbeleid voortdurend te verbeteren en te optimaliseren Opgemaakt door Team P&O 5

6 - Je detecteert en informeert over algemene evoluties in het medialandschap in binnen- en buitenland - Je evalueert de uitgevoerde persactiviteiten en formuleert verbetervoorstellen - Je biedt ondersteuning aan de PR-verantwoordelijke van de dienst - Je bereidt voor en voert uit, allerhande communicatietaken verbonden aan de PR-activiteiten zoals het samenstellen en ontwikkelen van informatiebrochures, productie van badges, naamborden, powerpointpresentaties, - Je biedt ondersteuning tijdens PR-events van het departement zoals het ontvangen en begeleiden van gasten, het bemannen van de registratiebalie, de aansturing van externe leveranciers, - Je organiseert events zoals recepties, overlegrondes, informatiesessies, in opdracht van de afdelingen van het departement, binnen het kader van het PR-beleid van de dienst - Je denkt mee aan de opzet en uitvoering van evenementen en formuleert verbetervoorstellen Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde het diensthoofd in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Activiteiten: - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag - Je signaleert knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen en gebeurtenissen - Je brengt 2-wekelijks een stand van zaken van je opdrachten tijdens het dienstoverleg - Je houdt het draaiboek van de evenementen up to date zodat te allen tijde de medewerkers op de hoogte zijn van gemaakte afspraken - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, - Verslag uitbrengen over de activiteiten van opdrachtnemers bij de uitvoering van werken Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Activiteiten: - Je werkt mee aan de samenstelling en het onderhoud van lijsten met aanbieders van locaties, catering en promotie- en aankledingsmateriaal en dit door het voortdurend screening van het aanbod - Je bereidt voor, verzamelt en stelt ter beschikking tools aan de diensten en afdelingen opdat ze op een snelle en adequate manier zelf kunnen omgaan met de pers. Zoals perslijsten, schrijftips, mediatoegang, factsheets, Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Activiteiten: - Je beantwoordt vragen en adviseert over pers, communicatie en PR aangelegenheden aan collega s. interne en externe klanten - Je ondersteunt collega s en interne klanten bij hun pers- en communicatieopdrachten - Je neemt deel aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, Opgemaakt door Team P&O 6

7 Kennis m.b.t. het vakgebied Functiebeschrijving Deskundige Communicatie & PR Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Activiteiten:: - Je beschikt over een uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal en over de nodige redactionele vaardigheden - Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Engelse en Franse taal - Je bent goed op de hoogte van het binnenlandse en buitenlandse medialandschap en volgt de evoluties op - Je beschikt over contacten of weet een netwerk uit te bouwen waardoor je vlot toegang krijgt met de pers - Je bent op de hoogte van de wet van openbaarheid van bestuur en houdt je daaraan - Je volgt de evoluties en vernieuwingen binnen het communicatievakgebied nauwgezet op - Je houdt de vinger aan de pols bij vernieuwingen binnen de PR Opgemaakt door Team P&O 7

8 DEEL 3: COMPETENTIES Functiebeschrijving Deskundige Communicatie & PR 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Opgemaakt door Team P&O 8

9 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem Nauwgezetheid - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af Organiseren - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning I. Organiseert het eigen werk - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af - Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn/haar werk afronden - Pakt de zaken efficiënt aan - Kan inspelen op wijzigende omstandigheden - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht Opgemaakt door Team P&O 9

10 Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een duidelijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Visie (conceptueel denken) Initiatief De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen III. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Bachelor communicatiewetenschappen Ervaring: minimum 3 jaar ervaring in soortgelijke functie Functiespecifieke kennis: - Kennis van het vakgebied (overheids)communicatie - Kennis van de normen overheidscommunicatie - Kennis van de organisatie en de werking van de Vlaamse overheid - Notie van protocollaire aangelegenheden en omgangsvormen - Kennis van de organisatiestructuur en werking van het departement internationaal Vlaanderen - Kennis van de mediasector - Voeling met (her)schrijven van teksten voor brede publiek en specifieke doelgroepen - Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal - Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Franse en Engelse taal - Vertrouwd zijn met de gangbare informatiecatoepassingen (Word, Excell, Powerpoint, , internet,..) - Opgemaakt door Team P&O 10

11 Aanvullingen: Eigenschappen/competenties die bij deze job doorwegen: - Hands on mentaliteit - Flexibiliteit: vlot wisselen tussen verschillende taken en inspelen op de noden van de dag - Flexibiliteit: vlot kunnen wisselen tussen denken op lange en op korte termijn, conceptueel denken en concrete toepassingen - Organisatietalent dat om kan met laste minute wijzigingen - Resultaatgericht - Oplossingsgericht denken - Correcte omgangsvormen bij officiële evenementen - Analytisch en synthetisch denken (voornamelijk voor pers maar ook voor communicatie: wat is belangrijk, wat is de essentie?) - Breed interesseveld: ruim takenpakket van het departement (ontwikkelingssamenwerking naar toerisme en handel) vereist een brede interesse, open mind, wil tot bijleren Opgemaakt door Team P&O 11