ADJUNCT TEAMHOOFD SCHOONMAAK & CATERING (M/V) (CONTRACT BEPAALDE DUUR, NIVEAU B)

Transcriptie

1 ADJUNCT TEAMHOOFD SCHOONMAAK & CATERING (M/V) (CONTRACT BEPAALDE DUUR, NIVEAU B) Facilitaire dienstverlening, iets voor jou? De Vlaamse overheid heeft meerdere kantoorgebouwen in Vlaanderen en Brussel. Wij staan zelf in voor onze schoonmaak en catering. In deze functie word je de rechterhand van het teamhoofd schoonmaak & catering. Je ondersteunt hem in de dagelijkse organisatie en opvolging rond catering en schoonmaak. Je werk bestaat vooral uit een financieel luik en uit kwaliteitsbeheer. Kenmerken van de functie? Enerzijds ben je mee verantwoordelijk voor het financiële luik. Je waakt over kredieten en controleert budgetten met betrekking tot de dienstverlening rond catering en schoonmaak. Je zorgt bijvoorbeeld voor een gezonde balans tussen inkomsten en uitgaven van onze keukens en sensibiliseert hen hierover. Anderzijds garandeer je een goede kwaliteit door procedures, handleidingen en kwaliteitsnormen te optimaliseren en intern toe te lichten. Tenslotte kan je ook een bijdrage leveren aan verschillende projecten en activiteiten (bijv. duurzame catering, jobstudenten, personeelswerving, enz.). Je komt terecht in een gevarieerde functie waarin je mee een stempel kan drukken op vernieuwing. Je krijgt bovendien de kans om een brede facilitaire expertise op te bouwen rond zowel catering als schoonmaak. Wie zoeken we? We zoeken een teamspeler die graag speelt met cijfers. Je kan bijvoorbeeld snel inzicht verwerven in cijfermatige rapporten en een begroting. Je doet dit nauwkeurig en kan snel komen tot onderbouwde conclusies. Kwaliteitsdenken is daarnaast een natuurlijke reflex. Je bent tenslotte een belangrijk aanspreekpunt voor het team en voor de uitvoering. Je kan daarom goed communiceren (informeren, overtuigen en capteren). Je beschikt minimaal over een bachelordiploma. Inzicht in het werkveld schoonmaak en catering of facilitaire dienstverlening is een pluspunt. Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling Regionale Dienstverlening bij het Agentschap voor Facilitair Management in Brussel, nabij het noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële opleidingsmogelijkheden - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en kinderopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 11/12/

2 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband: ADJUNCT TEAMHOOFD SCHOONMAAK & CATERING (M/V) (CONTRACT BEPAALDE DUUR TOT 30/11/2013) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Regionale Dienstverlening Bestuurszaken B111 Deskundige Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) voert het beleid van de Vlaamse overheid op het vlak van facilitair management uit. AFM is verantwoordelijk voor vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. AFM behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, in het horizontale team Schoonmaak & Catering. De praktische organisatie van schoonmaak en catering gebeurt in 3 regio s. Het Team Schoonmaak & Catering zorgt voor de ondersteuning van de leidinggevenden van de regio s zodat hun werking zo vlot mogelijk kan verlopen. Dit horizontale team is verantwoordelijk voor de aankoop van producten en diensten, voor de kwaliteitsborging en voor de praktische uitwerking van procedures en werkplanningen. JE TAKENPAKKET Als adjunct teamhoofd schoonmaak en catering wordt je de rechterhand van het teamhoofd en sta je interne klanten bij via de ontwikkeling en uitbouw van een dienstverlening die verband houdt met de schoonmaaksector en catering zodat de afdeling zo optimaal en efficiënt mogelijk kan functioneren. Concreet bestaat je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden, telkens met enkele voorbeelden: 1. Behoeftenanalyse: Analyseren van de behoeften van het agentschap en de DAB s Schoonmaak en catering teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van schoonmaak en catering - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen m.b.t. schoonmaak en catering 2

3 - Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse van het agentschap definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening van het team binnen het functionele domein teneinde de verschillende afdelingen en het agentschap in het algemeen op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening van het team - Akkoord bereiken rond deze dienstverlening - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren - Actieplan opstellen, werkmethode definiëren - Definiëren van langere termijnplanning - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, - Organiseren van themaweken voor catering - Beheren van jobstudenten - Verantwoordelijk voor de organisatie en het laten uitvoeren van de planmatige schoonmaak en het glas- en raamonderhoud, in samenspraak met de regio s. 3. Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met het lijnmanagement teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Uitwerken van procedures en richtlijnen op het vlak van schoonmaak en catering - Inventariseren vermogensgoederen - Opstellen van het technische deel van het aanbestedingsdossier - Voeren van kleine prijsvraag in specifieke en uitzonderlijke situaties - Waken over de uitvoering van eventuele herstellingen aan schoonmaak- en cateringgoederen 4. Adviesverlening: Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen - Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein - Inspelen op specifieke vragen - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Pro-actief knelpunten signaleren - Ondersteuning bieden bij het opstellen van het personeelsplan voor de eigen specifieke sector - Vakinhoudelijk ondersteuning bieden voor het opstellen van het technische gedeelte van een aanbestedingsdossier - Evaluatie maken van een gunning van een opdracht op basis waarvan akkoord gegeven kan worden - Mee bepalen voor welke diensten raamcontracten afgesloten kunnen worden - Advies geven betreffende de uitvoering van HACCP-audits - Input leveren bij het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen - Advies geven over de organisatie van het magazijn - Input leveren bij het opstellen van nota s, adviesvragen, IF, Vlaamse Regering, 5. Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, 3

4 - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Voorstellen doen voor verbetering - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - Uitvoeren van leveranciersbeoordelingen - Beheren van de naleving van de HACCP-normen - Controle op de samenstelling van de menu s - Behalen en beheren van het smiley-label binnen catering - Behouden en beheren van het ISO certificaat 6. Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten - Advies IF aanvragen indien er een afwijking bij aanbesteding wordt vastgesteld - Uitvoeren van briefwisseling m.b.t. overheidsopdrachten - Mee verantwoordelijk voor de inhoud van het personeelsblad DAB Schoonmaak en Catering (o.a. schrijven van artikels, ) 7. Kennis m.b.t. het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen van de werkzaamheden 9. Optimalisatie van de dienstverlening: Organiseert overleg en/of neemt beslissingen over de dienstverlening ten einde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Voorstellen formuleren over de optimalisatie van de verschillende diensten over de regio s heen en in de regio s zelf 10. Coördineren: Helpt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van de collega s en het team op peil te houden. - Helpt bij de organisatie van opleidingen, trainingen, betreffende schoonmaak en catering - Verantwoordelijk voor het beheer van jobstudenten voor de catering en dit in nauw overleg met de regio s en het team Personeelsbeheer AFM 4

5 11. Beschikbare middelen: Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het functioneel domein, teneinde het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. - Ondersteuning bieden voor het ramen van de kredietbehoefte - Mee opvolgen van het toegewezen budget JE PROFIEL JE DIPLOMA Je beschikt over een bachelordiploma JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van catering in grootkeukens en/of van de organisatie van professionele schoonmaak. Je bent cijfermatig aangelegd. Je kan snel inzicht verwerven in cijfermatige rapporten, begroting, budgetten, kredieten, enz. Je kan hierin logische verbanden leggen. Affiniteit met kwaliteitsborging is een pluspunt (ISO-normen, smiley-label, milieulabel, enz.). Je kan vlot werken met PC en Excel. Je bent ook bereid om eigen toepassingen en opvolgingssystemen aan te leren. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Betrouwbaarheid (niveau 2) Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Samenwerken (niveau 2) Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Voortdurend verbeteren (niveau 2) Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent bereid tot voortdurend leren, en je staat open voor verandering. Klantgerichtheid (niveau 2) Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Initiatief niveau 2) Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Probleemanalyse (analytisch denken) (niveau 2) Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar bijkomende, relevante informatie. Oordeelsvorming (synthetisch denken) (niveau 1) Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (niveau 2) Je spreekt in een taal zodat het publiek tot wie je boodschap gericht is, ze begrijpt. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau 2) 5

6 Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep. Richting geven (niveau 1) Je stuurt, ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 11 december Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Stijn Mertens, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. SELECTIEPROCEDURE - Screening op cv: 14 december Case en interview: 22 december 2011 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor ambtelijke innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 5 euro per gepresteerde dag. 3,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van bepaalde duur tot 30/11/2013. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijhorende salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 2148,94 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je eerste 9 maanden (maximum) vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 6

7 MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Guido Debrucker, teamhoofd Tel. : guido.debrucker@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Stijn Mertens, P&O-consulent Boudewijnlaan 30, bus 38, 1000 Brussel Tel.: stijn.mertens@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. - Meer informatie over Bestuurszaken vind je op 7