MEDEWERKER ONTHAAL EN VERZENDING (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU D)

Transcriptie

1 MEDEWERKER ONTHAAL EN VERZENDING (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU D) Geef jij onze bezoekers een warm onthaal? Als medewerker onthaal en verzending (m/v) word je verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers en personeelsleden in het VAC Antwerpen. Daarnaast help je met verzending en allerhande logistieke taken. De continuïteit van het onthaal en de gebouwgebonden dienstverlening staat in deze functie centraal. Kenmerken van de functie? Dit is een veelzijdige functie met verschillende taken die verder gaan dan enkel onthaal: aanspreekpunt van personeelsleden en bezoekers, telefonisch onthaal, registreren van bezoeker, toegangs- en veiligheidscontrole, wegwijs maken in het gebouw, postverwerking, beheer van vergaderzalen en parking, bijhouden van overzichtsbestanden, verslaggeving, evacuaties, EHBO, afvalcontainers buiten zetten, enz. Je helpt actief mee om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Daarom dragen we samenwerken en flexibiliteit hoog in het vaandel. Indien nodig spring je bijvoorbeeld in voor collega s of andersom. Je draagt bij aan de permanentie tijdens de kantooruren (tussen 8u en 17u). Je komt terecht in een team van 4 onthaalmedewerker. Wie zoeken we? We zoeken een gemotiveerde en enthousiaste medewerker die onze bezoekers in alle omstandigheden een warm en correct onthaal kan aanbieden. Hiervoor stel je jezelf behulpzaam, klantgericht en vriendelijk op. Bovendien ben je nauwgezet en kan je jouw werk goed organiseren. Je hebt een goede fysieke conditie waardoor je ook de logistieke taken (bijvoorbeeld klaarzetten vergaderzalen, afvalcontainers, enz.) kan opnemen. Ervaring is een pluspunt, een opleiding is niet vereist. Je kan wel vlot werken met een PC, hebt een goede kennis van het Nederlands en een basiskennis Frans en Engels. Kennis van EHBO is een pluspunt. Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling Regionale Dienstverlening bij het Agentschap voor Facilitair Management in Antwerpen, nabij het Centraal Station. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Werkzekerheid - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 13/4/2014.

2 MEDEWERKER ONTHAAL EN VERZENDING (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Regionale Dienstverlening, regio oost Bestuurszaken D Assistent Antwerpen Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. Het Agentschap voor Facilitair Management heeft als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Tot haar klanten rekent het AFM de departementen, de agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Het dienstverleningsaanbod van het AFM omvat: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. De functie van medewerker onthaal en verzending situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, regio Oost. In deze functie werk je in het Anna-Bijnsgebouw in Antwerpen (VAC Antwerpen) en verzeker je, in samenwerking met je collega s, een continue dienstverlening met betrekking tot onthaal, verzending en logistieke opdrachten. JE TAKENPAKKET Je ontvangt op een klantvriendelijke manier bezoekers en maakt hen wegwijs in het gebouw. Je beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier en schakelt ze snel en efficiënt door. Je helpt met logistieke taken en verzending. Indien nodig voer je bijkomende taken uit in het team van de siteverantwoordelijke ter ondersteuning van je collega s, zoals evacuatie, EHBO, bijhouden van bestanden, beheer vergaderzalen, parking, veiligheidscontrole, verslaggeving teamvergadering, enz. Concreet bestaat je takenpakket uit volgende resultaatsgebieden: 1. Kennis nemen van de opdracht: Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels in het kader van onthaal en verzending teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. - Raadplegen van de instructies, dag of weekplanning - Respecteren van de opgegeven prioriteiten - Regelmatig met de leidinggevende en/of collega s praten over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren

3 2. Uitvoering: Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team, met betrekking tot onthaal, verzending en logistiek. - Instaan voor de postbedeling en verzending - Ontvangen, sorteren, verdelen van de inkomende briefwisseling - Voorbereiden en verzorgen van de stukken voor interne vervoersdienst - Opzoeken van gegevens op intranet om de poststukken op de juiste plaats te krijgen - De nodige personen contacteren in geval van laattijdige/verkeerde levering van de poststukken - Verdelen van de kranten - Sorteren van de te versturen briefwisseling per klant en verzendingsdienst - Frankeren van buitenlandse zendingen - Verwerken van grote verzendingen - Printen van borderels en klaarmaken van documenten voor verzending - Klaarmaken postzakken en bakken en deze labelen - Telefonisch beantwoorden van vragen met betrekking tot correcte adressen - Doorgeven van de afgesproken procedures geldend binnen een verzending - Klanten voorzien van correcte info over de tarieven en de formaten - Op een klantvriendelijke manier bezoekers ontvangen en wegwijs maken, eventueel de te bezoeken persoon verwittigen. Daarbij de bezoekers correct informeren over de diensten die in het gebouw zijn gevestigd, de bereikbaarheid en de openingsuren, adressen van andere diensten. Bereid zijn om in te springen en permanentie te houden aan het onthaal. - Bezoekers identificeren en registreren om een overzicht te hebben van wie zich in het gebouw bevindt. - Telefonische oproepen snel opvangen en juist doorverbinden of er zelf onmiddellijk gevolg aan geven; eventueel boodschappen noteren. - Zorgvuldig toezicht houden op het gebouw en de activiteiten erin om de veiligheid te helpen verzekeren. - Onverwachte omstandigheden vlot opvangen en defecten aan het gebouw onmiddellijk signaleren om een doorlopende dienst te kunnen verzekeren. - Het bijhouden van het prikbord waarbij verlopen affiches worden verwijderd. - Het nauwgezet bijhouden van vergaderingen en de reservaties EHBO lokaal, waarbij rekening wordt gehouden met vaste afspraken rond bijvoorbeeld kinderopvang. Het controleren van de vergaderzalen, waarbij materiaal wordt gerecupereerd en desgevallend de zaal in orde wordt gezet. 3. Materiaal: Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikking over veilig, net en goed functionerend materiaal. - Onderhoudprogramma s voor machines, apparaten, nauwgezet volgen - Defecten en problemen signaleren aan de verantwoordelijke - Onderhouden van de gebruikte werkmiddelen - Ordelijk en net houden van de werkplaats - Materiaal op de juiste plaats opbergen - Werkkleding en uniformen onderhouden - Bedieningsapparatuur net houden 4. Ad hoc taken: Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen - Telefoons beantwoorden - Fotokopies maken - Eenvoudige informatie opzoeken (bv. telefoonnummers) - Bezoekers ontvangen en doorverwijzen - Affiches ophangen - Opvolging parking, fietsenpool en fietsenstalling

4 5. Administratie en verslag uitbrengen: Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de leidinggevende in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. - Verzorgen van de verslaggeving van teamvergaderingen - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de leidinggevende - Nauwkeurig registreren van uitgevoerde werkzaamheden - Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen - Tijdsregistratie bijhouden - Rapporteren aan de leidinggevende over personen die zichzelf ongewenst toegang verschaffen tot het gebouw - Invullen van bezoekersfiches - Registreren van bezoekerskaarten 6. Inspringen bij werkoverlast: Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Telefoon opnemen bij afwezigheid - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen - Inspringen op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten - Inspringen bij het takenpakket verbonden aan de gebouwgebonden dienstverlening en dit op vraag van de leidinggevende en op eigen initiatief - Afstemmen van de verloven om permanentie te kunnen garanderen - Flexibiliteit tonen zowel in uren als in taken 7. Voorraadbeheer: Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren - Opvolgen van de voorraad - Checken en inschrijven van levering van poststukken - De verantwoordelijke op de hoogte brengen van de noodzakelijke bestellingen - Zorgen voor orde en netheid in de bergruimte - Info aanvragen over mogelijke leveringen JE PROFIEL JE WERKERVARING Ervaring als onthaalmedewerker is een pluspunt. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt goede kennis van het Nederlands. Je hebt basiskennis van het Frans en Engels. Je hebt een basis PC-kennis (Word, Excel). Je hebt kennis van de Vlaamse overheid en het Agentschap voor Facilitair Management of je bent bereid je hierin snel in te werken. Kennis van EHBO is ook een pluspunt. Je bent flexibel ingesteld. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren (niveau 1) Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.

5 Klantgerichtheid (niveau 1) Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. Samenwerken (niveau 1) Werkt mee en informeert anderen. Betrouwbaarheid (niveau 1) Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Nauwgezetheid (niveau 1) Draagt zorg voor materialen, gaat ordelijk te werk. Organiseren (niveau 1) Organiseert het eigen werk. HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 13/04/2014. Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je bij deze vacature kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Annie Cools, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: 15/4/2014 De kandidaten met het meest relevante profiel en motivatie worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Pre-screening: 22/4/2014 De kandidaten met de hoogste scores op de proeven worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Indien er aan deze procedure kandidaten deelnemen die de pre-screening reeds succesvol hebben doorlopen in het kader van de vorige procedure van medewerker onthaal en verzending te Brussel (februari 2014), dan zullen deze kandidaten automatisch toegelaten worden tot het jurygesprek. Jurygesprek: 6/5/2014 en 12/5/2014 De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijk indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve (met rangschikking) met een geldigheid van 1 jaar en mogelijkheid tot verlenging. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners.

6 Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je wordt aangeworven in de graad van assistent (rang D1) met de bijhorende salarisschaal De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Nancy Herwegh, Regiomanager Tel. : nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Stijn Mertens, P&O-consulent Boudewijnlaan 30, bus 38, 1000 Brussel Tel.: stijn.mertens@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. - Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite van Bestuurszaken.