ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (M/V)

Transcriptie

1 ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (M/V) (STATUTAIR VIA HORIZONTALE MOBILITEIT, NIVEAU C) Ben je graag bezig met het verwerken van facturatiedossiers? Wil je werken in een team met een open cultuur? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! Wij zoeken een nieuwe administratieve kracht binnen ons klein, aangenaam en gedreven team. Je beheert zorgvuldig je eigen dossiers en zorgt voor een goede controle en opvolging. Een goede samenwerking vooropstellen is steeds een streefdoel voor jou. Tegelijk ben je een zelfstandige werker met de juiste dosis verantwoordelijkheidszin! Kenmerken van de functie? Je wordt lid van het team Bouwtechnisch beheer dat o.a. instaat voor het verwerken van facturatiedossiers. Post-, facturatie- en boekhoudkundige verwerkingen behoren tot jouw kerntakenpakket. Je werkt nauw samen met twee administratieve medewerkers en collega s van andere technische afdelingen. Je volgt je eigen dossiers op en zorgt voor de nodige informatieoverdracht. Je bent in staat om bij een verhoogde werkdruk je prioriteiten te stellen. Je werkt nauwkeurig en behoudt een goed overzicht van je taken. Je werk is ordelijk en gestructureerd. Je neemt aantekeningen tijdens vergaderingen en beheert zorgvuldig zowel je eigen agenda als die van je teamhoofd, aan wie je ook rapporteert. Je krijgt voldoende mogelijkheden voor een persoonlijke inbreng en ruimte om jezelf te ontwikkelen en te specialiseren in onze interne software beheersystemen. Wie zoeken we? Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar in de graad van medewerker binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van medewerker (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS). We zoeken een collega met goede communicatieve vaardigheden, daar je regelmatig samenwerkt met het intern team als met collega s uit andere technische afdelingen. Je hebt een gezonde interesse in de technische sector (installatiebenamingen, marktkennis, ). Je hebt noties van een boekhoudcyclus en/of bent bereid je hierover bij te scholen. Ervaring en/of kennis met de financiële master Orafin is een troef. Je hebt een goede kennis van Microsoft Excel. Je hebt bovendien een goede basiskennis van Microsoft Word en Outlook. Een klantgerichte aanpak is voor jou een evidentie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. We selecteren kandidaten dan ook op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst of handicap. 1

2 Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling Technisch beheer bij Het Agentschap Facilitair Bedrijf in Brussel (Boudewijngebouw), op wandelafstand van het noordstation. Dit Agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten?. U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Werkzekerheid - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 02/11/

3 Het Agentschap Facilitair Bedrijf werft aan in statutair dienstverband: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER(M/V) (VIA HORIZONTALE MOBILITEIT) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Technisch beheer Bestuurszaken C Medewerker Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Je komt terecht bij Het Agentschap Facilitair Bedrijf, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) en het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil Het Agentschap Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De functie van administratief medewerker situeert zich binnen de afdeling Technisch beheer, die bestaat uit 2 teams (Technieken en Bouwtechnisch beheer). De afdeling staat in voor diverse taken gekoppeld aan de studie van de technische aspecten eigen aan facilitaire projecten, het verlenen van advies aan derden (intern, extern) en het technisch beheer van gebouwen. Je maakt voorlopig deel uit van het team Bouwtechnisch beheer, een klein team dat o.a. instaat voor het verwerken van facturatiedossiers. In de toekomst wordt er 1 cel opgericht waarin alle administratieve krachten binnen de afdeling worden opgenomen om de continuïteit van de administratieve taken te verzekeren bij afwezigheden. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. JE TAKENPAKKET Als administratief medewerker beheer en behandel je dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving wordt gerespecteerd. Hier volgt een overzicht van alle resultaatsgebieden, telkens met enkele voorbeelden. 3

4 1. Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier 2. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut 3. Verwerken van gegevens en behandeling van dossier Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Opmaken van contracten en besluiten Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken 4. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen 4

5 Bespreken van dossiers met collega s 5. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar in de graad van medewerker binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad van medewerker (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS). JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt noties van een boekhoudcyclus en/of bent bereid je hierover bij te scholen. Ervaring en/of kennis met de financiële master Orafin is een troef. Je hebt een goede kennis van Microsoft Excel. Je hebt bovendien een goede basiskennis van Microsoft Word en Outlook. Interesse of enige affiniteit in de technische sector is een pluspunt. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Samenwerken Niveau 1. Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. Analyseren Niveau 2. Je legt verbanden en ziet oorzaken. 5

6 Oordeelsvorming Niveau 1. Je trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese. Klantgerichtheid Niveau 1. Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. Zorgvuldigheid Niveau 2. Je blijft onder verhoogde werkdruk kwaliteitsvol werk afleveren. HOE SOLLICITEREN? Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 02/11/2014 Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op: Stuur samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. Indien u als contractueel personeelslid solliciteert voor een statutaire betrekking dien je ook een bewijs van vrijstelling van het generieke gedeelte van de graad van medewerker op te sturen. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het sollicitatieformulier in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. Je kunt het cv en de nodige documenten bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be t.a.v. Rita Creyelman. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en vacaturenummer. Of je stuurt het per brief naar: Vlaamse overheid - MOD Bestuurszaken T.a.v. Rita Creyelman Boudewijnlaan 30 bus Brussel Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: in de week van 3/11/2014 Prescreening in Brussel: verkennend gesprek en psychotechnische testen op 13/11/2014 en 14/11/2014 Jurygesprek in Brussel: op 27/11/2014 en 1/12/2014 Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve zonder rangschikking met een geldigheid van 1 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Deze reserve kan tijdens de geldigheidsperiode aangesproken worden voor dezelfde functies op verschillende standplaatsen. 6

7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het nieuwe werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 1873,79 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen en geldelijke anciënniteit binnen de diensten van de Vlaamse overheid niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Diversiteit is een meerwaarde in elke organisatie, daarvan zijn wij als Vlaamse overheid overtuigd! Wij staan open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, afkomst of handicap en moedigen deze kandidaten dan ook extra aan om voor deze functie te solliciteren. De juiste motivatie, kwaliteiten en vaardigheden voor de job tellen, daarop zullen wij je beoordelen! Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Jens Maes, centrale vastgoedbeheerder Boudewijnlaan 30, bus 60, zone 5A 1000 Brussel Tel.:02/ GSM:0499/ jens.maes@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Fatima El Herbouti, P&O-consulent Boudewijnlaan 30, bus 38, zone 3A 1000 Brussel GSM: 0491/ fatima.elherbouti@bz.vlaanderen.be - Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite van Bestuurszaken. -Voor meer informatie over Het Agentschap Facilitair Bedrijf kan u terecht op deze link: 7