MEDEWERKER AANBESTEDINGEN (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR - NIVEAU C)

Transcriptie

1 MEDEWERKER AANBESTEDINGEN (M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR - NIVEAU C) Bouw expertise op rond aanbestedingen binnen de Vlaamse overheid? Wanneer het Agentschap voor Facilitair Management beroep doet op een externe leverancier voor de levering van diensten of goederen (bijv. producten, onderhoud, verbouwingswerken, enz.) brengt het de behoefte in kaart en vertaalt deze naar een aanbestedingsdossier. In deze functie verzorg en garandeer je het correct en efficiënt verloop van de administratieve stappen in alle aanbestedingsfases van deze dossiers. De wetgeving op overheidsopdrachten vormt in dit proces een rode draad. Kenmerken van de functie? Je zal deel uitmaken van een team van 5 personen die intensief samenwerken. Je neemt de rol van contactpersoon op in de lopende aanbestedingsprocedures, zowel voor vragen en informatie van je collega s van het agentschap als van de externe leveranciers. Deze administratieve functie biedt je de mogelijkheid om een grondige expertise uit te bouwen op het gebied van aanbestedingen en overheidsopdrachten die van toepassing is binnen heel de Vlaamse overheid. Wie zoeken we? We zoeken een collega met een diploma hoger secundair onderwijs. Je werkt vlot met de pc. Kennis over de nieuwe wetgeving op overheidsopdrachten, aanbestedingen, webtoepassingen en e- procurement is een pluspunt. Je bent leergierig en streeft voortdurend naar een ruime en actuele kennis over de relevante wetgeving en naar meer inzicht in procedures, toepassingen, enz. Je past deze kennis nauwgezet toe in je administratieve opvolging. Je werkt graag samen en helpt collega s pro-actief doorheen de piekperiodes. Je vormt een belangrijke schakel in het aanbestedingsproces, betrouwbaarheid is daarom een cruciale waarde in je werk. Wie zijn we? Je komt terecht in het team Aanbestedingen van het Agentschap voor Facilitair Management in Brussel, nabij het noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële opleidingsmogelijkheden - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en kinderopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 9 maart

2 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan met een contract van onbepaalde duur: MEDEWERKER AANBESTEDINGEN (M/V) Team: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Aanbestedingen Bestuurszaken C Medewerker Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) voert het beleid van de Vlaamse overheid uit op het vlak van facilitair management uit. AFM is verantwoordelijk voor vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. AFM behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. Tot zijn klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Als medewerker aanbestedingen maak je deel uit van het team Aanbestedingen. De collega s van het team Aanbestedingen beheren en behandelen aanbestedingdossiers van AFM. Ze verzorgen en garanderen het correct en efficiënt verloop van de aanbestedingprocedures, rekening houdend met de regelgeving m.b.t. overheidsopdrachten. Het team zal in totaal uit 5 collega s bestaan, waaronder 1 leidinggevende en 4 medewerkers aanbestedingen. JE TAKENPAKKET Concreet bestaat je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden met telkens enkele voorbeelden: 1. Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden betreffende aanbestedingen met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Ontvangen van de aanbestedingsdossiers - Ontbrekende gegevens opzoeken - Opvolgingsgegevens invoeren in een registratiesysteem 2. Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. 2

3 - Administratief nazicht van de aanbestedingsdossiers o Nazicht op volledigheid; o Nazicht op tegenstrijdigheden; o Nazicht op naleving delegaties; o Nazicht of de procedure IF is nageleefd; o Nazicht of er Europees moet gepubliceerd worden; - Vaststellen van fouten in de dossiers en deze melden aan het teamhoofd - Controleren of aanvragen in lijn zijn met de regelgeving, de wetgeving en de procedures 3. Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het aanbestedingsdossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Publicatie van een opdracht in e-notification: o Vooraankondigingen; o Aankondigingen; o Rectificaties & aanvullende inlichtingen; o Postpublicaties; o Publicaties ex ante; - Opmaken van overzichten en rapporten - Databanken aanvullen - Opmaken ontwerpbesluiten - Deelnemen aan de opening van de opdracht - Nazicht formele regelmatigheid: o Inbrengen eenheidsprijzen voor eerste rekenkundig nazicht; o Nazicht bijgevoegde documenten i.f.v. de gevraagde documenten vermeld in het bestek; o Opvragen RSZ-attest d.m.v. de applicatie digiflow; o Nazicht van sociale & fiscale schulden; o Bij opdracht van werken de erkenning checken; o Opmaken van een aanbestedingsverslag; - Informeren van gegunde en niet-gegunde partijen - Waken over de wachttermijn i.f.v. de aard van de opdracht en de drempelbedragen - Advies aanvragen bij afwijking van aanbesteding - Voorbereiden brief sluiting - Terugkoppeling naar betrokken afdelingen 4. Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers via generiek mailadres - Rapporteren over de stand van zaken o Bevestiging van publicatie van een aanbestedingsdossier doorgeven aan de betrokken partijen o Informeren over voorstel van sluitingsbrief o Algemeen overzicht aanleveren - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s 5. Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Contacten met betrokken interne afdelingen onderhouden - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten 3

4 JE PROFIEL JE DIPLOMA Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van de nieuwe wetgeving op overheidsopdrachten (vanaf juli 2013) is een pluspunt. Indien je hierover niet beschikt, ben je bereid deze regelgeving aan te leren en voortdurend actueel te houden. Je bent vertrouwd met het zelfstandig verwerven van inzicht in wetgeving of procedures, complexe materie, enz. Je kan vlot met een PC werken en hebt een goede kennis van de courante MS-Office software (Word, Excel, Access). Je bent vertrouwd met webtoepassingen of nieuwsgierig om webpublicatie aan te leren. Kennis over e-procurement binnen de Vlaamse overheid en bijhorende toepassingen zoals e- notification en e-tendering is een pluspunt. Affiniteit met de facilitaire wereld is een pluspunt. Je bent inhoudelijk gemotiveerd. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Betrouwbaarheid (niveau 2) Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Samenwerken (niveau 1) Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Voortdurend verbeteren (niveau 1) Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent bereid tot voortdurend leren, en je staat open voor verandering. Klantgerichtheid (niveau 1) Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Nauwgezetheid (niveau 2) Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen. Plannen (niveau 1) Je brengt structuur aan in tijd en ruimte en je stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken of problemen. Probleemanalyse (analytisch denken) (niveau 1) Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar bijkomende, relevante informatie. HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 9 maart Om te solliciteren vul je het sollicitatieformulier in dat je bij deze vacature kunt vinden op Je stuurt het sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Stijn Mertens, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. 4

5 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het sollicitatieformulier in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: 14/3 De 20 kandidaten met het meest relevante profiel worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Testen: 20/3 De 6 kandidaten met de hoogste scores worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Jurygesprek: 26/3 De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijk indiensttreding. ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Marnic De Clercq, Teamhoofd Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel marnic.declercq@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Stijn Mertens, P&O-consulent Boudewijnlaan 30, bus 38, 1000 Brussel stijn.mertens@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. 5